Lieferanten in Yokoy

Lieferanten (Verkäufer) sind die, die Deine Firma mit Waren, Dienstleistungen und Artikeln beliefern.

Die Quelle für Lieferantendaten sollten immer die Lieferantenstammdaten im ERP-System Deiner Firma sein. Daher ist es nicht möglich, neue Lieferanten manuell zu erstellen oder Lieferantendaten in Yokoy zu bearbeiten.

Nur Rechnungsbearbeiter mit Berechtigungen für Lieferantendaten können Lieferantendaten anzeigen.

Du kannst Details zu allen importierten Lieferanten anzeigen, indem Du zu Rechnungsbearbeiter > Lieferanten gehst.

Um in der Übersicht nach bestimmten Lieferanten zu suchen, verwende die Suchleiste oben im Fenster und gib den Namen des Lieferanten ein. Um Deine Suche zu spezifizieren, kannst Du auch andere Filteroptionen verwenden, wie z. B. die Firma, mit der der Lieferant verbunden ist, und den Status des Lieferanten (aktiv, inaktiv oder Entwurf).

Um spezifische Details zu einem Lieferanten anzuzeigen, klicke auf den Lieferanten. Der Bildschirm Lieferantendetails enthält drei Registerkarten:

Die Registerkarte Lieferantendetails enthält grundlegende Informationen über den Lieferanten.

Die Registerkarte Rechnungen enthält eine Liste aller Rechnungen für den Lieferanten, die in Yokoy bearbeitet wurden, einschließlich des aktuellen Status der Rechnung.

Die Registerkarte Einstellungen legt die Standardeinstellungen für den Lieferanten fest, einschließlich der Logik, wie Rechnungen mit diesem Lieferanten gematcht werden.

Legt das Kostenobjekt fest, das für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden soll. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie bei der Bearbeitung der Einzelposten der Rechnung ein anderes Kostenobjekt auswählen.

Legt die Kategorie fest, die für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden soll. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie beim Bearbeiten der Einzelposten der Rechnung eine andere Kategorie auswählen.

Legt den Standard-Genehmiger für alle Rechnungen dieses Lieferanten fest. Diese Einstellung kann ignoriert werden, wenn der Workflow einen anderen Genehmigungsablauf festlegt.

Legt die Zahlungsbedingungen fest, die für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden sollen. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie bei der Bearbeitung der Rechnung im Rechnungskopf eine andere Zahlungsbedingung auswählen.

Legt fest, wie Rechnungen dieses Lieferanten bearbeitet werden sollen.

Bei neuen Rechnungen von neuen Lieferanten, die Yokoy noch nie gesehen hat, führt Yokoy kein Smart Coding durch, bei dem das Kostenobjekt und die Kategorie automatisch kodiert werden. Dies liegt daran, dass Yokoy zunächst lernen muss, was in der Vergangenheit verwendet wurde, bevor es Smart Coding auf eine Rechnung anwenden kann. Im Gegensatz dazu versucht Yokoy bei Rechnungen von Lieferanten, die bereits in den Workflow eingereicht wurden, alle Felder für Kostenobjekte und Kategorien der Einzelposten auszufüllen und schlägt eine mögliche Kodierung vor.

immer das Standardverhalten für die Firma. Wenn Du beispielsweise Smart Coding für die Firma ausgewählt hast, die Lieferanteneinstellungen jedoch den Kodierungstyp Standard-Lieferantenkodierung enthalten, werden die Standardwerte für Kostenobjekt und Kategorien für alle mit diesem Lieferanten verbundenen Rechnungen übernommen.

Wenn Du keinen Kodierungstyp für den Lieferanten angibst, wird der Kodierungstyp entweder durch die Standardkategorie/-Kostenstelle für den Lieferanten oder durch die Firmeneinstellungen bestimmt.

Verwende für diesen Lieferanten vereinfachte Einzelposten.

Bei Rechnungen mit mehreren Einzelposten kannst Du die Komplexität reduzieren, wenn dies nicht erforderlich ist, indem Du alle Informationen in einem einzigen Einzelposten zusammenfasst. Yokoy kann Einzelposten nach Steuerkennzeichen zusammenfassen, um unnötige Details zu entfernen.

Legt die für den Lieferanten verwendeten Matching-Einstellungen fest.

Viele Organisationen haben mehrere Firmen, die einander Rechnungen stellen müssen. Beispielsweise stellt Firma CH Firma AU Waren in Rechnung, die aus der Schweiz nach Australien versandt wurden.

Du kannst diese Lieferanten in Yokoy als Konzerninterne-Lieferanten kennzeichnen. Für die Firma AU gilt der Lieferant Firma CH als Konzerninterner-Lieferant.

Daher versteht Yokoy KI, dass es sich bei einem solchen Lieferanten um einen „Sonderfall“ handelt, und behandelt ihn entsprechend.

Die Lieferantenerkennung in Yokoy ist eine der wichtigsten und leistungsstärksten Funktionen. Ohne Lieferantenerkennung funktionieren die meisten Dinge in Yokoy Invoice nicht richtig, einschließlich der Standardkategorien und Kostenobjekte.

Daher kannst Du die Lieferantenerkennung auf Rechnungen verbessern, indem Du benutzerdefinierte Schlüsselwörter im Abschnitt Schlüsselwörter fürs Matching hinzufügst.

Du erhältst beispielsweise regelmäßig Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten. Die Lieferantenstammdaten sind von geringer Qualität, was bedeutet, dass Yokoy Probleme hat, den Lieferanten automatisch zu erkennen, wenn eine Rechnung eingeht. Die Lieferantenrechnung enthält immer einige wiederkehrende Schlüsselwörter wie Steuer-Identifikationsnummer, Adresse usw. Durch die Eingabe solcher Datenfelder als Schlüsselwörter verbessert sich die Erkennung des Lieferanten. In diesem Sinne matched Yokoy die nächste Rechnung dieses Lieferanten direkt mit dem Lieferanten.
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