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ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das aus Deutschland stammt. Es handelt sich um ein Hybridformat, das eine von Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert, sodass sowohl strukturierte Daten als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem einzigen Dokument dargestellt werden können. Factur-X ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das hauptsächlich in Deutschland für den grenzüberschreitenden Austausch mit Frankreich verwendet wird.
Beide Anforderungen basieren auf derselben Datenstruktur.
Daher kann Yokoy sowohl ZUGFeRD- als auch Factur-X Rechnungen verarbeiten.
🚧 Vorsicht
Yokoy unterstützt die Standardversionen von ZUGFeRD 2.2 und 2.3 sowie die Versionen von Factur-X 1.x. Es unterstützt weder ZUGFeRD 1.x noch benutzerdefinierte Felder, die ein Lieferant in diesen Formaten einfügen kann.
Um diese E-Rechnungen in Yokoy verarbeiten zu können kannst Du:
sie per E-Mail an das Rechnungspostfach senden (entweder direkt an das Yokoy Rechnungspostfach oder mithilfe eines E-Mail Alias).
✏️ Hinweis
Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Yokoy validiert derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen. Alle ungültigen E-Rechnungsdateien werden ignoriert oder als Standard-PDF-Datei verarbeitet.
Hochladen einer ZUGFeRD-Rechnung
Elektronische ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen bestehen aus einem PDF-Dokument mit eingebettetem XML. Die XML-Daten müssen mit dem CII-Schema ausgedrückt werden. Yokoy kann die Daten aus diesem Schema lesen und interpretieren.
Wenn eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung im Rechnungseingang eingeht, oder über die Web App hochgeladen wird, prüft Yokoy, ob der PDF-Anhang eingebettete Dateien enthält und ob der Name der eingebetteten XML-Datei einem dieser Dateinamen entspricht:
factur-x.xml
xrechnung.xml
zugerd-invoice.xml
Andernfalls wird sie als Standard-PDF-Rechnung betrachtet und eine KI-Extraktion aus der PDF-Datei durchgeführt (sofern diese lesbar ist). Falls E-Rechnungen mithilfe des Rechnungspostfachs verschickt werden, sofern die PDF-Datei nicht lesbar, wird versucht, eine Rechnung aus dem E-Mail-Text zu erstellen.
Wenn Yokoy feststellt, dass die eingebettete XML-Datei für ZUGFeRD-Rechnungen gültig ist, überprüft es die XML-Daten, um zu verifizieren, ob das Schema CII ist. Anschließend werden die in der XML-Datei angegebenen Daten verwendet, um die E-Rechnung in Yokoy zu erstellen. Enthalten die XML-Daten auch eingebettete Dateien, werden diese Anhänge extrahiert und als Begleitdokumente hochgeladen. Das hybride PDF mit dem eingebetteten XML wird in Yokoy als Rechnungsvorschau angezeigt und kann heruntergeladen werden.
Der Ursprung aller ZUGFeRD-Rechnungen wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders gekennzeichnet, falls E-Rechnungen mithilfe des Rechnungspostfachs verschickt werden.
ZUGFeRD-Rechnungen können dann in Yokoy auf die gleiche Weise wie Standardrechnungen verarbeitet werden, einschließlich Kontrolle der Rechnungsanforderungen für wichtige Daten wie Steuernummern, Adressen usw.