Yokoy führt eine Reihe allgemeiner Kontrollen aller Rechnungen durch:

Darüber hinaus kann Yokoy weitere Rechnungsattribute wie die Steuernummer des Lieferanten und des Kunden, die Reverse-Charge-Referenz, den Kundennamen sowie die Adressen von Lieferanten und Kunden überprüfen.

Du kannst die Rechnungskontrollen, die ausgeführt wurden (und die nicht ausgeführt wurden oder nicht anwendbar sind), auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen in der Rechnung einsehen.

Die von der KI von Yokoy extrahierten Rechnungsdaten werden für die Prüfung der Rechnungsanforderungen verwendet:

Yokoy kann Rechnungen erkennen, die möglicherweise Duplikate sind, und sie mit einem Benachrichtigungsbanner markieren.

Yokoy führt Duplikatsprüfungen durch, indem es die Werte in diesen Feldern vergleicht:

Unter Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen, Tab Formale Prüfungen, kannst Du auswählen, welche Felder genutzt werden, um festzustellen, ob eine Rechnung ein Duplikat einer anderen Rechnung ist, oder nicht – je nach Deinen individuellen Anforderungen.

Standardmäßig werden alle Felder verwendet, um ein Rechnungsduplikat zu erkennen. Yokoy prüft, ob die Werte in den ausgewählten Feldern identisch sind. Wenn der Lieferant und/oder die Rechnungsnummer nicht von Yokoys KI erfasst wurden, wird die Duplikatsprüfung trotzdem anhand der anderen verfügbaren Informationen durchgeführt. Sind im gleichen Feld bei zwei Rechnungen keine Werte eingetragen (d. h. leer), wird dies als Übereinstimmung gewertet.

Wenn ein User die Rechnung einreicht, überprüft Yokoy die Werte in den Feldern zur Duplikatsprüfung und vergleicht sie mit anderen Rechnungen innerhalb desselben Unternehmens sowie über verschiedene Unternehmen (Gesellschaften) hinweg innerhalb einer einzigen Organisation.

Bei allen doppelten Rechnungen wird eine Benachrichtigung angezeigt,

also bei der Originalrechnung sowie bei allen nachfolgenden Rechnungen, die Yokoy als Duplikat erkennt.

Außerdem wird die Duplikatsprüfung erneut ausgelöst, wenn ein User einen der Werte in den für die Duplikatsprüfung verwendeten Feldern manuell ändert und die Rechnung speichert oder einfach eine neue oder als Entwurf gespeicherte Rechnung einreicht. Werden potenzielle Duplikate gefunden, wird eine Benachrichtigung angezeigt. Wenn Du Finance-User oder Rechnungsverarbeiter bist, kannst Du auf die Benachrichtigung klicken, um die Rechnung einzusehen, die möglicherweise ein Duplikat ist.
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Beim Einreichen der Rechnung müssen die Submitter, falls potenzielle Duplikate gefunden werden, das Duplikat bestätigen und das weitere Vorgehen festlegen.

Du kannst folgendes wählen:

Yokoy kann IBANs in Rechnungen erkennen und extrahieren und die Informationen mit den Angaben in den Lieferantenstammdaten abgleichen.
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Wenn in der Rechnung eine IBAN gefunden wird, wird diese extrahiert und im Zahlungskonto angezeigt. Wenn es mehr als eine IBAN gibt, werden die Nummern in der Dropdown-Liste Zahlungskonto (Payment account) angezeigt, damit Du die richtige auswählen kannst:

Aus der Rechnung extrahierte IBAN-Nummern werden als AI-extrahierte IBAN hervorgehoben, während IBAN-Daten aus den Stammdaten des Lieferanten als Bekanntes Zahlungskonto des Lieferanten hervorgehoben werden.

Wenn die IBAN in der Lieferantenrechnung nicht mit der IBAN in den Lieferantenstammdaten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Yokoy kann Rechnungen markieren, bei denen das Leistungs- oder Rechnungsdatum nicht mit dem Gültigkeitszeitraum des ermittelten Steuersatzes übereinstimmt.

Wenn Du eine Rechnung hochlädst, erkennt Yokoy's KI automatisch den in den Rechnungspositionen angegebenen Steuersatz und verknüpft ihn mit dem Steuersatz in Yokoy (falls vorhanden). Alternativ können Rechnungsbearbeiter oder Finance-User den anwendbaren Steuersatz für den Einzelposten auswählen.

Wenn der ausgewählte Steuersatz einen Gültigkeitszeitraum enthält, überprüft Yokoy, ob die Leistungsdaten oder das Rechnungsdatum der Rechnung in diesen Zeitraum fallen. Liegt das Rechnungs- oder Leistungsdatum vor dem Steuerbeginn (Gültig ab) oder nach dem Steuerende (Gültig bis), wird eine Warnung angezeigt.

Die Meldung wird auf der Ebene der Rechnungspositionen angezeigt und gibt an, welcher Steuersatz nicht anwendbar ist.

Yokoy kann Einzelposten kennzeichnen, bei denen die Einheit fehlt.

Wenn diese Prüfung aktiviert ist, wird die Spalte für die Einheit obligatorisch und automatisch angezeigt. Wenn die Menge größer als null ist, prüft Yokoy, ob Einzelposten, die mit einem Einzelposten der Rechnung mit Bestellung übereinstimmen, eine Einheit enthalten. Falls nicht, zeigt Yokoy die Fehlermeldung Einheit fehlt für den Einzelposten an.

Einzelposten ohne Bestellung oder Einzelposten, die noch nicht abgeglichen wurden, werden von dieser Prüfung nicht berücksichtigt.

Standardmäßig ist diese Prüfung inaktiv und muss in den Verarbeitungsregeln für Rechnungen aktiviert werden. Da sie eine Fehlermeldung auslöst, kann sie nicht ignoriert werden.

Yokoy kann alle Rechnungen markieren, bei denen der Lieferant auf der Rechnung nicht mit dem Lieferanten der zugehörigen Bestellung übereinstimmt.

In diesem Fall vergleicht Yokoy den in der Bestellung angegebenen Lieferanten mit dem auf der Rechnung ausgewählten Lieferanten und zeigt eine Warnung an, wenn die beiden nicht übereinstimmen. Yokoy verwendet die Lieferanten-ID, um festzustellen, ob der Bestellungslieferant mit dem Rechnungslieferanten übereinstimmt.
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Wenn auf der Rechnung mehrere Bestellungen ausgewählt sind, überprüft Yokoy, ob irgendeiner der Bestellungslieferanten nicht mit dem Rechnungslieferanten übereinstimmt.

Wann immer Du eine Rechnung mit einer Bestellung oder mehreren Bestellungen matchst, überprüft Yokoy, ob die Rechnungswährung mit der Bestellwährung übereinstimmt. Wenn die Währungen unterschiedlich sind, kennzeichnet Yokoy dies mit einem Fehler.

Lieferanten geben manchmal ein konkretes Datum an (Fälligkeitsdatum), bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss. Abhängig von der jeweiligen Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde können bei verspäteter Zahlung Strafgebühren anfallen. Die Yokoy-KI extrahiert und verfolgt dieses Fälligkeitsdatum als Teil des Rechnungskopfs.

Du kannst die Prüfung Fälligkeitsdatum liegt am/nach dem Rechnungsdatum aktivieren, um sicherzustellen, dass das Fälligkeitsdatum nicht vor dem Rechnungsdatum liegt. Dies hilft, fehlerhafte Buchungen oder Exportprobleme zu vermeiden.

Standardmäßig ist diese Prüfung aktiviert, kann aber vom User ignoriert werden.

Yokoy entnimmt das Fälligkeitsdatum aus der Rechnung oder berechnet es anhand der Zahlungsbedingungen des Lieferanten. In vielen Fällen wird jedoch zwischen Kunden und Lieferant für eine bestimmte Bestellung eine abweichende Zahlungsbedingung vereinbart. Diese Zahlungsbedingung ist im Header der Bestellung enthalten. Falls der Lieferant für diese Bestellung eine Rechnung mit einer anderen als der vereinbarten Zahlungsbedingung ausstellt, werden die Rechnungsbearbeiter mit einer Warnung benachrichtigt.

Standardmäßig ist diese Prüfung inaktiv. Wenn die Prüfung aktiviert ist,

überprüft Yokoy das Rechnungs-Fälligkeitsdatum anhand des für die Bestellung auf Basis der Zahlungsbedingungen berechneten Fälligkeitsdatums. Ist die Prüfung deaktiviert, werden die Rechnungen anhand der Standard-Zahlungsbedingungen des Lieferanten geprüft.

Wenn kein Rechnungsdatum angegeben ist, wird die Prüfung nicht gegen das Bestell-Fälligkeitsdatum durchgeführt. Gibt der Submitter oder Rechnungsbearbeiter ein Rechnungsdatum ein, prüft Yokoy dieses gegen das berechnete Bestell-Fälligkeitsdatum

Adressen werden verwendet, um die Art der Transaktion zu bestimmen, die von einer Rechnung abgedeckt wird. Yokoy verwendet die Google Address Validation API, um sicherzustellen, dass die Adressen korrekt, vollständig und gut formatiert sind.

Die Transaktionsart wird zur Bestimmung der Steuer-ID-Prüfung und der Reverse-Charge-Prüfung verwendet.

Yokoy geht davon aus, dass das Land die für Steuerzwecke zuständige Gerichtsbarkeit ist.

Um die Transaktionsart zu bestimmen, validiert Yokoy die Liefer- und Kundenadressen:

Die Adressen müssen korrekt, vollständig und gut formatiert sein, damit die Art der Transaktion (und damit die Steuer-ID und die Reverse-Charge-Prüfung) bestimmt werden kann.

Yokoy verwendet die Google Address Validation API, um zu überprüfen, ob die Adresse vollständig ist. Yokoy sendet die von der KI extrahierte Adresse (Lieferant oder Kunde) an die Google API. Die Google API reichert die von Yokoy gesendeten Adressinformationen an und gibt die vollständige Adresse zurück.

Yokoy speichert die von Google zurückgegebenen vollständigen Adressinformationen 90 Tage lang, um zu vermeiden, dass die Google API wiederholt für dieselbe Adresse aufgerufen wird.

Zu Validierungszwecken verwendet Yokoy diese Google Address Validation Attribute für die Lieferadresse (falls auf der Rechnung angegeben), die Kundenadresse und die Lieferantenadresse:

Yokoy kann so konfiguriert werden, dass geprüft wird, ob die in der Rechnung gefundene Lieferantenadresse mit der in den Lieferantenstammdaten angegebenen Adresse übereinstimmt. Sowohl die aus der Rechnung extrahierte Adresse als auch die Lieferanten-Stammadresse des im Rechnungskopf ausgewählten Lieferanten werden von der Google API angereichert.

Abhängig davon, ob eine Lieferantenadresse in der Rechnung und/oder den Stammdaten vorhanden ist, geht Yokoy wie folgt vor:

Du kannst Yokoy so konfigurieren, dass die Kundenadresse auf der Rechnung mit den Stammdaten der Firma verglichen wird, insbesondere mit den Adressen der Bürostandorte, die in Admin > Firmeneinstellungen für die Firma angegeben sind, bei der die Rechnung hochgeladen wurde. Sowohl die aus der Rechnung extrahierte Adresse als auch die Adresse des Firmensitzes werden über die Google API angereichert.

Abhängig davon, ob eine Kundenadresse in der Rechnung und/oder den Stammdaten vorhanden ist, geht Yokoy wie folgt vor:

Eine Steuer-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Unternehmen von der Regierung für steuerliche Zwecke zugeteilt wird. Eine Steuer-ID wird verwendet, wenn Unternehmen Steuerinformationen an die Steuerbehörden melden. Steuer-IDs können je nach Land unterschiedliche Namen und Formate haben, wie z.B. Umsatzsteuer-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, BTW-Nr., etc.

In Yokoy kannst Du überprüfen:

Du kannst mehrere Steuer-IDs als Teil der Lieferanten-Stammdaten importieren. Die Steuer-IDs der Lieferanten werden unter Rechnungsbearbeiter > Lieferanten im Abschnitt Steuer-ID(s) des Lieferanten auf der Registerkarte Angaben zum Anbieter im Lieferantenprofil angezeigt.

Du kannst in Admin > Firmeneinstellungen für jede Firma eine Steuer-ID einrichten.

Je nach Art der Transaktion kannst Du mehrere Prüfungen für die Steuernummer des Lieferanten einrichten:

Außerdem kann eine zusätzliche Steuer-ID-Prüfung für inländische (für EU-Kunden) und EU-interne Transaktionen eingerichtet werden, um zu prüfen, ob die Steuer-ID eine gültige MIAS-Nummer ist.

Für inländische Transaktionen kann Yokoy so konfiguriert werden, dass die Steuer-ID des Lieferanten aus der Rechnung mit der/den Steuer-ID(s) in den Lieferanten-Stammdaten verglichen wird.

Die Steuer-ID-Strings müssen vollständig übereinstimmen. Eine Teilübereinstimmung ist nicht zulässig. Wenn einer der verglichenen Werte Leerzeichen enthält, werden diese ignoriert.

Yokoy geht folgendermaßen vor:

Bei EU-internen Transaktionen vergleicht Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Lieferanten-Steuer-ID mit der/den Steuer-ID(s), die in den Lieferanten-Stammdaten angegeben sind.

Es werden die gleichen Überprüfungen durchgeführt wie bei der Steuer-ID des Lieferanten für Inlands-Transaktionen.

Bei Import-Transaktionen vergleicht Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Lieferanten-Steuer-ID mit der/den Steuer-ID(s), die in den Lieferanten-Stammdaten angegeben sind.

Es werden die gleichen Überprüfungen durchgeführt wie bei der Steuer-ID des Lieferanten für Inlands-Transaktionen.

Yokoy kann so konfiguriert werden, dass die Steuer-ID des Lieferanten aus einer Rechnung mit dem Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission abgeglichen wird. Diese Prüfung stellt sicher, dass Lieferanten steuerpflichtig sind und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben.

In diesem Fall nimmt Yokoy die Steuer-ID des Lieferanten, die sich auf einer Rechnung befindet, und überprüft ihre Gültigkeit, indem es sie an das MIAS-System sendet.

Wenn die MIAS-API aus technischen Gründen nicht verfügbar ist und die MIAS-Validierung nicht durchgeführt werden kann, wird die Benachrichtigung „MIAS-Dienst nicht verfügbar“ angezeigt.

Je nach Art der Transaktion kannst Du mehrere Prüfungen für die Steuernummer des Kunden einrichten:

Bei inländischen Transaktionen kann Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Steuer-ID des Kunden mit den Steuer-IDs der Firma in den Firmen-Stammdaten vergleichen. (Admin > Firmeneinstellungen, Allgemein)

Die Steuer-ID-Strings müssen vollständig übereinstimmen. Eine Teilübereinstimmung ist nicht zulässig. Wenn einer der verglichenen Werte Leerzeichen enthält, werden diese ignoriert.

Yokoy überprüft, ob die Steuer-ID des Kunden auf der Rechnung steht:

Bei EU-internen Transaktionen vergleicht Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Kunden-Steuer-ID mit der/den in den Firmeneinstellungen angegebenen Steuer-ID(s) der Firma.

Es werden die gleichen Überprüfungen durchgeführt wie bei der Steuer-ID des Kunden für Inlands-Transaktionen.

Bei Import-Transaktionen vergleicht Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Kunden-Steuer-ID mit der/den der/den in den Firmeneinstellungen angegebenen Steuer-ID(s) der Firma.

Es werden die gleichen Überprüfungen durchgeführt wie bei der Steuer-ID des Kunden für Inlands-Transaktionen.

Yokoy kann überprüfen, ob der Name auf der Rechnung mit dem Firmennamen übereinstimmt oder Rechnungen markieren, die nicht den Namen der Firma enthalten.

Yokoy zeigt eine Warnung für die Rechnungen an, bei denen:

Mit dieser Prüfung kannst Du Rechnungen identifizieren, die möglicherweise zu anderen Firmen in Deiner Organisation gehören, damit Du sie an die entsprechende Firma weiterleiten kannst.

Bei EU-internen Rechnungen kann Yokoy die Reverse-Charge-Referenz validieren. Bei inländischen oder importierten Transaktionen wird nichts unternommen.

Die Liste der Reverse-Charge-Referenzen wird vom AI-Team gepflegt. Diese Liste kann auf Anfrage vom AI-Team erweitert werden.

Yokoy stellt zunächst fest, ob es sich um eine EU-interne Rechnung handelt, indem es die Adresse prüft. Wenn ja, prüft Yokoy, ob eine Reverse-Charge-Referenz auf der Rechnung zu finden ist:

Wenn Du Bestellungen und Wareneingänge mit Rechnungsdaten abgleichst,

kann Yokoy mehrere sachliche Prüfungen durchführen, um die Kerndaten der Rechnung mit den ursprünglichen Bestell- und Wareneingangsdaten zu vergleichen.

Konkret kannst Du folgende Prüfungen durchführen:

Wenn Yokoy eine Bestellrechnung erkennt, deren Betrag oder Menge nicht übereinstimmt, wird eine Warnmeldung angezeigt. Diese Warnmeldungen werden auf Postenebene dargestellt. Da diese Prüfungen auf einen fehlgeschlagenen 2-Way- oder 3-Way-Matching hinweisen, gelten sie nicht als formale Prüfungen und sind daher nicht im Tab Kontrolle der Rechnungen enthalten

Du kannst sachliche Prüfungen unter Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen, Registerkarte Sachliche Rechnungsprüfung aktivieren. Alle Prüfungen sind standardmäßig aktiv, wenn Du Bestellrechnungen in Yokoy aktivierst.

Da die Warnmeldungen zu Betragsdiskrepanz, Mengendiskrepanz und dem fehlenden Wareneingang auf Probleme hinweisen, die ein erfolgreiches 2-Way- oder 3-Way-Matching verhindern, können sie von Rechnungsbearbeitern weder ignoriert noch deaktiviert werden. Die Warnmeldung Die fehlenden Waren sind eingegangen hingegen soll eine Änderung im Status des 3-Way-Matching hervorheben.

Mit anderen Worten: Wenn eine Bestellrechnung zuvor aufgrund einer Betragsabweichung nicht mit ihren Bestell- und Wareneingangsposten abgeglichen werden konnte, zeigt Yokoy an, dass die Wareneingangsdaten aktualisiert wurden und ein automatischer Abgleich durchgeführt wurde. Diese Warnmeldung kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Du kannst die Kontrollen, die für eine Rechnung durchgeführt wurden, auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen anzeigen. Yokoy führt Rechnungsprüfungen durch, wenn die Rechnung gespeichert wird. Auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen werden alle aktiven Kontrollen angezeigt, die Dein Yokoy-Admin für die Firma aktiviert hat. Kontrollen, die für die Firma nicht aktiv sind, werden ignoriert.

Yokoy gruppiert die Informationen in nicht durchgeführte und durchgeführte Prüfungen. Wenn die Prüfung nicht auf die spezifische Rechnung zutrifft, wird sie mit dem Status Nicht zutreffend angezeigt. Wenn die Prüfung aus irgendeinem Grund nicht durchgeführt werden konnte, wird sie als Nicht durchgeführt angezeigt, sodass Du dieses Kriterium nachverfolgen und eine visuelle Kontrolle durchführen kannst.

Für die auf der Rechnung durchgeführten Prüfungen zeigt Yokoy alle aktiven Prüfungen und ihren Status an. Wenn die Rechnung die Kriterien erfüllt, wird die Prüfung als Bestanden angezeigt.

Wenn die Rechnung aus einem oder mehreren Gründen die Kriterien nicht erfüllt, zeigt Yokoy die Anzahl der für diese Prüfung ausgelösten Benachrichtigungen an. Die Benachrichtigungen werden je nach Bedarf im Rechnungskopf oder im Einzelposten angezeigt.

Wenn Du eine Benachrichtigung für eine bestimmte Prüfung ablehnst, wird die Prüfung weiterhin auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen angezeigt, da die Rechnung die Prüfkriterien nicht erfüllt. Du kannst abgelehnte Benachrichtigungen auf der Registerkarte Verlauf anzeigen.