Bestellungen sind rechtsgültige Aufträge, die Firmen an ihre Lieferanten senden, um Artikel, Dienstleistungen oder Produkte zu kaufen. Je nach Branche können sie mehr oder weniger komplex sein, aber sie können wie folgt dargestellt werden:
Eine Firma (Käufer) sendet ihrem Lieferanten eine Ausschreibung für Waren oder Dienstleistungen.
Der Lieferant erstellt ein Angebot für diese Anfrage.
Die Firma entscheidet sich für eine Bestellung. Hier wird die Bestellung vom ERP-System des Käufers ausgestellt.
Der Lieferant versendet das Produkt/die Dienstleistung und sendet dem Käufer eine Rechnung.
Der Käufer bezahlt den Lieferanten für die Waren/Dienstleistungen.
Yokoy kann die Bestellnummer automatisch mit der dazugehörigen Rechnung matchen (two-way Matching), wodurch die Zeit, welche die Finanzabteilung für die Dateneingabe benötigen, reduziert wird.
Es gibt mehrere Szenarien:
Eine Bestellung, die mit vielen Rechnungen gematched wird:
Es kann mehrere Artikel in der Bestellung geben, die separat in Rechnung gestellt werden; daher matchen die Rechnungsbearbeiter alle diese Rechnungen mit einer einzigen Bestellung.
Mehrere Bestellungen, die mit einer einzigen Rechnung gematched werden: Der Käufer kann Waren oder Dienstleistungen separat angefordert haben, die dann vom Lieferanten in einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden.
Darüber hinaus möchten Firmen möglicherweise den gesamten Beschaffungsweg nachverfolgen, vom ersten Angebot bis zur Lieferung der Waren oder Dienstleistungen. Yokoy kann diese Beziehung nachverfolgen, indem es Bestellungen, Rechnungen und Wareneingänge (Good Receipts, GR) matched (three-way Matching).
Bestellungen in Yokoy anzeigen
Bestellungen können nicht manuell in Yokoy hochgeladen werden. Stattdessen werden Informationen zu Bestellungen automatisch aus dem Finanzsystem Deiner Firma in Yokoy importiert (oder über die Yokoy-API).
Alle importierten Bestellungen werden unter Rechnungsbearbeiter > Bestellungen angezeigt.
✏️ Hinweis
Um als Rechnungsbearbeiter Bestellungen einsehen zu können, muss Dein Yokoy-Administrator Bestellungen für Deine Firma aktiviert haben unter Admin > Rechnungseinstellungen, Bestellungen aktivieren
Yokoy unterscheidet zwischen Bestellungen und Einzelposten von Bestellungen.
Auf der Registerkarte Bestellungen werden alle Bestellungen einschließlich ihres Matching-Status angezeigt.
Rechnungsbearbeiter > Bestellungen
Wenn Du auf eine Bestellung klickst, kannst Du die Details der Bestellung sehen, einschließlich der Kopfdaten und aller Einzelposten der Bestellung (auch Bestellpositionen genannt).
Rechnungsbearbeiter > Bestellungen
Yokoy zeigt detaillierte Informationen zu dieser Bestellung an, wie z.B. den Namen des Lieferanten, die Bestellnummer, die bestellte Gesamtmenge, den Betrag,
die Währung, das Erstellungsdatum, das Ablaufdatum, die Zahlungsbedingungen und die aufgeführten Einzelposten.
Informationen zum Bestellkopf
Feld | Beschreibung |
Lieferant | Lieferant der Bestellung, z.B. Raumedic AG |
Bestellnummer | Bestellnummer |
Bestellter Gesamtbetrag | Gesamtbudget der Bestellung, z. B. 60.000 CHF |
Währung | Währung der Bestellung |
Datum der Erstellung | Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde. |
Ablaufdatum | Ablaufdatum der Bestellung. |
Zahlungs-bedingungen | Datum, an dem die Zahlung fällig ist. |
Informationen zu den Einzelposten der Bestellung
Feld | Beschreibung |
Status | Aus Beschaffungsdaten importiert. Mögliche Status sind Aktiv, Inaktiv, Gelöscht, Gesperrt. Siehe Matching-Status für Bestellungen und Wareneingänge.
Der Status von Einzelposten in Bestellungen wird nicht durch in Yokoy ausgeführte Aktionen aktualisiert. Er kann nur durch externe Aktualisierung von Bestelldaten über API aktualisiert werden. |
Position | Position des Einzelpostens innerhalb der Bestellung. |
Beschreibung | Textbeschreibung des Einzelpostens. |
Artikel Nr. | Artikelstammnummer, die im Bestandssystem des Kunden definiert ist. |
EAN/UPC | EAN/UPC-Barcode-Nummer |
Kostenobjekt | Je nach Art des Artikels (Inventar oder Nicht-Inventar) kann das Kostenobjekt auf den Einzelposten anwendbar sein oder nicht. Bei Inventarartikeln wird das Kostenobjekt in der Regel im Beschaffungssystem bei der Buchung der Rechnung abgeleitet. |
Kategorie | Je nach Art des Artikels (Inventar oder Nicht-Inventar) kann die Kategorie auf die Zeile anwendbar sein oder nicht. Bei Inventarartikeln wird die Kategorie in der Regel im Beschaffungssystem bei der Buchung der Rechnung abgeleitet. |
Einheit | Maßeinheit |
Bestellte Menge | Menge des bestellten Artikels/der bestellten Dienstleistung. |
Gelieferte Menge | Menge des gelieferten Artikels/der gelieferten Dienstleistung. Funktioniert in Kombination mit dem Wareneingang. Die gelieferte Menge eines Artikels aus einer Bestellung entspricht der Summe der gelieferten Menge aller zugehörigen Wareneingänge. |
Gematchte Menge | Menge des Artikels/der Dienstleistung, die bereits vom Lieferanten in Rechnung gestellt und mit der Bestellung gematched wurde. Wenn ein three-way Matching verwendet wird, entspricht die gematchte Menge eines Bestellartikels der Summe der gematchten Menge aller zugehörigen Wareneingänge. |
Preis des Artikels | Einzelpreis des Artikels/der Dienstleistung. |
Bestellter Gesamtbetrag | Nettobetrag der Gesamtmenge des bestellten Artikels/der bestellten Dienstleistung |
Gelieferter Betrag | Nettobetrag der Gesamtmenge des gelieferten Artikels/der gelieferten Dienstleistung. Funktioniert in Kombination mit dem Wareneingang. Die gelieferte Menge eines Artikels aus einer Bestellung entspricht der Summe der gelieferten Menge(n) aller zugehörigen Wareneingänge. |
Gematchter Betrag | Nettobetrag des Artikels/der Dienstleistung, der bereits vom Lieferanten in Rechnung gestellt und mit der Bestellung gematched wurde. Wenn ein three-way Matching verwendet wird, entspricht der gematchte Betrag einer Bestellung der Summe der gematchten Beträge aller zugehörigen Wareneingänge. |
Matchingstatus | Status von Yokoy zugewiesen, basierend auf importierten Bestelldaten und Aktionen zum Matchen von Rechnungen, die im Yokoy-Rechnungsmodul durchgeführt wurden. |
Gematchte Rechnung | Zeigt eine Liste aller Rechnungen an, die mit dem Artikel der Bestellung gematched wurden. Wenn es nur eine gibt, siehst Du hier nur eine Rechnung. Wenn es mehrere gibt, siehst Du den Platzhalter Mehrere, auf den Du klicken kannst, um die vollständige Liste der gematchten Rechnungen anzuzeigen.
Gematchte Rechnungen können in zwei Typen unterteilt werden:
|
Wareneingang | Zeigt Informationen zu den Wareneingangstransaktionen an, die für den Artikel der Bestellung durchgeführt wurden. Siehe Wareneingänge in Yokoy. |
Gematchte Bestellung mit mehreren Rechnungen
Filtern von Bestellungen
Du kannst die Bestellungen nach verschiedenen Optionen filtern:
Bestellnummer: Nach einer Bestellung anhand der Bestellnummer suchen
Lieferant
Datum der Erstellung
Ablaufdatum
Bestellungsstatus
Währung
Bestellter Gesamtbetrag
Einzelposten von Bestellungen im Rechnungs-Matcher anzeigen
Einzelposten von Bestellungen werden im Rechnungs-Einzelposten-Matcher Fenster angezeigt, wenn Du eine Bestellung in der Spalte Bestellposten auswählst.
Rechnungsbearbeiter > Rechnungen, Rechnungs-Matcher
Im Rechnungs-Matcher Fenster wählst Du einen Einzelposten aus der Bestellung oder einen Einzelposten aus dem Wareneingang aus, um ihn mit einem Einzelposten aus einer Rechnung zu matchen. Siehe Rechnungen mit Bestellungen matchen (two-way matching) oder Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen matchen (three-way matching).