🌐 Web-App | 👤 Rechnungsbearbeiter, Submitter
Du hast zwei Möglichkeiten, eine Rechnung in Yokoy hochzuladen:
durch manuelles Hochladen der Rechnung als Rechnungsbearbeiter
oder Submitter
durch Senden der Rechnung an ein spezielles E-Mail-Postfach
Du kannst Rechnungen im PDF- oder XML-Format hochladen.
Physische Rechnungen müssen vor dem Hochladen in Yokoy digitalisiert,
d. h. eingescannt werden.
✏️ Hinweis
Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl der Seiten oder die maximale Größe des PDF-Dokuments.
Je nach Dateiformat führt Yokoy verschiedene Aktionen mit der hochgeladenen Datei durch:
Falls die Datei eine PDF-Datei ist und keine eingebetteten XML-Daten enthält (z. B. ZUGFeRD oder elektronische Faktor-X-Rechnungen), arbeiten Yokoys' Texterkennung und sein KI-Modell zusammen um die relevanten Daten zu extrahieren.
Falls die Datei eine PDF-Datei ist und eingebettete XML-Daten enthält, die als gültige E-Rechnungs-Struktur identifiziert wird, werden die Daten aus der eingebetteten XML-Datei extrahiert und bei Yokoy Fields erfasst. Die PDF-Datei wird als Rechnungsvorschau dargestellt.
Falls die Datei eine XML-Datei ist und eine gültige E-Rechnungs-Struktur enthält, werden die Daten aus der XML-Datei extrahiert und bei Yokoy Fields erfasst.
Falls die Datei eine XML-Datei ist, aber keine gültige E-Rechnungsstruktur enthält, erstellt Yokoy eine leere Rechnung und fügt die Datei als Unterlage bei.
💡 Tipp
Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, kann Yokoy die PDF mit der XML-Version abgleichen, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur ein einzelner Rechnungseintrag erstellt wird.
Rechnung als Rechnungsbearbeiter hochladen
In Rechnungsbearbeiter > Rechnungen klickst Du oben rechts auf die Schaltfläche Rechnung hochladen und wählst das Rechnungsdokument aus, das Du hochladen möchtest. Du kannst immer nur eine Rechnung auf einmal hochladen. Während das Dokument hochgeladen und von der KI von Yokoy verarbeitet wird, siehst Du ein Ladesymbol. Anschließend kannst Du auf die Rechnung klicken, um die Details zu sehen.
Rechnung als Submitter hochladen
Abhängig von den Einstellungen Deiner Firma kannst Du möglicherweise als Submitter Rechnungen hochladen und verwalten.
Das bedeutet, dass Du eine Rechnung hochladen kannst, indem Du auf das Dokumentensymbol auf der linken Seite Deiner Web-App klickst. Alternativ findest Du das gleiche Symbol auch im Menü Meine Aufgaben oben auf Deinem Bildschirm. Klicke dann auf das Dokumentensymbol und wähle das Rechnungsdokument aus, das Du hochladen möchtest.
Wenn Du diese Optionen nicht sehen kannst, bedeutet das, dass Dein Yokoy-Admin diese Optionen für Deine Firma deaktiviert hat.
Rechnung via E-Mail senden
Du kannst auch eine elektronische Rechnung, die Du per E-Mail erhalten hast, an Yokoy senden, um sie automatisch hochzuladen.
Rechnungsherkunft
Du kannst jederzeit in der Kopfzeile der Rechnung unter Rechnungsherkunft nachvollziehen, wie eine Rechnung in Yokoy hochgeladen wurde. Die Rechnungsherkunft zeigt den Dokumententyp, der zur Erstellung der Rechnung in Yokoy verwendet wurde (z. B. PDF oder E-Rechnung), sowie den Kanal, über den die Rechnung hochgeladen wurde.
Konkret gibt Yokoy die Rechnungsherkunft wie folgt an:
Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) per E-Mail erhalten (Briefumschlag-Symbol)
Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) manuell hochgeladen (Pfeil-nach-oben-Symbol)
Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) per API erhalten (Raute-Symbol)
Bei Rechnungen, die per E-Mail empfangen wurden, verfolgt Yokoy außerdem den Absender der Rechnung.
Hochgeladene Rechnungen anzeigen
Nachdem Du eine Rechnung hochgeladen hast, findest Du sie an verschiedenen Stellen, je nachdem, ob Du die Rolle eines Rechnungsbearbeiters und/oder Submitter hast:
In Rechnungsbearbeiter > Rechnungen (alle Rechnungen für Deine Firma)
In Meine Aufgaben > Rechnungen
In Submitter > Rechnungen (von Dir importierte Rechnungen)
Neu hochgeladene Rechnungen haben den Status Neu.
✏️ Hinweis
Während Du je nach Deiner Rolle über unterschiedliche Menüs auf hochgeladene Rechnungen zugreifen kannst, sind die Rechnungsübersicht und die Detailansicht ähnlich. Siehe Importierte Rechnungen einsehen.
💡Tipp
Wir empfehlen Dir unsere Video-Serie | Yokoy Invoice: Einführung in die Rolle des Rechnungsbearbeiters.
Du musst in Deinem Yokoy Konto eingeloggt sein, um auf die Videoserie zugreifen zu können.