🌐 Web | 👤 Rechnungsbearbeiter, Finance
Unternehmen bearbeiten tagtäglich zahlreiche Rechnungen. Verzögerungen oder Missverständnisse können zu kostspieligen Fehlern, belasteten Beziehungen zu Lieferanten und Störungen im Cashflow führen. Um einen schnellen und effektiven Kommunikationsfluss sicherzustellen, ermöglicht Yokoy den internen Nachrichtenaustausch zu Rechnungen direkt in der Web-App.
Die Rechnungsnachrichten werden in einem separaten, ausklappbaren Bereich in der Detailansicht der Rechnung angezeigt. Du kannst diesen Bereich über das Nachrichtensymbol in der Aktionsleiste aufrufen.
✏️ Hinweis
Diese Funktion ist in der Mobile-App nicht verfügbar.
Um Rechnungsnachrichten zu sehen, die andere Benutzer zu Rechnungen hinzugefügt haben, musst Du die Web-App im mobilen Browser verwenden.
Unterschied zwischen Rechnungsnachrichten und dem Feld Bemerkung/Kommentar
Alle Informationen, die über die Rechnungsnachrichten hinzugefügt werden,
gelten als interne Kommentare und werden nur während der Verarbeitung der Rechnung in Yokoy gespeichert. Diese Kommentare werden beim Export der Rechnung nicht mit exportiert, bleiben jedoch in Yokoy sichtbar.
Das Feld Bemerkung / Kommentar im Rechnungskopf dient dazu,
Kommentare zu erfassen, die für die finanzielle Verarbeitung der Rechnung relevant sein könnten. Texteingaben in diesem Feld werden beim Speichern der Rechnung in der Registerkarte Verlauf protokolliert und können anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Diese Kommentare können (falls unterstützt) beim Export in das Finanzsystem übernommen und in der Buchungszeile gespeichert werden.
Nachricht hinzufügen
Um eine Nachricht zu einer Rechnung hinzuzufügen, gib den Kommentar in das Textfeld ein und klicke auf Senden.
Die Rechnungsnachricht wird mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der kommentierenden Person angezeigt. Falls Dir ein Fehler unterlaufen sollte,
hast Du bis zu 7 Sekunden Zeit, die Nachricht per Rückgängig machen zu entfernen.
Benutzer taggen
Du kannst beliebige Benutzer innerhalb der Organisation taggen, indem Du das
@-Zeichen gefolgt vom Namen der jeweiligen Person eingibst. Dabei können Benutzer sowohl aus dem gleichen Unternehmen, in dem die Rechnung bearbeitet wird, als auch aus anderen Unternehmen der Organisation stammen.
Wenn Du einen Benutzer in einer Nachricht taggst und auf Senden klickst, erhält dieser User eine E-Mail-Benachrichtigung. Die E-Mail enthält die Nachricht sowie die Rechnungsnummer und den Lieferantennamen. Zusätzlich ist ein Link enthalten,
über den die jeweilige Rechnung direkt aufgerufen werden kann.
Die Sprache der E-Mail wird durch die in der Benutzerprofil-Einstellung festgelegte Sprache bestimmt.
Je nach Rolle und den Rechnungseinstellungen hast Du eventuell keine Berechtigung, die Rechnung zu bearbeiten – die Nachrichten kannst Du aber in jedem Fall einsehen.
🚧 Vorsicht
Wenn Du in der E-Mail auf den Link klickst, wirst Du auf die Web-App im mobilen Browser weitergeleitet, nicht in die Yokoy Mobile App.
Anzeigen von Rechnungsnachrichten
Du kannst sehen, ob eine Rechnung Nachrichten enthält – sowohl in der Rechnungsübersichtstabelle als auch in der Aktionssymbolleiste.
Darüber hinaus kannst Du Rechnungen nach dem Kriterium Enthält Nachricht oder nach Erwähnten Benutzern filtern, um gezielt Rechnungen zu finden, die Handlungsbedarf haben.
Die Rechnungsübersichtstabelle enthält ein Nachrichtensymbol, das anzeigt, dass der Rechnung eine oder mehrere Nachrichten zugeordnet sind.
In der Detailansicht der Rechnung wird das Nachrichtensymbol mit einem blauen Punkt angezeigt, wenn es bei der Rechnung Nachrichten gibt.
