🌐 Web 📱 Mobile | 👤 Submitter, Rechnungsbearbeiter
Die Bearbeitung einer Rechnung in Yokoy umfasst drei Schritte:
Sieh Dir die Rechnung an und überprüfe oder bearbeite die erforderlichen Informationen wie Kostenstellen, Kategorien usw.
Finalisiere die Rechnung, indem Du sie entweder zur Genehmigung einreichst und anschließend überprüfst, oder die Rechnung ablehnst.
Exportiere die Rechnung nach Genehmigung und Überprüfung für die Buchhaltung.
✏️ Hinweis
Du kannst nur Rechnungen bearbeiten, die den Status Neu, Entwurf oder Zur Korrektur haben. Wenn der Status der Rechnung In Genehmigung, In Prüfung oder Bereit für Export lautet, musst Du die Rechnung zunächst zurückziehen.
Rechnung als Submitter oder Rechnungsbearbeiter einsehen
Je nach Rolle kannst Du in der Web-App und der Mobile-App Folgendes einsehen oder bearbeiten:
| Rechnungen in Übersichtstabelle |
🌐 Web |
📱 Mobile |
Submitter |
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Rechnungs-bearbeiter |
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Als Submitter kannst Du beispielsweise Deine eigenen Rechnungen entweder über die Web-App oder über die mobile App einsehen und bearbeiten. Wenn Du jedoch als Rechnungsbearbeiter Rechnungen eines anderen Submitters bearbeiten möchtest, musst Du die Web-App verwenden.
Die Rechnungsübersichtstabelle enthält eine Liste der Rechnungen, die entweder Dir als Submitter zugewiesen wurden, oder alle in der Firma verfügbaren Rechnungen. Klicke oder tippe auf eine Rechnung, um sie zu bearbeiten.
Rechnungsübersicht - Web (Submitter)
Rechnungsübersicht - Web (Rechnungsbearbeiter)
Rechnungen in der Web-App bearbeiten
Die Rechnungsübersicht zeigt links eine Vorschau des Rechnungsdokuments und rechts die Übersicht der Rechnungskopfzeile mit den von der Yokoy KI extrahierten Daten. Oben auf dem Bildschirm befindet sich die Aktions-Symbolleiste, in der Du die Aktionen zum Speichern, Ablehnen oder Einreichen der Rechnung sowie weitere Optionen findest.
Unten siehst Du die Einzelposten, die Yokoy aus der Rechnung extrahiert hat. Darüber hinaus gibt es vier weitere Registerkarten: Verlauf, Genehmiger:in, Unterlagen und Zugehörige Rechnungen.
1. Rechnungsvorschau, 2. Übersicht über den Rechnungskopf,
3. Rechnungseinzelposten, 4. Panel-Grabber
💡 Tipp
Du kannst die Größe der Rechnungseinzelposten-Tabelle (3) anpassen, indem Du den Panel-Grabber (4) im unteren Teil des Bildschirms ziehst und ablegst.
🚧 Vorsicht
Änderungen in der Rechnung werden nicht automatisch gespeichert. Du musst auf Speichern klicken, um die Änderungen zu übernehmen. Andernfalls gehen alle Änderungen verloren.
Rechnungen in der Mobile-App bearbeiten
Als Submitter kannst Du eine Rechnung in der Mobile-App bearbeiten. Gehe dazu in der unteren Navigationsleiste auf die Registerkarte Rechnungen und tippe auf die Rechnung, die Du bearbeiten möchtest.
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Registerkarte Rechnungen in der Mobile-App | Rechnungsübersicht in der Mobile-App |
Oben auf dem Bildschirm siehst Du das Rechnungsdokument und darunter alle daraus extrahierten Daten, sortiert nach den Registerkarten Einzelposten, Details und Verlauf.
💡 Tipp
Wische auf dem unteren Bereich der App nach oben, um weitere Informationen anzuzeigen.
🚧 Vorsicht
Änderungen in der Rechnung werden nicht automatisch gespeichert. Du musst auf Speichern klicken, um die Änderungen zu übernehmen. Andernfalls gehen alle Änderungen verloren.
Rechnungskopf-Übersicht
Dieser Abschnitt zeigt eine Übersicht über die grundlegenden Daten der Rechnung. In der Mobile-App befindet sich dieser Abschnitt auf der Registerkarte Details.
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Web-App | Mobile-App |
Der Rechnungskopf enthält den Status der Rechnung, die Herkunft der Rechnung und die mit der Rechnung verbundene Firma.
Die Herkunft gibt an, ob die Rechnung manuell von einem Benutzer oder per E-Mail hochgeladen wurde, einschließlich der E-Mail-Adresse des Benutzers, der die E-Mail gesendet hat.
Je nach Konfiguration kann der Rechnungskopf weitere Felder enthalten, z. B. benutzerdefinierte Felder für Deine Firma. Für jede Rechnung kannst Du die folgenden Daten bearbeiten:
Rechnungskopf-Felder
Feld | Beschreibung |
Rechnungsnummer | Die Nummer, die auf der Rechnung angegeben ist und als eindeutige Kennung dient. |
Lieferant | Der Lieferant, von dem die Rechnung stammt. Dieses Feld wird in der Regel von Yokoy auf der Grundlage der in Yokoy erfassten Lieferantenstammdaten vorausgefüllt. Wenn Yokoy keinen Match findet, bleibt das Feld leer. Du musst den richtigen Lieferanten aus der Dropdown-Liste auswählen oder den Lieferanten zu Deinen Lieferantenstammdaten hinzufügen. |
Nummer der Bestellung | Die Nummer der gematchten Bestellung. Wenn keine Nummer extrahiert wurde, wurde in Yokoy keine Bestellung gefunden.
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn das Bestellmodul für Deine Firma aktiviert wurde. Andernfalls wird es nicht angezeigt. |
Totalbetrag | Der Betrag und die Währung des auf der Rechnung angegebenen Gesamtbetrags. |
Belegdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. |
Fälligkeitsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Zahlung für die Rechnung fällig ist. |
Buchungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Rechnung im ERP-System verbucht wird. |
Leistungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum oder der Zeitraum, an dem die in der Rechnung abgerechnete Leistung erbracht wurde. |
Zahlungskonto | Das Konto des Lieferanten, auf das die Zahlung überwiesen werden soll. Dieses Feld wird in der Regel von Yokoy auf der Grundlage der von unseren KI-Algorithmen erfassten Rechnungsinformationen vorausgefüllt. Wenn Yokoy keine Übereinstimmung zwischen dem Zahlungskonto auf der Rechnung und dem Zahlungskonto aus den Lieferantenstammdaten finden konnte, gibt Yokoy eine Warnung mit dem Titel Kontokonflikt aus, um Betrug zu vermeiden. Darüber hinaus ist dieses Feld leer, wenn für den Lieferanten keine Bankverbindung angegeben ist oder auf der Rechnung keine Informationen gefunden wurden. |
Referenznummer | Die Referenznummer, die sich in den Zahlungskontodaten befindet. Dies gilt in der Regel für Rechnungen, die einen Schweizer QR-Code haben. |
Zahlungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wird. |
Zahlungsfrist | Wenn für diesen Lieferanten bestimmte Zahlungsbedingungen (z. B. Rabatte) konfiguriert wurden, können diese manuell aus dieser Dropdown-Liste ausgewählt werden. Yokoy berechnet dann automatisch das Fälligkeitsdatum der Rechnung und das Zahlungsdatum (die Felder für die Vorbedingungen sind leer). Alle Berechnungen basieren auf dem auf der Rechnung angegebenen Datum. |
Submitter | Standardmäßig wird der Submitter, der die Rechnung importiert hat, in diesem Feld erfasst. Du kannst den Submitter jedoch anpassen, indem Du mehrere Benutzer auswählst. Nach dem Speichern oder Einreichen der Rechnung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du entscheiden kannst, ob Du die neu ausgewählten Submitter per E-Mail über die ihnen zugewiesene Rechnung benachrichtigen möchtest. |
Kommentar | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu, der für andere Personen im Genehmigungsprozess der Rechnung relevant sein könnte. |
Yokoy ID | Die eindeutige Kennung des von Yokoy erstellten Rechnungsberichts. Verwende diese ID, um den Rechnungsbericht in Yokoy zu verfolgen. Dies ist nicht dieselbe Nummer wie die vom Lieferanten festgelegte Rechnungsnummer. |
Einzelposten
In diesem Abschnitt findest Du alle Einzelposten, die aus der Rechnung extrahiert wurden – inklusive detaillierter Informationen zu jedem einzelnen Posten.
✏️ Hinweis
Die Logik, nach der Einzelposten extrahiert und Standard-Kostenobjekte sowie Kategorien zugewiesen werden, hängt von den Lieferanteneinstellungen in Rechnungsbearbeiter > Lieferanten ab.
Übersicht der Einzelposten – Web
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Übersicht der Einzelposten - Mobile | Detailansicht der Einzelposten - Mobile |
Für jede Position kannst Du die folgenden Daten im Rechnungsbericht bearbeiten:
Daten zu den Rechnungs-Einzelposten
Feld | Beschreibung |
Nr. | Position des Einzelpostens auf der Rechnung. |
Beschreibung | Beschreibung des Einzelpostens, wie auf der Rechnung angegeben. |
Bestellposten (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Wähle den Einzelposten auf dem Bestellschein aus, mit dem der Rechnungsposten gematcht werden soll, falls er nicht von Yokoy extrahiert wurde. |
Matching-status (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Der Status gibt an, ob der Einzelposten der Rechnung mit einem entsprechenden Einzelposten der Bestellung gematcht wurde.
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Kategorie | Bitte wähle die (richtige) Kategorie aus, auf die der Einzelposten gebucht werden soll, wenn sie nicht von Yokoy extrahiert wurde.
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Kostenobjekt | Bitte wähle das (richtige) Kostenobjekt aus, auf das der Einzelposten gebucht werden soll, falls es nicht von Yokoy extrahiert wurde. |
Menge | Die Anzahl des gleichen Einzelpostens auf der Rechnung. |
Price | Der Gesamtpreis des Einzelpostens. |
Steuer % | Der Mehrwertsteuersatz, der auf den Einzelposten berechnet wird. |
Netto | Der Nettobetrag des Einzelpostens. |
Brutto | Der Bruttobetrag des Einzelpostens wird in der Währung angezeigt, die im Abschnitt Rechnungsübersicht angezeigt wird. |
Je nach den aus der Rechnung extrahierten Daten kann Yokoy die Beträge der einzelnen Rechnungspositionen basierend auf dem ausgewählten Steuersatz automatisch berechnen. Weitere Informationen findest Du unter Berechnung der Einzelposten-Beträge einer Rechnung
Du kannst weitere Einzelposten hinzufügen (+ Position hinzufügen), die auf der Rechnung fehlen könnten.
✏️ Hinweis
Wenn das Bestellmodul nicht aktiv ist, können Rechnungs-Einzelposten nicht mit Bestellposten gematcht werden. Die Spalten Bestellposten und Matchingstatus werden nicht angezeigt.
Registerkarte Verlauf
Hier kannst Du den Verlauf der Rechnung und alle Aktivitäten einsehen, einschließlich des Namens der Person, die eine Aktivität ausgeführt hat, und des Zeitstempels, wann diese Aktivität stattgefunden hat.
Beispielsweise kannst Du den Namen der Person sehen, welche die Rechnung hochgeladen hat, ob die Submitter der Rechnung geändert wurden, einschließlich der Namen der neuen Submitter, alle Kommentare, die von einer bestimmten Person hinterlassen wurden, und wann der Manager-Benutzer die Rechnung genehmigt hat.
Je nach Deiner Finanzintegration können alle hier eingegebenen Kommentare beim Export der Rechnung an Dein Finanzsystem übermittelt werden.
In der Mobile-App kannst Du über diese Registerkarte auch Kommentare zur Rechnung hinzufügen.
Registerkarte Genehmiger:in
Hier siehst Du den Genehmigungsablauf dieser Rechnung mit allen beteiligten Genehmiger:innen. Auf dieser Registerkarte kannst Du sehen, wer als Nächstes Deine Rechnung genehmigen wird, sobald Du alle erforderlichen Details eingegeben und die Rechnung eingereicht hast.
Der Genehmigungsablauf wird während der Implementierung von Yokoy im Finanzsystem Deiner Firma definiert.
Registerkarte Unterlagen
Hier kannst Du zusätzliche Belege zum Rechnungsbericht hochladen. Wenn Du die Rechnung per E-Mail hochgeladen hast, findest Du den E-Mail-Text je nach Firmeneinstellungen möglicherweise als separates Dokument in dieser Registerkarte.
Yokoy erlaubt das Hochladen folgender Dateitypen:
PDF
JPEG
PNG
DOC, DOCX
CSV
XLS, XLSX
Du kannst bis zu drei Dokumente pro Rechnung mit einer maximalen Dateigröße von 5MB hochladen. Um den Upload zu bestätigen, musst Du die Rechnung speichern. Andernfalls gehen alle hochgeladenen Dokumente verloren.
✏️ Hinweis
Du kannst nur unterstützende Unterlagen zu Rechnungen hochladen, die sich im Status Neu, Entwurf oder In Prüfung befinden. Du kannst keine Dokumente hochladen, wenn sich die Rechnung im Status In Genehmigung, Bereit für Export oder Exportiert befindet.
Registerkarte Zugehörige Rechnungen
Hier findest Du ähnliche Rechnungen desselben Lieferanten, die in Yokoy erfasst wurden. Das bedeutet, dass Du hier frühere Rechnungen desselben Lieferanten findest, wenn diese bereits bearbeitet wurden.
✏️ Hinweis
Nur Rechnungsbearbeiter und Finance-User können die Registerkarte Zugehörige Rechnungen sehen.
Aktionsleiste
In der rechten oberen Ecke der Web-App kannst Du verschiedene Aktionen mit der Rechnung durchführen:
Zwischen Rechnungen wechseln: Klicke auf Zurück oder Weiter, um zwischen Dir zugewiesenen Rechnungen zu navigieren.
Rechnung in neuer Registerkarte öffnen: Um das Rechnungsdokument in einem neuen Tab Deines Webbrowsers zu öffnen, klicke auf den Doppelpfeil.
Rechnung weiterleiten: Klicke auf den Rechtspfeil, um die Rechnung an einen anderen Benutzer weiterzuleiten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du einen neuen Submitter auswählen kannst, der die Rechnung prüfen und einreichen soll. Du kannst einen Kommentar eingeben, um den Grund für die Weiterleitung der Rechnung zu erläutern.
Rechnung aufteilen: Wenn Du aus einer Rechnung mehrere Rechnungen erstellen möchtest, kannst Du die PDF-Seiten durch Klicken auf das Scherensymbol aufteilen. Durch diese Aktion wird die Rechnung nicht gelöscht, sondern es wird eine neue Rechnung aus der vorhandenen erstellt. Du musst die Originalrechnung anschließend löschen.
Rechnung löschen: Um die aktuell geöffnete Rechnung zu löschen, klicke auf das Papierkorbsymbol. Das Dokument wird dauerhaft aus Yokoy entfernt.
Rechnungs-Nachrichten: Füge interne Kommentare zur Rechnung hinzu. Diese Kommentare gehen verloren, wenn die Rechnung exportiert wird.
Speichern: Mit dieser Aktionstaste kannst du auswählen, wie sich Yokoy verhält, wenn es die Rechnung speichert. Du hast folgende Möglichkeiten:
Speichern: Die Rechnung wird gespeichert, bleibt aber geöffnet.
Speichern und die nächste Rechnung öffnen: Speichert die gerade geöffnete Rechnung und geht über zur nächsten Rechnung in der Warteschlange.
Speichern und schließen: Speichert die gerade geöffnete Rechnung und kehrt zum Rechnungs-Dashboard zurück.
Du kannst auf eine der Optionen klicken, um diese Aktion auszuführen.
Um Deine bevorzugte Einstellung zu behalten, klicke auf das Sternsymbol neben der Option.
✏️ Hinweis
Wenn Du irgendwelche Details der Rechnung (Kopf- oder Positionsdaten) aktualisierst und auf Speichern klickst, wird die Aktion im Verlauf-Reiter protokolliert.
Über die Aktionen-Schaltfläche (drei Punkte) kannst Du eine Gutschrift für eine Rückerstattung manuell erstellen (nur in der Web-App verfügbar).
Mehrere Einzelposten in der Web-App bearbeiten
In der Webanwendung kannst Du mehrere Einzelposten gleichzeitig bearbeiten, indem Du das Kontrollkästchen links neben jedem Einzelposten anklickst. Sobald Du das Kontrollkästchen neben mindestens zwei Einzelposten angeklickt hast, werden mehrere Aktionen angezeigt:
Bearbeiten: Bearbeite die ausgewählten Einzelposten gesammelt, d. h., Du kannst für alle ausgewählten Einzelposten gleichzeitig dieselben Werte festlegen. Du kannst beispielsweise für alle ausgewählten Einzelposten dieselbe Kategorie oder dasselbe Kostenobjekt definieren. Wenn Du alle zutreffenden Werte festgelegt hast, klicke auf Speichern, damit Deine Änderungen in der Übersicht der Einzelposten des Rechnungsberichts angezeigt werden.
Löschen: Lösche alle ausgewählten Einzelposten aus dem Rechnungsbericht. Klicke auf Speichern, damit Deine Änderungen in der Übersicht der Einzelposten des Rechnungsberichts angezeigt werden.
Einzelposten aggregieren: Fasse alle ausgewählten Einzelposten zu einem einzigen Einzelposten zusammen. Wenn Du Einzelposten zusammenfasst, kannst Du nicht zur Ansicht der komplexen Einzelposten zurückkehren, es sei denn, Du lädst die Rechnung erneut hoch.
Rechnung fertigstellen
Nachdem Du die erforderlichen Felder im Rechnungsbericht überprüft und angepasst hast, hast Du drei Möglichkeiten, um fortzufahren. Du findest sie in der Web-App in der oberen rechten Ecke des Rechnungsberichts.
Speichern: Klicke auf Speichern, wenn Du den Rechnungsbericht speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchtest.
Ablehnen: Klicke auf Ablehnen, wenn Du die Rechnung ablehnen möchtest aus einem der folgenden Gründe: Duplikat, Abgelehnt, Betrug, Falsche Daten, Unvollständige Daten, Andere. Füge einen Kommentar zu Deiner Begründung hinzu. (nur in der Web-App verfügbar).
Einreichen: Klicke auf Einreichen, wenn Du bereit bist, Deinen Rechnungsbericht einzureichen.
In der Mobile-App kannst Du die Rechnung nur Speichern oder Einreichen, da Du hier bei Rechnungen nur die Rolle des Submitters übernimmst.