Wareneingänge werden in der Regel von Lieferanten bereitgestellt, wenn die Waren einer Bestellung geliefert werden. Käufer möchten möglicherweise den gesamten Beschaffungsweg verfolgen, vom ersten Angebot bis zur Lieferung der Waren oder Dienstleistungen. Benutzer können diese Beziehung verfolgen, indem sie Bestellungen, Rechnungen und Wareneingangsdokumente matchen (three-way matching).
Yokoy ermöglicht es Benutzern, Rechnungsausgaben zu kontrollieren, indem die in Rechnung gestellten Mengen mit den auf den Wareneingängen angegebenen Mengen verglichen werden.
Wareneingänge werden als Transaktionsdaten aus dem Finanzsystem/ERP (oder über API) in Yokoy importiert.
🚧 Wareneingang in Verbindung mit Bestellung
Importierte Wareneingänge müssen die zugehörige Bestellnummer enthalten. Andernfalls können sie nicht mit einer Rechnung gematcht werden.
Wareneingänge anzeigen
Rechnungsbearbeiter können importierte Wareneingänge unter Rechnungsbearbeiter > Bestellungen in der Spalte Wareneingang einsehen.
Rechnungsbearbeiter > Bestellungen, Bestellansicht
✏️ Hinweis
Bestellungen müssen für Deine Firma aktiviert sein. Wenn Du die Spalte Wareneingang nicht sehen kannst, überprüfe, ob Dein Yokoy-Administrator das Kontrollkästchen Wareneingangsdaten anzeigen unter Admin > Rechnungseinstellungen, Bestellungen aktivieren aktiviert hat.
Wareneingänge sind mit der entsprechenden Bestellung verknüpft. Mehrere Wareneingänge können mit einer einzigen Bestellung verknüpft sein.
Wareneingänge in Rechnungsbearbeiter > Bestellungen, Bestellansicht
Es kann zwar mehrere Wareneingänge geben, aber Du kannst nur einen Einzelposten eines Wareneingangs mit einem Einzelposten einer Rechnung matchen. Wenn die Menge des in Rechnung gestellten Artikels auf mehrere Wareneingänge aufgeteilt wurde, musst Du manuell einen zusätzlichen Einzelposten einer Rechnung erstellen, um diese Artikel zu matchen.
Informationen zum Wareneingang
Feld | Beschreibung |
Lieferschein | Wareneingangs-ID. Dies ist in der Regel die vom Finance-/ERP-System verwendete ID. |
Währung | Währung des Wareneingangs. |
Wareneingangs-Nr. | Nummer des Wareneingangs. |
Buchungsdatum | Buchungsdatum des Wareneingangs. |
Betrag | Betrag der Wareneingangsposition. |
Artikel Nr. | Nummer der Wareneingangsposition. |
Bestellnummer (PO Nummer) | ID der Bestellung, die mit dem Einzelposten des Wareneingangs verknüpft ist. |
Einzelposten-Nummer der Bestellung | ID des Einzelpostens der Bestellung, der mit dem Einzelposten des Wareneingangs verknüpft ist. |
Menge | Anzahl der gelieferten Artikel. |
Einheit | Maßeinheit des Einzelpostens. |
Status | Status des Wareneingangskopfs. Siehe Status von Bestellungen und Wareneingängen. |
Matchingstatus | Status des Einzelpostens des Wareneingangs. Siehe Status von Bestellungen und Wareneingängen. |
Einzelposten des Wareneingangs im Rechnungs-Matcher
Wareneingangspositionen werden im Fenster vom Rechnungs-Matcher als untergeordnete Positionen der zugehörigen Einzelposten der Bestellung angezeigt.
1. Einzelposten der Bestellung, 2. Einzelposten des Wareneingangs
Die meisten Daten sind schreibgeschützt, da sie direkt aus dem Finance-System/ERP oder Beschaffungssystem importiert werden, mit Ausnahme der Spalten Gematchte Menge, Menge fürs Matching, Gematchter Betrag und Betrag fürs Matching.
Spalte | Beschreibung |
Beschreibung | Es gibt keine separate Beschreibung für die Wareneingangsposition. Sie entspricht der Beschreibung der Position in der Bestellung. |
Position | Gibt die Position des Wareneingangs im Wareneingangsbeleg an. |
Lieferschein | Wenn eine Lieferdokumentreferenz vorhanden ist und aus dem externen System importiert wird, wird sie in diesem Feld angezeigt. |
Artikel Nr. | Wird verwendet, um eine Artikelstammnummer anzuzeigen. |
Bestellte Menge | Die gekaufte Menge gemäß den Bestelldaten. |
Gelieferte Menge | Die Menge, die bereits vom Lieferanten geliefert wurde. Die gelieferte Menge entspricht nicht immer vollständig der bestellten Menge. Es gibt Fälle, in denen die Menge in mehreren Sendungen geliefert wird. In solchen Fällen können, wenn die Gesamtmenge geliefert wird, mehrere Wareneingangspositionen für die entsprechende Bestellposition vorhanden sein. Sie werden alle unter dem jeweiligen Knoten der Bestellung angezeigt. |
Gematchte Menge | Die Menge, die bereits mit einer Lieferantenrechnung gematcht wurde. Genauso wie es Teillieferungen geben kann, wie oben erwähnt, kann es auch Teilrechnungen geben. Das bedeutet, dass eine Rechnung möglicherweise nicht für die gesamte gelieferte Menge ausgestellt wird. Es kann erforderlich sein, mehrere Rechnungen mit demselben Wareneingangsposten zu matchen. Diese Daten werden von Yokoy berechnet. |
Menge fürs Matching | Die Menge, die noch nicht gematcht wurde. Die offene Menge, mit der eine Rechnung gematcht werden kann. Diese Daten werden von Yokoy berechnet:
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Einheit | Zeigt die Maßeinheit des Artikels an. |
Preis des Artikels | Kaufpreis pro Mengeneinheit. |
Bestellter Betrag | Kaufbetrag der gesamten bestellten Menge. In den meisten Fällen ist dies:
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Gelieferter Betrag | Kaufbetrag der gelieferten Menge. In den meisten Fällen ist dies:
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Gematchter Betrag | Kaufbetrag der gematchten Menge. Dieser wird von Yokoy berechnet:
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Betrag fürs Matching | Kaufbetrag der Menge, die zum Matchen offen ist. Dies wird von Yokoy berechnet:
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Wareneingangs-Nr. | Referenz des Wareneingangsdokuments. |