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Gutschriften sind im Grunde das Gegenteil einer Rechnung. Es handelt sich um Dokumente, die einen negativen statt eines positiven Betrags ausweisen und entsprechend verbucht werden. Diese Dokumente werden manuell in Yokoy erfasst.
Yokoy behandelt eine Rechnung als Gutschrift, wenn der Gesamtbetrag des Dokuments negativ ist, unabhängig davon, ob einige Einzelposten positiv und andere negativ sind. Wenn die Gesamtsumme negativ ist, wird das Dokument als Gutschrift betrachtet.
✏️ Hinweis
Gutschriften folgen dem Standard-Genehmigungsablauf der Firma, der für andere Rechnungen festgelegt wurde, es sei denn, der Workflow wurde so eingerichtet, dass er auf negative Beträge überprüft.
Gutschriften verarbeiten
Wenn ein Dokument hochgeladen wird, markiert Yokoy automatisch jede Rechnung mit einem negativen Gesamtbetrag als Gutschrift. Allerdings senden Lieferanten häufig Gutschriften mit einem positiven Gesamtbetrag.
Um solche Dokumente bei manuellen oder E-Mail-Uploads dennoch als Gutschriften zu erkennen, müssen Sie die Dokumentenklassifizierung aktivieren.
Rechnung in Gutschrift umwandeln
Um eine Rechnung in eine Gutschrift umzuwandeln, gehe zum Menü Rechnungsbearbeiter > Rechnungen, wähle die Rechnung aus, die Du umwandeln möchtest, und klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des Rechnungsberichts.
Wähle Gutschrift aus. Deine Rechnung wird automatisch in eine Gutschrift umgewandelt.
Yokoy wandelt alle Beträge der Einzelposten in negative Beträge um.
Wenn die Einzelposten bereits negativ sind, werden sie von Yokoy nicht geändert.
Gutschriften anzeigen
In der Rechnungsübersicht werden alle Gutschriften mit dem Gutschriften-Symbol gekennzeichnet. Die Farbe des Gesamtbetrags ändert sich in Rot, und vor dem Betrag erscheint ein negatives Vorzeichen.
Gutschrift in eine Rechnung konvertieren
Alle Einzelposten werden in positive Beträge umgewandelt. Falls die Rechnung aus Versehen als Gutschrift gekennzeichnet wurde, kannst Du sie zurück in eine Standardrechnung umwandeln, in dem Du auf Rechnung klickst.
