Rechnungsbearbeiter Anleitung
Hier erfährst Du alles über die Verwaltung von Rechnungen in Yokoy, mit detaillierten Anweisungen zu den verschiedenen Funktionen des Menüs Rechnungsbearbeiter.
Erste Schritte als RechnungsbearbeiterErfahre, wie Du Rechnungen in Yokoy bearbeitest: Rechnungen mit Bestellungen matchen, Differenzen abgleichen und Rechnungen exportieren.
Die Rechnungsbearbeiter-Rolle und ihr MenüRechnungen hochladen, bearbeiten, einreichen, zurückrufen & -senden, abgelehnte Rechnungen einsehen & Lieferanteneinstellungen verwalten.
Eine Rechnung in Yokoy hochladenAls Rechnungsbearbeiter hast Du mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung in Yokoy hochzuladen.
Importierte Rechnungen einsehenAls Rechnungsbearbeiter kannst Du alle Rechnungen für Deine Firma einsehen.
Rechnung bearbeiten und einreichenErfahre, wie Du Deine Rechnungen einfach und bequem mit der mobilen oder Web-App bearbeiten und einreichen kannst.
Eine Rechnung teilenDu kannst mehrere Rechnungen aus einer Rechnung erstellen, indem Du die PDF-Seiten aufteilst.
Eine Rechnung zurückziehen oder zurücksendenSubmitter & Rechnungsbearbeiter können Rechnungen zurückziehen. Genehmigende können Rechnungen zur Korrektur an Submitter zurücksenden.
Eine Rechnung ablehnen und den Lieferanten benachrichtigenBenachrichtige Lieferanten über abgelehnte Rechnungen.
Abgelehnte Rechnungen anzeigenNur Rechnungsbearbeiter können abgelehnte Rechnungen für eine Firma einsehen.
Verfolge eine Rechnung während des GenehmigungsprozessesAls Rechnungsbearbeiter kannst Du Rechnungen während ihres Genehmigungsprozesses in Yokoy verfolgen.
Eine Rechnung als Rechnungsbearbeiter löschenDu musst eine doppelte Rechnung löschen? Kein Problem, Du kannst Rechnungen löschen, die sich im Status Entwurf oder Neu befinden.
Eine Rechnung in eine andere Firma verschiebenWenn Du versehentlich eine Rechnung für die falsche Firma hochgeladen hast, kannst Du sie ganz einfach in eine andere Firma verschieben.
Verwalte GutschriftenUm eine Rückkehr von Geldern anzuzeigen, kannst Du aus einer Rechnung eine Gutschrift erstellen.
Wie kann ich die Genehmiger daran erinnern, eine Rechnung ad hoc zu genehmigen?Sende Genehmigern eine Erinnerung, damit sie die Rechnungen rechtzeitig genehmigen.
Smart Coding anwendenBeschleunige die Rechnungsbearbeitung durch die automatische Zuordnung von Kostenobjekten, Kategorien und Tags.
Kontrolle der RechnungsanforderungenYokoy überprüft bei der Rechnungsbearbeitung automatisch Adressen, Steuernummern und Reverse-Charge-Referenzen sowie Duplikate.
Schlüsselwörter auf Rechnungen erkennenKennzeichne Rechnungen, die Schlüsselwörter enthalten, mit einer Warnung und leite sie an einen separaten Genehmigungsprozess weiter.
Rechnung an einen anderen Submitter weiterleitenDu kannst Rechnungen zur weiteren Überprüfung an einen anderen Benutzer in Yokoy weiterleiten.
Rechnung per E-Mail sendenLade Rechnungen in Yokoy hoch, indem Du sie einfach an ein bestimmtes Rechnungs-Postfach sendest.
Über elektronische RechnungenE-Rechnungen sind digital erstellte & übermittelte Dokumente, die Transaktionen zwischen Verkäufern & Käufern von Waren/DL aufzeichnen.
Sende elektronische ZUGFeRD-Rechnungen an YokoyYokoy kann digitale Rechnungen verarbeiten, die den deutschen ZUGFeRD- und deutsch-französischen Factur-X-Anforderungen entsprechen.
Sende elektronische XRechnungen an YokoyYokoy kann digitale Rechnungen verarbeiten, die der deutschen XRechnung-Anforderung entsprechen.
Berechnung der Einzelposten-Beträge einer RechnungYokoy berechnet automatisch bestimmte Betragsfelder je nach den aus der Rechnung extrahierten Daten.
Optimierte Steuer-Rundung in Einzelposten bei RechnungenPasse die Steuerbeträge der Einzelposten automatisch an den extrahierten Gesamtsteuerbetrag an.
Die Zuordnung des Steuersatzes in RechnungenYokoy nutzt KI, um automatisch den entsprechenden Steuersatz für Rechnungspositionen zu bestimmen und ungültige Steuersätze zu markieren.
Lieferanten in YokoyZur Unterstützung der Lieferantenerkennung & für eine genauere Zuordnung von Rechnung & Lieferant, verwendet Yokoy Lieferantenstammdaten.
Lieferanten über CSV hochladenErstelle Lieferanten in Yokoy mithilfe der Standard-Importdatei für Lieferanten.
Hinzufügen eines einmaligen LieferantenVerarbeite eine Rechnung in Yokoy von einem einmaligen Lieferanten, ohne einen Lieferantenstammdatensatz in SAP anzulegen
Wie kann ich Lieferantendaten in Yokoy bearbeiten?Yokoy verwendet Lieferantendaten aus dem Finanz- und Buchhaltungssystem Deiner Firma.
Lieferanten für BestellungenMarkiere einen Lieferanten als Bestellungslieferanten, um zu überprüfen, ob Rechnungen mit mindestens einer Bestellung gematcht sind.
Bestellungen in YokoyYokoy verwendet Bestellungen aus dem Finanzsystem Deiner Firma, um Einzelposten in Rechnungen zu überprüfen.
Wareneingänge in YokoyVerwende Wareneingänge, um gelieferte Mengen mit den in Deinen Rechnungen ausgewiesenen Mengen abzugleichen.
Rechnungen mit Bestellungen matchen (Two-Way Matching)Vergleiche die Einzelposten der Rechnung mit den Bestellungen, um die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu überprüfen.
Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen matchen (Three-Way Matching)Überwache die Beschaffung und die Lieferung von Bestellungen, indem Du die Beträge mit den Rechnungen abgleichst.
Matching-Status für Bestellungen und WareneingängenDer Einzelpostenstatus in einer Bestellung hilft, mögliche Abweichungen zwischen bestellten & in Rechnung gestellten Beträgen zu erkennen.
Regeln zur Erkennung von Schlüsselwörtern für Rechnungen einrichtenLade eine Liste mit Schlüsselwörtern hoch, die Du in Rechnungen markieren möchtest, um eine bestimmte Aktion auszuführen.
Smart Coding einrichtenLass die KI von Yokoy Deine Lieferantenrechnungen automatisch erkennen und kodieren.
Rechnungskontrollen und Abweisungsmöglichkeiten konfigurierenAutomatische Überprüfung & Kennzeichnung potenzieller Probleme in Rechnungen & Festlegung, welche Nutzer Benachrichtigungen abweisen können.
Konfiguriere Submitter-Aktionen für RechnungenLege fest, welche Aktionen wie das Hochladen, Bearbeiten oder Weiterleiten von Rechnungen die Submitter durchführen können.
Richte erweiterte Steuersätze für Rechnungen einVerwalte selbstständig berechnete und einziehbare Steuern in Yokoy mit erweiterten Steuersatzkomponenten.
Richte Toleranzen für das Matching von Bestellungen einVerhindere übermäßige Ausgaben, indem Du Toleranzen für Abweichungen zwischen Bestellungen und Einzelposten auf Rechnungen festlegst.
Yokoy Rechnungs-Posteingang für den Empfang von Rechnungen einrichtenKonfiguriere die E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden können, um sie direkt in Yokoy hochzuladen.
Verwalte Maßeinheiten für BestellrechnungenWenn Einheiten zwischen Rechnungs- & Bestellposten variieren, konfiguriere Yokoy so, dass es immer die Bestelleinheiten verwendet.
Richte Bearbeitungsberechtigungen für Rechnungen einLege fest, wer Rechnungen je nach Status in Yokoy bearbeiten darf.