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XRechnung ist ein deutsches XML-E-Rechnungsformat, das für die elektronische Rechnungsstellung genutzt wird. Es wird sowohl im öffentlichen Sektor in Deutschland für Rechnungen an Bundesbehörden als auch in anderen Bereichen eingesetzt. Die zugrunde liegende Datenstruktur kann entweder UBL 2.1 oder CII sein.
Yokoy kann XRechnungen mit UBL- oder CII-Struktur verarbeiten, die per E-Mail gesendet werden. XRechnung elektronische Rechnungen können in Yokoy auf dieselbe Weise bearbeitet werden wie Standardrechnungen, durch die Kontrolle der Rechnungsanforderungen wie bspw. Steuer-IDs, Adressen etc.
🚧 Vorsicht
Yokoy unterstützt die Standardversion der XRechnung 3.x-Anforderung. Während eine XRechnung ein eingebettetes PDF enthalten kann, extrahiert Yokoy lediglich die XML-Daten.
Benutzerdefinierte Felder, die ein Lieferant in die XML-Daten einfügt, können von Yokoy nicht erkannt werden.
Um diese E-Rechnungen in Yokoy verarbeiten zu können kannst Du:
sie per E-Mail an das Rechnungspostfach senden (entweder direkt an das Yokoy Rechnungspostfach oder mithilfe eines E-Mail Alias).
✏️ Hinweis
Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Yokoy validiert derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen.
Ungültige E-Rechnungsdateien werden ignoriert.
Hochladen einer XRechnung
XRechnungen und E-Rechnungen bestehen aus XML-Daten. Die XML-Daten können entweder mit dem UBL 2.1- oder dem CII-Schema ausgedrückt werden. Yokoy kann die Daten aus beiden Schemata lesen und interpretieren.
Wenn eine XRechnung im Rechnungseingang eingeht oder über die Web App hochgeladen wird, überprüft Yokoy, ob es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei handelt. Andernfalls wird versucht, eine Rechnung aus dem E-Mail-Text zu erstellen (falls die E-Rechnung mithilfe des Rechnungspostfachs hochgeladen wird).
Falls es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei mit CII- oder UBL-Struktur handelt, werden die XML-Daten verwendet, um die E-Rechnung in Yokoy zu erstellen. Die XML-Datei und alle eingebettete Dateien werden extrahiert und als Begleitdokumente hochgeladen.
Aus den extrahierten Daten generiert Yokoy eine PDF-Datei, die als Rechnungs-Vorschau dient, basierend auf einer standardisierten Rechnungsvorlage.
Die Sprache der Vorlage wird durch die in den Firmeneinstellungen festgelegte Sprache bestimmt. Alle von Yokoy generierten Rechnungsvorschauen sind am unteren Rand des Dokuments mit dem Text „PDF automatisch generiert von Yokoy“ gekennzeichnet.
Wenn die Rechnung von ihrem ursprünglichen Speicherort verschoben wird, wird die Rechnungs-Vorschau nicht neu generiert. Das bedeutet, dass wenn die XRechnung-E-Rechnung zunächst in einer Firma mit der Spracheinstellung Deutsch hochgeladen und anschließend in die britische Rechtseinheit verschoben wird, die Rechnungs-Vorschau weiterhin auf Deutsch angezeigt wird, auch wenn der Rechnungsbearbeiter seine Sprache auf Englisch eingestellt hat.
Falls die hochgeladene XML-Datei ungültig ist (d. h. keine gültige XRechnung-E-Rechnung darstellt), erstellt Yokoy eine leere Rechnung und fügt die XML-Datei als unterstützendes Dokument hinzu.
Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, kann Yokoy die PDF mit der XML-Version vergleichen, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur eine einzelne Rechnung erstellt wird.