Eine E-Rechnung, kurz für „elektronische Rechnung“, ist ein strukturiertes Dokument, das digital erstellt und übermittelt wird. Sie dient demselben Zweck wie eine herkömmliche Rechnung in Papierform oder als PDF: als detaillierte Aufzeichnung einer Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer von Waren oder Dienstleistungen. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer per E-Mail versandten PDF-Datei wird eine E-Rechnung vollständig in einem strukturierten digitalen Format erstellt, versendet und empfangen.
E-Rechnungen werden in der Regel auf elektronischem Wege erstellt und ausgetauscht, z.B. per E-Mail, elektronischem Datenaustausch (EDI) oder über spezielle Rechnungsplattformen. Sie können alle relevanten Informationen enthalten, die auch auf einer Papierrechnung zu finden sind, wie z.B.:
Rechnungsnummer und -datum: Eindeutige Kennung für die Rechnung und das Ausstellungsdatum.
Verkäufer- und Käuferinformationen: Kontaktdaten des Verkäufers und des Käufers.
Aufgeschlüsselte Beschreibung: Detaillierte Liste der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen.
Zahlungsbedingungen: Angaben zum Fälligkeitsdatum der Zahlung, zu den Zahlungsmethoden und zu etwaigen Rabatten oder Verzugsgebühren.
Steuerinformationen: Informationen zu den anfallenden Steuern, wie z. B. Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer (MwSt.).
Totalbetrag: Der Gesamtbetrag, der für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen fällig ist.
In Europa legt die EU-Norm EN 16931 das semantische Modell einer E-Rechnung fest. Mit anderen Worten: Sie bestimmt die erforderlichen Informationen und Beziehungen. Sie legt nicht die Struktur (Schema und Format) fest oder wie sie übertragen werden sollte.
Daher sind mehrere E-Rechnungsformate entstanden, die häufig für die elektronische Rechnungsstellung verwendet oder unterstützt werden. Zum Beispiel ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X. Diese Formate werden oft verwendet, um einen standardisierten und effizienten Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden zu gewährleisten.
In einigen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung zur Standardmethode für die B2B-Rechnungsstellung geworden. In Deutschland beispielsweise müssen Firmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Yokoy unterstützt E-Rechnungen auf verschiedene Weise:
| Web upload | Rechnungs-posteingang | API |
ZUGFeRD (hybride PDF-Datei) | Unterstützt | Unterstützt |
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XRechnung (XML-Datei) | Unterstützt | Unterstützt |
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Peppol BIS 3.0 E-Rechnung | Unterstützt | Unterstützt | |
Other formats that use UBL 2.1 schema | Unterstützt | Unterstützt | |
Other formats that use the CII D22B schema | Unterstützt | Unterstützt |
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Alternativ kannst Du auch eine E-Rechnung an Yokoy mithilfe der Integration der E-Rechnungsplattform Pagero senden.