Du kannst reguläre Ausdrücke (Regex) verwenden, um Informationen auf Rechnungen zu erkennen, die dazu genutzt werden können, Rechnungen automatisch bestimmten Submittern zuzuordnen.
Dafür richtest Du eine String-Matching Regel ein, die mithilfe von Regex ein Muster in den extrahierten Rechnungsdaten definiert. Auf Basis dieser Regel scannt Yokoy jede hochgeladene Rechnung nach einem String, der dem definierten Regex-Muster entspricht. Yokoy vergleicht diesen Wert mit dem Matched Object-Attribut aller relevanten Objekte und, falls eine Übereinstimmung gefunden wird, wird das entsprechende Objekt abgerufen und automatisch in das definierte Zielfeld eingetragen.
Du erhältst bspw. regelmäßig Rechnungen vom Lieferanten Acme und möchtest, dass jede dieser Rechnungen automatisch dem Mitarbeitenden zugeordnet wird, der die entsprechende Bestellung bearbeitet hatte. Jede Acme-Rechnung enthält eine eindeutige Referenz womit der zuständige Mitarbeitende identifiziert werden kann – z. B. der ERP-Code des Mitarbeitenden. Dieser ERP-Code befindet sich direkt im Rechnungsdokument und folgt einem bestimmten Format: einem einzelnen Buchstaben gefolgt von fünf Ziffern, z. B. A34567.
Du richtest nun eine Regel ein, um:
Definiere ein Erkennungsmuster für diese Referenz mithilfe einer Regex-Regel
z. B.:
[A-Z]\d{5}).Wähle das Benutzer-Datenfeld aus, das abgeglichen werden soll – in diesem Fall der ERP-Code.
Bei jeder neu hochgeladenen Rechnung (egal ob manuell oder per E-Mail) scannt Yokoy das PDF nach einem String, der dem definierten Regex-Muster entspricht. Wenn ein solcher Wert gefunden wird, vergleicht Yokoy ihn mit den in den Benutzer-Stammdaten hinterlegten ERP-Codes und ordnet die Rechnung automatisch der Person zu, deren ERP-Code mit dem erkannten Wert übereinstimmt (z. B. A34567).
Je nach Ziel-Feld können mehrere Treffer erlaubt sein. Wenn beispielsweise mehrere Benutzer gefunden werden, können alle als Submitter derselben Rechnung zugeordnet werden.
String-Matching (Regex) aktivieren
Für jedes Zeichenmuster, das Du in Rechnungen feststellen möchtest, musst Du eine eigene Regel erstellen.
Gehe zu Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen.
Wähle den Tab Zeichenkettenabgleich (Regex) aus.
Klicke auf Regulären Ausdruck hinzufügen.
Um eine neue Regel zu erstellen, gib die folgenden Informationen ein:
Feld | Beschreibung |
Regex-Syntax | Ein Regex-Ausdruck bzw. Regulärer Ausdruck ist eine spezielle Art von Sprache, mit der sich bestimmte Muster in Texten erkennen lassen.
Zur Erstellung und zum Testen Deiner regulären Ausdrücke kannst Du Online-Tools wie regex101 nutzen. |
Übereinstimmendes Objektattribut | Legt fest, welches Datenfeld in Yokoy mit dem durch den Regex-Ausdruck extrahierten Wert aus der Rechnung abgeglichen wird. Derzeit kannst Du nur gegen Werte in den Benutzer-Stammdaten matchen – entweder: den ERP-Code oder customInformation (falls in Deinem Unternehmen ein entsprechendes benutzerdefiniertes Feld eingerichtet wurde). |
Zielrechnung Feldplatzierung | Gibt an, wo sich das Zielfeld befindet. |
Zielrechnungsfeld | Gibt das Rechnungsfeld an, in das der erkannte und zugeordnete Wert eingetragen wird. |
Hinweis: Falls Du unsicher bist, welcher Regex-Ausdruck für Deinen konkreten Anwendungsfall geeignet ist, kannst Du Dich jederzeit an Yokoy wenden.
Sobald alle Pflichtfelder erfolgreich konfiguriert wurden, kannst Du Deine neu erstellte Konfiguration aktivieren.
Beispiel einer möglichen Konfiguration
In diesem Setup erkennt Yokoy alle Strings, die aus einem einzelnen Buchstaben gefolgt von fünf Ziffern bestehen. Der erkannte String wird mit dem Feld Mitarbeiter-Konto (ERP) in den Benutzerprofilen aller Nutzer abgeglichen.
Wenn Yokoy einen Benutzer mit einem passenden Mitarbeiter-Konto (ERP) findet, wird die Rechnung automatisch mit diesem Benutzer als Submitter aktualisiert.
String-Matching-Regel zur Erkennung eines Musters aus einem einzelnen Buchstaben gefolgt von fünf Ziffern.
Feld Mitarbeiter-Konto (ERP) (Employee account (ERP)) im Benutzerprofil.