🌐 Web-App | 👤 Rechnungsbearbeiter
Wenn Deine Rechnung Fehler oder unvollständige Daten enthält oder als Betrug eingestuft wird, kannst Du die Rechnung ablehnen und den Lieferanten direkt darauf aufmerksam machen.
Um eine Rechnung abzulehnen, gehst Du zum Menü Rechnungsbearbeiter > Rechnungen, wählst die abzulehnende Rechnung aus und klickst auf die Schaltfläche Ablehnen in der oberen rechten Ecke der Rechnungsberichts.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du einen Grund für die Ablehnung der Rechnung aus der Dropdown-Liste auswählen und einen Kommentar hinzufügen musst, um den Grund näher zu erläutern.
Optional kannst Du sie mit einer anderen Rechnung verknüpfen und entscheiden, ob Du den Lieferanten direkt über die Ablehnung benachrichtigen möchtest, indem Du das Kontrollkästchen E-Mail an Anbieter senden anklickst.
Wenn du diese Option auswählst, erscheinen drei neue Felder:
E-Mail des Lieferanten
Thema
E-Mail-Text
Mit diesen Feldern kannst Du direkt von Yokoy aus eine E-Mail an den Lieferanten verfassen. Die E-Mail-Adresse des Lieferanten wird direkt aus den Lieferantenstammdaten übernommen, sofern sie eingegeben wurde. Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kannst Du sie manuell eingeben.
Wenn die abgelehnte Rechnung Anhänge enthält, kannst Du auswählen, ob und welche Anhänge in die E-Mail aufgenommen werden sollen.
Wenn Du Deine E-Mail verfasst hast, klicke auf Bestätigen, um den Lieferanten über die Ablehnung zu informieren.
Der Ablehnungsgrund und zusätzliche Kommentare werden im Verlauf der Rechnung protokolliert.
