🌐 Web | 👤 Rechnungsbearbeiter mit Berechtigung für Lieferantendaten
Yokoy unterscheidet zwischen:
Lieferanten der Organisation: Anbieter, die zu ALLEN Firmen gehören
Lieferanten der Firma: Anbieter, die zu einer bestimmten Firma gehören
Du kannst die Lieferanten der Organisation in Yokoy nicht anzeigen, aber Du kannst diese Lieferanten über die Yokoy API abrufen. Je nach Konfiguration Deiner Organisation musst Du Lieferanten möglicherweise als Lieferanten der Organisation und Lieferanten der Firma oder nur als Lieferanten der Firma importieren.
Bei Organisationen mit mehreren Firmen müssen Lieferanten beispielsweise zuerst auf Organisationsebene und dann einzeln für jede Firma importiert werden. Wenn Du eine Organisation mit nur einer Firma eingerichtet hast, musst Du die Lieferanten nur einmal importieren.
Lieferanten-Importdatei
Das Format für die Lieferanten-Importdatei für Lieferanten der Organisation und für Lieferanten der Firma ist ähnlich. Einige Felder können jedoch variieren.
Du kannst ein Beispiel für jede Datei aus dem Dialogfenster Lieferanten importieren herunterladen (nur in Englisch verfügbar). Des Weiteren kannst Du auch automatisch Lieferanten via eines SFTP-Servers importieren.
Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.
💡 Tipp
Je mehr Lieferantenstammdaten Du in Yokoy importierst, desto besser ist das Lieferanten-Matching. Die Lieferantenerkennung (und damit das genaue Matching von Rechnung und Lieferant) hängt in hohem Maße von der Qualität der importierten Lieferantendaten ab.
Je mehr Lieferantendaten verfügbar sind, desto weniger manuelle Anpassungen sind vor dem Einreichen eines Rechnungsberichts erforderlich. Es wird empfohlen, die Felder Steuernummer (Tax number), Bankkontonummer (Bank account number), und Adresse (Address) auszufüllen, da sie effektive Attribute für das Matching mit Yokoy darstellen und den manuellen Aufwand für die Rechnungsverarbeitung reduzieren.
Felder für den Import von Lieferantendaten
Spalte | Feldtyp | Beschreibung |
| Optional | Bankkontonummer des Lieferanten. Sehr empfohlen, da dies Yokoy hilft, den Lieferanten auf der Rechnung zu identifizieren. Mehrere Werte sind möglich. |
| Optional | Land der Bank des Lieferanten |
| Optional | Eindeutige Kennung der Bank. Wird nicht in der App/dem Frontend angezeigt. |
| Optional | Filialcode, der in einigen Ländern verwendet wird. |
| Optional | Auch Bankcode genannt. Ein weiterer Bankidentifikator, der überwiegend in angelsächsischen Ländern genutzt wird. |
| Optional | Stadt als Teil der Lieferantenadresse |
| Optional | Gibt den Standard-Coding-Typ für diesen Lieferanten an. Wenn kein Wert angegeben wird, wird der Standardwert des Unternehmens verwendet. |
| Optional | E-Mail-Adresse der Kontaktperson des Lieferanten |
| Optional | Vorname der Kontaktperson des Lieferanten |
| Optional | Berufsbezeichnung/Funktion der Kontaktperson des Lieferanten. Beispiel: Account Manager |
| Optional | Nachname der Kontaktperson des Lieferanten |
| Optional | Telefonnummer der Kontaktperson des Lieferanten |
| Optional | ISO-Ländercode des Standorts des Lieferanten |
| Optional | E-Mail-Adresse des Standard-Genehmigers für diesen Lieferanten |
| Required | ERP-Code des Lieferanten |
| Optional | IBAN-Konto des Kunden |
| Optional | Gibt an, ob der Lieferant für jede Rechnung eine Bestellung (Purchase Order) benötigt. Wenn kein Wert angegeben wird, wird der Standardwert des Unternehmens verwendet. |
| Required | Name des Lieferanten |
| Optional | Zahlungsbedingungen-Code des Lieferanten (falls im ERP definiert) |
| Optional | % des Rabatts, den der Kunde vom Lieferanten erhält, wenn die Rechnung innerhalb der in paymentTermDiscountDays definierten Anzahl Tage bezahlt wird |
| Optional | Anzahl der Tage, innerhalb derer der Kunde zahlen muss, um Skonto zu erhalten |
| Optional | Netto-Zahlungstage, wie in den Zahlungsbedingungen definiert |
| Optional | Gibt an, ob Positionen für diesen Lieferanten immer zusammengefasst werden sollen. Wenn kein Wert angegeben wird, wird der Standardwert des Unternehmens verwendet. |
Import von Lieferanten in Organisationen mit mehreren Firmen
Wenn Du Rechnungen für mehrere Firmen verwaltest, siehst Du zwei Schaltflächen zum Hochladen von Dateien: Lieferanten (Organisation) und Lieferanten (Unternehmen).
Um Lieferantendaten manuell hochzuladen, musst Du:
Große Unternehmen verfügen in der Regel über eine einzige Datenbank mit allen Lieferanten für das gesamte Organisation. In Yokoy kann es jedoch sinnvoll sein, nur bestimmte Lieferanten für bestimmte Firmen zu aktivieren.
Lieferanten der Organisation hochladen
Um Lieferantendaten manuell hochzuladen, importiere die Datei über die Schaltfläche Lieferanten (Organisation).
Wähle Standard-Yokoy Supplierimport als Dokumentformat. Du kannst Dir ein Beispiel des Formats ansehen, indem Du auf Beispiel klickst.
Weitere Informationen zu den Feldern in der CSV-Datei findest Du unter Felder für den Import von Lieferantendaten.
🚧 Vorsicht
Um den Lieferanten effektiv zu importieren, musst Du den Lieferantenstatus in Deiner CSV-Datei auf 1 = aktiv setzen. Wenn der Status 0 ist, ignoriert Yokoy den Lieferanten und importiert ihn als inaktiv.
Wähle Deine CSV-Datei aus, klicke auf Import starten und warte. Wenn der Import abgeschlossen ist, siehst Du eine Zusammenfassung der Lieferanten, die in Yokoy erstellt wurden.
✏️ Hinweis
Das Importieren von Lieferanten kann je nach Anzahl der zu importierenden Lieferanten einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Du siehst, dass der Import fehlschlägt oder nicht funktioniert, aktualisiere die Seite und versuche erneut, den Import auszulösen.
Die Importdatei kann bis zu 2.000 Einträge pro Upload unterstützen. Wenn Du mehr als 2.000 Lieferanten importieren möchtest, teile Deine Importdatei auf.
💡 Tipp - Lieferanten aktualisieren oder zu vorhandenen Lieferantenstammdaten hinzufügen
Wenn Du einen neuen Lieferanten zu Deinen Lieferantenstammdaten hinzufügen musst, musst Du eine neue Zeile in der CSV-Lieferantendatei mit neuen Informationen und neuen Daten erstellen. Importiere dann wie gewohnt.
Lieferanten für die Firma aktivieren
Nachdem Du die Lieferantendaten für die gesamte Organisation über Lieferanten (Organisation) hochgeladen hast, musst Du die relevanten Lieferanten für eine bestimmte Firma aktivieren, indem Du auf Lieferanten (Firma) klickst.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du eine Beispiel-Yokoy-Importdatei herunterladen kannst. Diese andere CSV-Datei ermöglicht es Dir, lieferantenspezifische Details wie Zahlungsbedingungen hinzuzufügen.
Diese Yokoy-Importdatei enthält folgende Felder:
Spalte | Feldtyp | Beschreibung |
| optional | Zahlungsbedingung Name des Lieferanten (falls im ERP definiert) |
| optional | Zahlungsbedingungscode des Lieferanten (falls im ERP definiert) |
| optional | Kundennummer auf der Seite des Verkäufers (d. h. Kontonummer, Kundennummer usw.) |
| optional | Standard-Kostenstelle, ERP-Code |
| optional | Standardkategorie, Yokoy-ID (Admin-Menü, Kategorien) |
| optional | Standard-Genehmiger aller Rechnungen dieses Lieferanten, E-Mail-Adresse in Yokoy gespeichert |
| obligatorisch | ERP-Code des Lieferanten |
| obligatorisch | Status des Lieferanten in Yokoy:
Stelle sicher, dass es keine offenen Rechnungen in Yokoy mit diesem Lieferanten gibt, wenn Du ihn deaktivierst. |
Bitte fülle mindestens die beiden Pflichtfelder Supplier External ID und Status Active aus, um die Lieferanten für eine bestimmte Firma zu aktivieren.
Als Du den Lieferantendatensatz in der Lieferanten CSV-Datei der Organisation erstellt hast, hast Du dem Datensatz einen bestimmten ERP-Code (externalId) zugewiesen. Stelle sicher, dass Du denselben ERP-Code für den Lieferanten angibst, damit der Import ordnungsgemäß funktioniert.
Wie zuvor sollte der Status 1 sein, damit der Import ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Du ihn auf 0 setzt, werden diese Lieferanten von Yokoy als inaktiv eingestuft und nicht angezeigt.
Falls zutreffend, fülle auch die anderen Felder aus. Nach dem Hochladen dieser Datei wird in Yokoy eine Bestätigungsmeldung mit der Anzahl der erfolgreich erstellten Lieferanten angezeigt.
Import von Lieferanten in einer Organization mit nur einer Firma
Wenn Du Rechnungen für nur eine Firma verwaltest, kannst Du nur eine Schaltfläche zum Hochladen von Dateien sehen. Lieferanten hochladen.
Um Lieferantendaten manuell hochzuladen, klicke auf Lieferanten hochladen. Wähle im Dialogfenster Lieferanten importieren unter Dokumentformat die Option Standard-Yokoy Supplierimport aus. Klicke auf Beispiel, um die Importdatei herunterzuladen.
Fülle die Datei mit den Lieferantendaten entsprechend aus.
🚧 Vorsicht
Achte darauf, mindestens die drei Pflichtfelder auszufüllen: External ID, Name und Status Active.
Nach dem Hochladen dieser Datei wird in Yokoy eine Bestätigungsmeldung mit der Anzahl der erfolgreich erstellten Lieferanten angezeigt. Du kannst eine Protokolldatei herunterladen, die bei der Behebung von Problemen hilft.