🌐 Web | 👤 Rechnungsbearbeiter, Admin mit Lieferanteneinstellungs-Berechtigungen
Standardmäßig müssen Submitter und Rechnungsbearbeiter:innen alle Rechnungen manuell einreichen, um den Genehmigungs- und Prüfprozess zu starten – selbst dann, wenn weder Warnungen noch Fehler vorliegen. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Du den Einreichungsprozess automatisieren möchtest.
Wenn Du bspw. Yokoy so konfiguriert hast, dass Lieferantenrechnungen per E-Mail verarbeitet werden und feststellen, dass Rechnungen eines bestimmten Lieferanten stets korrekt von Yokoy codiert werden, ohne dass ein Eingreifen erforderlich ist.
Du kannst Yokoy so konfigurieren, dass Rechnungen, die keine Warnungen, Fehler oder fehlende Pflichtangaben enthalten, automatisch zur Genehmigung und Prüfung eingereicht werden, sobald sie hochgeladen werden. So können sich Rechnungsbearbeiter:innen auf jene Rechnungen konzentrieren, die tatsächlich eine manuelle Prüfung erfordern.
Die Regeln für das automatische Einreichen werden auf Lieferantenebene konfiguriert. Dabei legst Du folgende Dinge fest:
welchen Dokumenttyp sie betreffen (z. B. Dokumente ohne Bestellung, Rechnungen ohne Bestellung, Gutschriften ohne Bestellung, alle Dokumente mit Bestellung, Rechnungen mit Bestellung, Gutschriften mit Bestellung)
sowie die maximale Rechnungssumme, unterhalb derer das Dokument automatisch eingereicht wird.
Diese Regeln gelten für alle Dokumente (sowohl digitale Rechnungen als auch elektronische Rechnungen – also PDF- und XML-Quelldokumente),
unabhängig davon, ob sie manuell hochgeladen, per E-Mail gesendet oder über eine API hochgeladen wurden.
Die Aktion wird im Rechnungs-Protokoll unter Verlauf mit dem User Yokoy Bot aufgezeichnet, sodass Du nachvollziehen kannst, welche Rechnungen automatisch eingereicht wurden und welche manuell von einem Submitter oder einem/einer Rechnungsbearbeiter:in eingereicht wurden.
Wenn eine Rechnung nicht automatisch eingereicht werden kann – zum Beispiel weil der Lieferant nicht erkannt wurde, Informationen fehlen oder eine Benachrichtigung ausgelöst wurde – bleibt die Rechnung im Status Neu, sodass der/die Rechnungsbearbeiter:in die Ursachen prüfen und beheben kann,
welche die automatische Einreichung verhindert haben.
Rechnungen können nur zum Zeitpunkt des Hochladens automatisch eingereicht werden. Wenn Du den Lieferanten manuell auswählen oder andere Details ändern musst, muss die Rechnung manuell eingereicht werden.
Aktiviere die automatische Einreichung für das Unternehmen
Um alle korrekt hochgeladenen und codierten Rechnungen in Yokoy automatisch einzureichen – d. h. ohne Benachrichtigungen oder fehlende Pflichtfelder – gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und aktiviere die Option Automatische Einreichung von Rechnungen aktivieren.
Sobald diese Option aktiviert ist, reicht Yokoy alle Rechnungen automatisch ein – unabhängig vom Lieferanten –, sofern sie keine Fehler oder Warnungen enthalten und die Yokoy-KI alle erforderlichen Informationen erfolgreich aus der Rechnung extrahieren konnte.
Du kannst auswählen, welche Dokumenttypen automatisch eingereicht werden sollen (z. B. Rechnungen ohne Bestellung, Nicht-PO-Gutschriften, PO-Rechnungen und PO-Gutschriften).
Zusätzlich kannst Du einen Schwellenwert (Maximal zulässiger Betrag) festlegen, bis zu dem Yokoy die Rechnung automatisch einreicht. Wenn Du z. B. 10.000 eingibst, werden Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 10.000 EUR automatisch eingereicht. Beträgt der Rechnungsbetrag 10.000,01 EUR oder mehr,
muss die Rechnung entweder vom Submitter oder vom Rechnungsverarbeiter manuell eingereicht werden.
Der Maximal zulässige Betrag wird in der Unternehmenswährung festgelegt (unter Berücksichtigung der Dezimalstellen dieser Währung).
Wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung in Yokoy hochgeladen wird,
wandelt Yokoy den Gesamtbetrag der Rechnung in die Unternehmenswährung um, und prüft anschließend, ob die Rechnung auf Basis dieses Betrags automatisch eingereicht werden kann.
Alle auf Unternehmensebene konfigurierten Einstellungen zur automatischen Einreichung können durch spezifische Einstellungen auf Lieferantenebene überschrieben werden. Das bedeutet: Wenn Sie für einen bestimmten Lieferanten einen abweichenden Maximalbetrag für einen Dokumenttyp festlegen oder festlegen möchten, dass alle Rechnungen dieses Lieferanten manuell eingereicht werden müssen, können Sie dies direkt auf Lieferantenebene definieren.
Automatisches Einreichen für einen Lieferanten aktivieren
Ob Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten automatisch eingereicht werden, kann in den Lieferanteneinstellungen konfiguriert werden.
Gehe zu Rechnungsbearbeiter > Lieferanten.
Wähle einen der Lieferanten von der Liste aus. Gehe anschließend zum Tab Einstellungen.
Es gibt drei mögliche Optionen für die Konfiguration:
Standardeinstellungen des Unternehmens verwenden: Derzeit nicht verfügbar.
Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden: Lege das gewünschte Verhalten für diesen Lieferanten fest. Siehe Dokumenttypen konfigurieren, die automatisch eingereicht werden sollen.
Für diesen Lieferanten deaktivieren: Deaktiviert die automatische Einreichung. Alle Rechnungen müssen manuell vom Submitter und/oder dem/der Rechnungsbearbeiter:in über die Schaltfläche Einreichen auf der Rechnung eingereicht werden.
🚧 Vorsicht
Aktuell kannst Du die automatische Einreichung nur für einzelne Lieferanten einrichten. Es ist nicht möglich, Yokoy so zu konfigurieren, dass automatisch alle hochgeladenen Rechnungen eines Unternehmens eingereicht werden.
Wenn Du die Option Standardeinstellungen des Unternehmens verwenden wählst, bedeutet das, dass Rechnungen nicht automatisch eingereicht werden.
Dokumenttypen konfigurieren, die automatisch eingereicht werden sollen
Um das Verhalten für einen bestimmten Lieferanten festzulegen, wähle Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden.
Sobald diese Option ausgewählt ist, kannst Du festlegen,
welche Art von Rechnungen automatisch eingereicht werden soll.
Wähle zunächst den Dokumenttyp aus (z. B. Dokumente ohne Bestellung oder Dokumente mit Bestellung), und dann den konkreten Rechnungstyp.
Beispiel: Du kannst festlegen, dass nur PO-Rechnungen (d. h. Rechnungen mit Bestellungen) automatisch eingereicht werden, während Non-PO-Rechnungen ohne Bestellung und PO-Gutschriften (d. h. Gutschriften mit Bestellung) weiterhin manuell eingereicht werden müssen.
Für jeden ausgewählten Dokumenttyp kannst Du einen Schwellenwert (maximal zulässiger Betrag) festlegen, bis zu dem das Dokument automatisch von Yokoy eingereicht wird. Der maximal zulässige Betrag wird in der Unternehmenswährung angegeben und berücksichtigt somit auch die Dezimalstellen-Präzision dieser Währung. Wird eine Rechnung in einer Fremdwährung in Yokoy hochgeladen, konvertiert Yokoy den Gesamtbetrag der Rechnung in die Unternehmenswährung und prüft dann – auf Basis dieses Betrags – ob die automatische Einreichung möglich ist.
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über dem festgelegten Maximalwert müssen manuell von einem Submitter oder einem/einer Rechnungsbearbeiter:in eingereicht werden.