Manche Unternehmen haben mit einmaligen Rechnungen zu tun, d.h. Rechnungen, die von "einmaligen" Lieferanten stammen, die nicht als reguläre Lieferanten gelten. Um die Prozesse zu beschleunigen und zu vermeiden, dass jedes Mal vollständige Lieferantendatensätze angelegt werden müssen, können Unternehmen in Yokoy einmalige Lieferanten anlegen.
Diese Lieferanten werden bei der Verarbeitung der Rechnungsdaten temporär angelegt. Die Lieferantenstammdaten werden während der Rechnungsbearbeitung angelegt und anschließend entsprechend in das ERP-System exportiert.
Nur für SAP-Integrationen
Diese Funktion ist nur für Kunden mit SAP-Systemen verfügbar, da das Ziel-ERP auch den Export dieser einmaligen Lieferanten unterstützen muss.
Einmalige Lieferanten aktivieren
Um einen temporären bzw. einen einmaligen Lieferanten zu erstellen, musst Du die Funktion in den Einstellungen des Rechnungsmoduls unter Admin > Rechnungseinstellungen > Rechnungsanzeige > Ermöglichen Sie die einmalige Erstellung von Lieferanten (SAP) für die Firma aktivieren.
Einmalige Lieferanten in Rechnungen erstellen
Sobald die Funktion aktiviert ist, kannst Du einmalige Lieferanten erstellen, wenn eine Rechnung bearbeitet wird. Dazu kannst Du in der Rechnungsübersicht neben der Dropdown-Liste Lieferant auf + klicken.
Du wirst dann aufgefordert, die Lieferantendetails in einem separaten Fenster einzugeben:
Du musst eine Vorlage für den einmaligen Lieferanten auswählen, um das Dokument weiter zu bearbeiten und Lieferantendaten hinzuzufügen. Vorlagen sind verschiedene Kategorien von einmaligen Lieferanten, die aus dem ERP importiert werden können. Zum Beispiel einmalige Lieferanten für einen bestimmten Teil des Herstellungsprozesses, verschiedene Kategorien von einmaligen Lieferanten für Währungen, usw.
Sobald alle erforderlichen Daten ausgefüllt sind, speichert Yokoy die Lieferantendaten, die zusammen mit der Rechnung verbucht werden, wenn das Dokument in das ERP-System exportiert wird.
Außerdem können User im Verlauf der Rechnung nachverfolgen, wer die Details des einmaligen Lieferanten erstellt und bearbeitet hat.
🚧 Vorsicht
Einmalige Lieferantendaten werden ausschließlich für dieses Rechnungsobjekt angelegt und sind nicht persistent. Das bedeutet, dass die Erstellung der Lieferantendaten nicht direkt von Yokoy im ERP-System angestoßen wird.