🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigung für Rechnungseinstellungen
Mit Yokoy kannst Du festlegen, welche Benutzer Rechnungen bearbeiten dürfen. Je nach Rolle des Benutzers und Status der Rechnung können verschiedene Benutzer Änderungen an den Rechnungsdaten vornehmen:
Submitter: Rechnungen mit dem Status Neu, Entwurf und Zur Korrektur können bearbeitet werden, es sei denn, Du verwehrst ihnen das Bearbeiten, Löschen, Ablehnen oder Zurückziehen von Rechnungen. Wenn die Rechnung einen anderen Status hat, können Submitter die Rechnung zur Bearbeitung zurückziehen.
Manager: Rechnungen können nur im Genehmigungsstatus bearbeitet werden, es sei denn, Du hinderst sie an der Bearbeitung .
Rechnungsbearbeiter: Rechnungen mit dem Status Neu, Entwurf und Zur Korrektur können bearbeitet werden. Rechnungen mit Status In Prüfung und Bereit für Export müssen zurückgezogen werden, um bearbeitet werden zu können.
Finance-Benutzer: Rechnungen mit dem Status In Prüfung können bearbeitet werden, es sei denn, Du verhinderst, dass Rechnungen in einem anderen Status als Neu, Entwurf und Zur Korrektur (d. h. In Prüfung oder In Genehmigung) bearbeitet werden können.
Manager am Bearbeiten von Rechnungen hindern
Yokoy ermöglicht es Managern (Vorgesetzten, Kostenobjekt- oder Tag-Genehmigern), Rechnungen zu bearbeiten, die sie zur Genehmigung erhalten. Einige Firmen möchten jedoch möglicherweise nicht, dass Manager Details auf den Rechnungen ändern. Sie möchten vielmehr, dass sie die Rechnung nur genehmigen.
Du kannst Rechnungen so einschränken, dass Manager keine Details der Rechnung bearbeiten können:
Gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen.
Aktiviere unter Allgemeine Einstellungen das Kontrollkästchen Manager dürfen keine Rechnungen bearbeiten.
Klicke auf Speichern.
✏️ Hinweis
Diese Einstellung kann nicht zusammen mit der Option Bearbeitung von Rechnungen nur im Status ‚Neu‘, ‚Entwurf‘ oder ‚Zur Korrektur‘ erlauben verwendet werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, können Manager Rechnungen auch in diesen Status bearbeiten.
Als Manager Rechnungen einsehen
Wenn Du die Rechnungsbearbeitung für Manager einschränkst, werden beim Zugriff auf eine Rechnung alle Felder auf der Rechnung ausgegraut:
Die einzigen verfügbaren Aktionen sind Genehmigen oder Zurücksenden.
Bearbeitung von Rechnungen nur im Status Neu, Entwurf oder Zur Korrektur
Möglicherweise möchtest Du verhindern, dass Benutzer Änderungen an den Rechnungsdaten vornehmen, nachdem diese zur Genehmigung oder Prüfung durch das Finance-Team eingereicht wurden, da dies Auswirkungen auf die in das Drittanbietersystem exportierten Daten haben könnte. Beispielsweise könntest Du Deine Integration so eingerichtet haben, dass Rechnungsdaten an das andere System gesendet werden, wenn die Rechnung eingereicht wird, anstatt darauf zu warten, dass sie zuerst genehmigt und/oder geprüft wird.
Mit der Einstellung Bearbeitung von Rechnungen nur im Status ‚Neu‘, ‚Entwurf‘ oder ‚Zur Korrektur‘ erlauben verhinderst Du, dass alle Benutzer Rechnungsdaten bearbeiten können, es sei denn, die Rechnung hat einen dieser Status:
Neu
Entwurf
Zur Korrektur
Wenn Benutzer eine eingereichte Rechnung anzeigen, sind alle Felder ausgegraut und können nicht bearbeitet werden, es sei denn, sie senden die Rechnung zurück (Status Zur Korrektur) oder der Submitter zieht die Rechnung zurück, sofern dies zulässig ist.
🚧 Vorsicht
Diese Einstellung überschreibt die Einstellung Manager dürfen keine Rechnungen bearbeiten.
Rechnungsbearbeitung einschränken
Um die Rechnungsbearbeitung auf bestimmte Rechnungsstatus zu beschränken:
Gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen.
Aktiviere unter Allgemeine Einstellungen das Kontrollkästchen Bearbeitung von Rechnungen nur im Status ‚Neu‘, ‚Entwurf‘ oder ‚Zur Korrektur‘ erlauben.
Klicke auf Speichern.