🌐 Web | 👤 Admin mit Zugriff auf Rechnungseinstellungen
In Yokoy Invoice sind Rechnungsbearbeiter für die Bearbeitung von Rechnungen verantwortlich.
Du kannst jedoch auch Submittern erlauben, eine Rechnung hochzuladen oder andere Aktionen an ihren eigenen Rechnungen durchzuführen, wie z. B. alle erforderlichen Informationen vor der Einreichung einzugeben, die Rechnung an einen anderen Benutzer weiterzuleiten usw.
Als Admin von Yokoy Invoice kannst Du festlegen, welche Aktionen Submitter mit Rechnungen durchführen können. Standardmäßig erlaubt Yokoy Submittern folgende Aktionen:
Rechnungen hochladen
Rechnungen bearbeiten, löschen, ablehnen oder zurückziehen
Rechnungen an andere Benutzer weiterleiten
Alle Details der Rechnung, einschließlich Lieferant, Einzelposten, Bestellung usw., kodieren
Du kannst diese Berechtigungen jedoch in den Rechnungseinstellungen (Admin > Rechnungseinstellungen) entfernen.
Verhindere, dass Submitter Rechnungen hochladen
Du kannst verhindern, dass Submitter (d. h. Benutzer, die keine Rolle als Rechnungsbearbeiter haben) Rechnungen über die Schaltfläche Rechnung-Hochladen im linken Navigationsmenü hochladen.
✏️ Hinweis
Dies gilt auch für Benutzer mit der Rolle Finance oder technischen Benutzerberechtigungen.
Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und wähle in den allgemeinen Einstellungen die Option Submitter am Hochladen von Rechnungen hindern aus.
Wenn Du diese Funktion aktivierst, wird die Schaltfläche Rechnung aus dem Menü auf der linken Seite entfernt.
Verhindere, dass Submitter eine Rechnung bearbeiten, löschen, ablehnen oder zurückziehen
Yokoy ermöglicht es Submittern, ihre eigenen Rechnungen hochzuladen und Aktionen auszuführen, ohne die Rolle des Rechnungsbearbeiters zu haben.
Du kannst jedoch verhindern, dass Submitter Rechnungen bearbeiten, löschen, zurückziehen oder ablehnen, falls erforderlich. Dieses Kontrollkästchen wird in der Regel in Kombination mit der Option Submitter am Hochladen von Rechnungen hindern, verwendet.
✏️ Hinweis
Diese Funktion gilt nicht für Benutzer, die als Finance- und Rechnungsbearbeiter angemeldet sind. Diese können Rechnungen jederzeit bearbeiten.
Wenn Du unter Admin > Rechnungseinstellungen > Allgemeine Einstellungen die Option Submitter dürfen Rechnungen nicht bearbeiten, einreichen, löschen oder zurückrufen auswählst, können Submitter Rechnungen nur im schreibgeschützten Modus anzeigen. Sie können keine Aktionen mit der Rechnung ausführen, wie z. B. Felder kodieren, eine Rechnung einreichen oder zurückziehen.
Submitter können die Rechnung nur schreibgeschützt sehen. Alle Felder sind ausgegraut und können nicht bearbeitet werden.
🚧 Vorsicht
Wenn Du dieses Kontrollkästchen aktivierst, wird den Submittern die Schaltfläche Weiterleiten nicht angezeigt, um Rechnungen im Status Neu, Entwurf und Zur Korrektur an andere Benutzer zu senden. Dadurch wird eine strengere Kontrolle und Berechtigung für den Zugriff auf die Weiterleitung von Rechnungen ermöglicht.
Erlaube Submittern, Beschreibung, Kategorie und Kostenobjekt zu kodieren
Erlaube Submittern, Beschreibung, Kategorie und Kostenobjekt zu kodieren
Yokoy erlaubt Submittern standardmäßig, Rechnungen hochzuladen, zu bearbeiten, zurückzuziehen und abzulehnen. Das bedeutet, dass sie alle auf der Rechnung erscheinenden Informationen kodieren können, wie z. B. Lieferant, Zahlungsbedingungen, Beträge und Mengen.
Möglicherweise möchtest Du jedoch die Informationen einschränken, die Submitter eingeben können. Beispielsweise erhält eine Firma alle Rechnungen zentral an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Das Finance-Team (oder der Rechnungsbearbeiter) verfügt nicht über alle erforderlichen Informationen, um die Rechnung zu kodieren, und leitet das Dokument daher an eine andere Person weiter. Du möchtest jedoch nicht, dass diese Person etwas anderes als diese drei Felder bearbeitet, die für die Buchung in der Buchhaltung und den Workflow von entscheidender Bedeutung sind. Mit Yokoy kannst Du die Bearbeitung auf die Felder Beschreibung, Kategorie und Kostenobjekt beschränken.
🚧 Vorsicht
Wenn Du die Option Submitter dürfen Rechnungen nicht bearbeiten, einreichen, löschen oder zurückrufen aktiviert hast, wird diese Option ignoriert.
Um die Felder einzuschränken, die Submitter bearbeiten können, gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und aktiviere das Kontrollkästchen Erlaube den Submittern, nur Rechnungskategorien, Kostenobjekte und Beschreibungen zu kodieren.
Wenn ein Submitter eine Rechnung mit dieser aktivierten Option öffnet, sind alle Felder außer Rechnungs-Kategorie, Kostenobjekt und Beschreibung ausgegraut.
