Rechnungskontrollen und Abweisungsmöglichkeiten konfigurieren

Bei der Rechnungsbearbeitung führt Yokoy Prüfungen aller Rechnungen durch und kennzeichnet potenzielle Probleme wie Duplikate oder nicht übereinstimmende Lieferantenadressen mit Benachrichtigungen, entweder im Rechnungskopf oder auf Ebene der Einzelposten.

Standardmäßig führt Yokoy allgemeine Prüfungen (z.B. Duplikate, IBAN, Rechnungs- und Bestellwährung, Gültigkeit des Steuersatzes) für alle Rechnungen durch.

Du kannst jedoch bei Bedarf bestimmte Kontrollen aktivieren oder deaktivieren, indem Du zu Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen gehst.

Benachrichtigungen werden für alle User angezeigt und können abgewiesen werden (oder auch nicht), je nach Schweregrad der Benachrichtigung. Du kannst festlegen, dass bestimmte Rollen Benachrichtigungen abweisen können, die sie für die Rechnung als nicht relevant erachten. Du kannst beispielsweise festlegen,

dass Submitter von Rechnungen Benachrichtigungen abweisen können, die sich aus der Kontrolle ergeben, dass eine Reverse-Charge-Referenz auf der Rechnung vorhanden ist.
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Du kannst alle von Yokoy durchgeführten Rechnungsprüfungen unter Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen einsehen.

Formale Prüfungen werden in fünf Kategorien eingeteilt:

Klicke auf eine Kontrolle, um eine Beschreibung der durchgeführten Prüfung anzuzeigen. In der Tabelle Formale Prüfungen wird für jede Kontrolle Folgendes angezeigt:

Um eine Kontrolle zu aktivieren, klicke auf die Zeile und dann auf Aktivieren. Wenn Yokoy eine bestimmte Kontrolle überspringen soll, klicke auf die entsprechende Kontrolle und dann auf Deaktivieren. Du kannst mehrere Kontrollen auswählen und je nach Bedarf auf Aktivieren/Deaktivieren klicken.

Je nach Art der Benachrichtigung kannst Du festlegen, ob User Benachrichtigungen abweisen dürfen. Wenn ein User eine Benachrichtigung abweisen möchte, wird diese Aktion im Verlauf der Rechnung protokolliert, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Benachrichtigungen mit dem Schweregrad Fehler können nicht abgewiesen werden, da sie mit obligatorischen Informationen verknüpft sind, die für den Export der Rechnung erforderlich sind. Benachrichtigungen mit dem Schweregrad Info können abgewiesen werden. Standardmäßig können einige Warnmeldungen abgewiesen werden, andere nicht, je nach Art der Kontrolle. Du kannst jedoch die Abweisbarkeit für Warnmeldungen nach Bedarf ändern. Du kannst beispielsweise festlegen,

dass User alle Benachrichtigungen abweisen können, die mit dem Kundennamen verknüpft sind.

Du kannst unter Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen festlegen,

ob eine Warnmeldung geschlossen werden kann oder nicht.

Um die Abweisungsmöglichkeit zu ändern, klicke auf eine Kontrolle und wähle im Feld Abweisbarkeit die Option Abweisbar aus. Dies bedeutet, dass Benutzer alle Benachrichtigungen, die sich aus dieser Kontrolle ergeben, abweisen können. Du kannst mehrere Kontrollen auswählen und je nach Bedarf auf Abweisbar /Nicht abweisbar klicken.

Standardmäßig können User Benachrichtigungen nicht abweisen. Du kannst jedoch festlegen, dass bestimmte Rollen, wie z. B. Finance-User, irrelevante Benachrichtigungen abweisen können.

Du konfigurierst die Rollen, die Benachrichtigungen abweisen können,

unter Admin > Rechnungseinstellungen. Die User-Rollen, denen Du erlauben kannst, Benachrichtigungen abzuweisen, sind Submitter, Manager (Genehmiger), Rechnungsbearbeiter und Finance-User.