Rechnungsbearbeiter Anleitung
Hier erfährst Du alles über die Verwaltung von Rechnungen in Yokoy, mit detaillierten Anweisungen zu den verschiedenen Funktionen des Menüs Rechnungsbearbeiter.
Von Yokoy1 Autor53 Artikel
- Rechnungen in Yokoy hochladenAls Rechnungsbearbeiter hast Du mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung in Yokoy hochzuladen.
- Importierte Rechnungen einsehenAls Rechnungsbearbeiter:in kannst Du alle Rechnungen für Deine Firma einsehen.
- Rechnung bearbeiten und einreichenErfahre, wie Du Deine Rechnungen einfach und bequem mit der mobilen oder Web-App bearbeiten und einreichen kannst.
- Eine Rechnung teilenDu kannst mehrere Rechnungen aus einer Rechnung erstellen, indem Du die PDF-Seiten aufteilst.
- Eine Rechnung zurückziehen oder zurücksendenSubmitter & Rechnungsbearbeiter können Rechnungen zurückziehen. Genehmigende können Rechnungen zur Korrektur an Submitter zurücksenden.
- Eine Rechnung ablehnen und den Lieferanten benachrichtigenBenachrichtige Lieferanten über abgelehnte Rechnungen.
- Abgelehnte Rechnungen anzeigenNur Rechnungsbearbeiter können abgelehnte Rechnungen für eine Firma einsehen.
- Verfolge eine Rechnung während des GenehmigungsprozessesAls Rechnungsbearbeiter kannst Du Rechnungen während ihres Genehmigungsprozesses in Yokoy verfolgen.
- Eine Rechnung als Rechnungsbearbeiter löschenDu musst eine doppelte Rechnung löschen? Kein Problem, Du kannst Rechnungen löschen, die sich im Status Entwurf oder Neu befinden.
- Eine Rechnung in eine andere Firma verschiebenWenn Du versehentlich eine Rechnung für die falsche Firma hochgeladen hast, kannst Du sie ganz einfach in eine andere Firma verschieben.
- Verwalte GutschriftenUm eine Rückkehr von Geldern anzuzeigen, kannst Du aus einer Rechnung eine Gutschrift erstellen.
- Wie kann ich die Genehmiger daran erinnern, eine Rechnung ad hoc zu genehmigen?Sende Genehmigern eine Erinnerung, damit sie die Rechnungen rechtzeitig genehmigen.
- Smart Coding anwendenBeschleunige die Rechnungsbearbeitung durch die automatische Zuordnung von Kostenobjekten, Kategorien und Tags.
- Kontrolle der RechnungsanforderungenYokoy überprüft bei der Rechnungsbearbeitung automatisch Adressen, Steuernummern und Reverse-Charge-Referenzen sowie Duplikate.
- Schlüsselwörter auf Rechnungen erkennenKennzeichne Rechnungen, die Schlüsselwörter enthalten, mit einer Warnung und leite sie an einen separaten Genehmigungsprozess weiter.
- Rechnung an einen anderen Submitter weiterleitenDu kannst Rechnungen zur weiteren Überprüfung an einen anderen Benutzer in Yokoy weiterleiten.
- Rechnung per E-Mail sendenLade Rechnungen in Yokoy hoch, indem Du sie einfach an ein bestimmtes Rechnungs-Postfach sendest.
- Über elektronische RechnungenE-Rechnungen sind digital erstellte & übermittelte Dokumente, die Transaktionen zwischen Verkäufern & Käufern von Waren/DL aufzeichnen.
- Sende elektronische ZUGFeRD-Rechnungen an YokoyYokoy kann digitale Rechnungen verarbeiten, die den deutschen ZUGFeRD- und deutsch-französischen Factur-X-Anforderungen entsprechen.
- E-XRechnungen an Yokoy sendenYokoy kann digitale Rechnungen verarbeiten, die der deutschen XRechnung-Anforderung entsprechen.
- Peppol-E-Rechnungen an Yokoy sendeLade Peppol BIS Billing 3.0 E-Rechnungen in Yokoy hoch, indem Du sie direkt an das Rechnungspostfach sendest.
- Berechnung der Einzelposten-Beträge einer RechnungYokoy berechnet automatisch bestimmte Betragsfelder je nach den aus der Rechnung extrahierten Daten.
- Steueroptimierte Rundung in Einzelposten bei RechnungenPasse die Steuerbeträge der Einzelposten automatisch an den extrahierten Gesamtsteuerbetrag an.
- Die Zuordnung des Steuersatzes in RechnungenYokoy nutzt KI, um automatisch den entsprechenden Steuersatz für Rechnungspositionen zu bestimmen und ungültige Steuersätze zu markieren.
- Währungsgenauigkeit der Dezimalstellen in Rechnungen
- Nachrichten zu einer Rechnung austauschenArbeite mit Deinen Kollegen zusammen, indem Du direkt über die Rechnung Nachrichten an andere User sendest.
- Automatisches Einreichen von RechnungenYokoy kann hochgeladene Rechnungen für bestimmte Lieferanten automatisch einreichen.
- Smart Line Item ExtractionLerne, Rechnungsposten effizient zu extrahieren und fehlerhafte Extraktionen zu korrigieren.
- Positionen vereinfachen.Reduziere die Komplexität, indem Du alle überflüssigen Positionen zu einer einzigen Position zusammenführst.
- Matche einen Submitter automatisch mit einer RechnungYokoy Invoice ermöglicht es Dir, mithilfe von regulären Ausdrücken Rechnungen automatisch bestimmten Submittern zuzuordnen.
- Lieferanten in YokoyZur Unterstützung der Lieferantenerkennung & für eine genauere Zuordnung von Rechnung & Lieferant, verwendet Yokoy Lieferantenstammdaten.
- Lieferanten über CSV hochladenErstelle Lieferanten in Yokoy mithilfe der Standard-Importdatei für Lieferanten.
- Hinzufügen eines einmaligen LieferantenVerarbeite eine Rechnung in Yokoy von einem einmaligen Lieferanten, ohne einen Lieferantenstammdatensatz in SAP anzulegen
- Wie kann ich Lieferantendaten in Yokoy bearbeiten?Yokoy verwendet Lieferantendaten aus dem Finanz- und Buchhaltungssystem Deiner Firma.
- Lieferanten für BestellungenMarkiere einen Lieferanten als Bestellungslieferanten, um zu überprüfen, ob Rechnungen mit mindestens einer Bestellung gematcht sind.
- Rechnungen mit Bestellungen anderer Lieferanten abgleichenRechnungen mit Bestellungen abgleichen, die von einem anderen Lieferanten stammen als der Rechnungslieferant
- Bestellungen in YokoyYokoy verwendet Bestellungen aus dem Finanzsystem Deiner Firma, um Einzelposten in Rechnungen zu überprüfen.
- Wareneingänge in YokoyVerwende Wareneingänge, um gelieferte Mengen mit den in Deinen Rechnungen ausgewiesenen Mengen abzugleichen.
- Rechnungen mit Bestellungen matchen (Two-Way Matching)Vergleiche die Einzelposten der Rechnung mit den Bestellungen, um die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu überprüfen.
- Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen matchen (Three-Way Matching)Überwache die Beschaffung und die Lieferung von Bestellungen, indem Du die Beträge mit den Rechnungen abgleichst.
- Matching-Status für Bestellungen und WareneingängenDer Einzelpostenstatus in einer Bestellung hilft, mögliche Abweichungen zwischen bestellten & in Rechnung gestellten Beträgen zu erkennen.
- Regeln zur Erkennung von Schlüsselwörtern für Rechnungen einrichtenLade eine Liste mit Schlüsselwörtern hoch, die Du in Rechnungen markieren möchtest, um eine bestimmte Aktion auszuführen.
- Smart Coding einrichtenLass die KI von Yokoy Deine Lieferantenrechnungen automatisch erkennen und kodieren.
- Rechnungskontrollen und Abweisungsmöglichkeiten konfigurierenAutomatische Überprüfung & Kennzeichnung potenzieller Probleme in Rechnungen & Festlegung, welche Nutzer Benachrichtigungen abweisen können.
- Konfiguriere Submitter-Aktionen für RechnungenLege fest, welche Aktionen wie das Hochladen, Bearbeiten oder Weiterleiten von Rechnungen die Submitter durchführen können.
- Richte erweiterte Steuersätze für Rechnungen einVerwalte selbstständig berechnete und einziehbare Steuern in Yokoy mit erweiterten Steuersatzkomponenten.
- Richte Toleranzen für das Matching von Bestellungen einVerhindere übermäßige Ausgaben, indem Du Toleranzen für Abweichungen zwischen Bestellungen und Einzelposten auf Rechnungen festlegst.
- Yokoy Rechnungs-Posteingang für den Empfang von Rechnungen einrichtenKonfiguriere die E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden können, um sie direkt in Yokoy hochzuladen.
- Verwalte Maßeinheiten für BestellrechnungenWenn Einheiten zwischen Rechnungs- & Bestellposten variieren, konfiguriere Yokoy so, dass es immer die Bestelleinheiten verwendet.
- Richte Bearbeitungsberechtigungen für Rechnungen einLege fest, wer Rechnungen je nach Status in Yokoy bearbeiten darf.
- Als Manager Belege zu Rechnungen hinzufügenErmögliche Genehmiger:innen und Manager:innen, während der Freigabe zusätzliche Informationen zu Rechnungen hinzuzufügen.
- Manageraktionen für Rechnungen konfigurierenStandardmäßig können Manager Rechnungen bearbeiten, die zur Genehmigung gesendet wurden. Du kannst die Bearbeitung jedoch einschränken.