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Smart Coding verkürzt die Bearbeitungszeit für Rechnungsbearbeiter, indem es das Kostenobjekt und die Kategorie auf der Rechnung automatisch vorkodiert.
Mit Smart Coding lernt Yokoy, wie Nutzer eine Rechnung ausfüllen, und verkürzt die Bearbeitungszeit, indem es das Kostenobjekt und die Kategorie für jede Position vorschlägt.
Wenn Du in Deinem Unternehmen Tags eingerichtet hast, kann Smart Coding genutzt werden, um die entsprechenden Tags automatisch zuzuordnen.
Anwendung von Smart Coding in Yokoy
Wenn Smart Coding aktiviert ist, geht Yokoy wie folgt vor:
Bei neuen Rechnungen von neuen Lieferanten, die Yokoy noch nie gesehen hat, kodiert es das Kostenobjekt und die Kategorie NICHT automatisch. Yokoy muss erst "lernen", was in der Vergangenheit für die Einreichung einer bestimmten Rechnung verwendet wurde.
Bei Rechnungen von Lieferanten, die bereits eingereicht wurden, versucht Yokoy, alle Kostenobjekt- und Kategoriefelder der Einzelposten auszufüllen und schlägt eine mögliche Kodierung vor.
Wenn Smart Coding aktiviert ist und Du eine Rechnung hochlädst, sagt Yokoy die Kostenobjekte und Kategorien voraus und zeigt eine Meldung an:
Wenn Du die Rechnung einreichst oder speicherst, verschwindet der grüne Banner. Wenn Du auf Auswahl löschen klickst, werden die vorgeschlagenen Kostenobjekte und Kategorien entfernt und du musst die Kostenobjekte und Kategorien manuell auswählen.
Wenn Du einen anderen Lieferanten auswählst, versucht Yokoy anhand der verfügbaren Daten, den richtigen Kostenobjekte und die richtige Kategorie für den neuen Lieferanten zu ermitteln.
🚧 Vorsicht
Das Smart Coding kann unter bestimmten Umständen fehlschlagen. Wenn das Smart Coding zu lange braucht (z.B. mehr als 1,5 Sekunden), um das Kostenobjekt und die Kategorie vorzuschlagen, verwendet Yokoy das Standard-Kostenobjekt und die Standard-Kategorien, die für den Lieferanten eingerichtet wurden.