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Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen matchen (Three-Way Matching)

Überwache die Beschaffung und die Lieferung von Bestellungen, indem Du die Beträge mit den Rechnungen abgleichst.

Verfasst von Yokoy Team

🌐 Web | 👤 Rechnungsbearbeiter

Beim Three-Way Matching werden Rechnungsdaten mit Daten aus Bestellungen (PO) und Wareneingängen (GR) verglichen.

Durch den Vergleich der drei Dokumente kannst Du überprüfen, ob das, was bestellt wurde, mit dem übereinstimmt, was erhalten und was in Rechnung gestellt wurde, um betrügerische Transaktionen und falsche Zahlungen zu verhindern. Three-Way Matching ist für Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und übereinstimmen, bevor sie die Zahlung freigeben.

Für das Three-Way Matching in Yokoy sind Bestelldaten, Wareneingangsdaten und Daten zu den Einzelposten von Rechnungen erforderlich. Wareneingänge müssen zuvor mit der entsprechenden Bestellung in Yokoy verknüpft worden sein.

Three-Way Matching kann automatisch oder manuell durchgeführt werden.

Bestellposten-Spalte in Einzelposten

In der Spalte Bestellposten kannst Du einen Rechnungsdatensatz manuell mit einem Wareneingang oder einer Bestellung matchen, indem Du auf der Registerkarte Einzelposten auf die Option Bestellung wählen klickst. Das Fenster für das Rechnungsmatching wird angezeigt.

💡 Tipp

Die Position des Fensters ist nicht festgelegt. Du kannst es bei Bedarf an eine andere Stelle auf dem Bildschirm ziehen.

Im Rechnungs-Matcher werden die zugehörigen Bestell- und Wareneingangsdaten angezeigt. Es werden alle Bestell-Einzelposten für die ausgewählten Bestellnummern angezeigt. Die Bestell-Einzelposten werden in aufsteigender Reihenfolge nach Bestellnummer und dann nach Position sortiert. Falls die Bestellnummer oder die Position nicht-numerische Werte enthalten, werden diese Einzelposten alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

Wareneingangspositionen sind unter den zugehörigen Bestell-Einzelposten verschachtelt. Um sie anzuzeigen, klicke auf den Pfeil neben einem Bestell-Einzelposten, um die Ansicht zu erweitern.

✏️ Hinweis

Wenn Du keine Wareneingangsdaten sehen kannst, obwohl Dein Finanzsystem so eingerichtet ist, dass diese Informationen an Yokoy gesendet werden, überprüfe, ob Dein Yokoy-Administrator das Kontrollkästchen Wareneingangsdaten anzeigen unter Admin > Rechnungseinstellungen aktiviert hat. Die Daten wurden möglicherweise importiert, werden aber nicht in der Rechnungs-Matcher-Tabelle angezeigt.

Matchingstatus-Spalte

Diese Spalte gibt den Matching-Status des Bestellpostens und des Wareneingangspostens an. Die möglichen Status für Bestellungen und Wareneingang-Einzelposten sind:

  • Nicht gematched: Kein Einzelposten der Rechnung wurde mit dem Wareneingang gematched.

  • Gematched: Die Einzelposten der Rechnung wurden vollständig mit dem Wareneingang gematcht. Es bestehen keine Abweichungen bei den Mengen oder Beträgen.

  • Teilweise gematched:Einzelposten der Rechnung wurden mit dem Wareneingang gematcht. Die erhaltene Menge wurde nicht vollständig gematcht. Es ist noch eine offene Menge fürs Matching vorhanden.

  • Diskrepanz: Einzelposten der Rechnung wurden mit dem Wareneingang gematcht. Es bestehen Abweichungen bei Betrag und/oder Menge.

Matching-Status werden in Yokoy berechnet, wenn ein Matching durchgeführt wird oder wenn vorhandene Matching-Daten aus der externen Bestellquelle importiert werden. Weitere Informationen zur spezifischen Bedeutung dieser Status finden Sie unter Matching-Status für Bestellungen und Wareneingänge.

🚧 Vorsicht
Yokoy erlaubt nur eine Eins-zu-eins-Beziehung zwischen Rechnungspositionen und Bestell-/Wareneingangspositionen.

Wenn die Artikel in separaten Bestellungen oder Wareneingängen bestellt oder geliefert, aber in einer einzigen Rechnungsposition in Rechnung gestellt wurden, musst Du ein Duplikat der Rechnungsposition erstellen und die Beträge und Mengen so anpassen, dass sie der Bestell-/Wareneingangsposition entsprechen.

Automatisches Matching von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen

Yokoy kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen matchen.

Mit automatischem Three-Way Matching erkennt Yokoy Informationen in der Rechnung, die bei der Identifizierung von Bestellungen und Wareneingängen helfen. Yokoy verwendet diese Informationen, um automatisch eine Bestellung und einen Wareneingang mit dem Rechnungsposten zu verknüpfen.

✏️ Hinweis - Admin-aktivierte Funktion
Um das automatische Three-Way Matching zu aktivieren, navigiere zu Admin > Rechnungseinstellungen. Überprüfe, ob die Option Bestellungen aktivieren aktiviert ist, und aktiviere das Kontrollkästchen Automatisches Matching aktivieren.

Einzelposten von Bestellungen werden automatisch mit den Rechnungs-Einzelposten abgeglichen, wenn die Rechnung zum ersten Mal hochgeladen wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den automatischen Abgleich manuell auszulösen:

  • durch das manuelle Hinzufügen oder Entfernen einer Bestellnummer im Feld Bestellnummer im Kopfbereich der Rechnung, oder

  • durch die Option Auto-Matching auslösen im Bereich der Einzelposten.
    Benutzer können eine, mehrere oder alle Einzelposten auswählen und das Auto-Matching auslösen.

Falls Yokoy die Bestellnummer auf der Rechnung nicht erkennen kann,

hängt das Verhalten beim Matchen der Rechnungs-Einzelposten von den Lieferanteneinstellungen ab:

Um die Daten im Bestellartikel mit dem Einzelposten der Rechnung zu matchen, sucht Yokoys KI nach diesen Attributen:

  • Lieferant

  • Bestellnummer

  • Währung

  • Beschreibung

  • Menge

  • Betrag

  • Artikelpreis

  • Lieferschein (falls auf der Rechnung vorhanden)

  • Artikel Nr. (falls auf der Rechnung vorhanden)

✏️ Hinweis

Lieferscheindaten und Artikelnummern werden nicht von der KI als separate Daten extrahiert, sondern als Teil der Extraktion der Rohdaten der Einzelposten ausgelesen. Das bedeutet, dass, wenn eine Lieferscheinnummer oder eine Artikelnummer auf dem importierten Wareneingangsposten vorhanden ist und dieselbe Referenz in den extrahierten Rohdaten der Einzelposten gefunden wird, diese beim automatischen Matching in die Ermittlung der Matching-Bewertung einbezogen wird.

Manuelles Matching von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen

Wenn die Bestellnummer(n) im Rechnungskopf ausgewählt werden, werden auf der Registerkarte Einzelposten zwei zusätzliche Spalten angezeigt:

Klicke in der Spalte Bestellposten auf Bestellung wählen und wähle eine Bestellnummer aus (falls noch keine ausgewählt wurde).

Um einen Einzelposten einer Rechnung mit einem Posten in der Bestellung/im Wareneingang zu matchen, wähle den entsprechenden Wareneingang aus und klicke auf die Schaltfläche Matchen.

1. Einzelposten der Rechnung, 2. Einzelposten der Bestellung,

3. Einzelposten des Wareneingangs

Das Rechnungs-Matcher Fenster wird geschlossen. Du kannst das Matching-Ergebnis im Abschnitt Einzelposten sehen.

Einzelposten der Rechnung gematcht mit Einzelposten der Bestellung/des Wareneingangs

💡 Tipp

Du kannst Spalten im Rechnungs-Matcher Fenster je nach Bedarf ein- oder ausblenden. Klicke auf das Spaltensymbol (...) rechts, um die Spalten anzuzeigen, die in der Ansicht angezeigt werden können.

Abgleich von Bestellungen aus unterschiedlichen rechtlichen Einheiten von Lieferanten

Standardmäßig kannst Du Bestellungen nur mit solchen des gleichen Rechnungs­lieferanten abgleichen. Dein Unternehmen kann jedoch festlegen, dass Du Rechnungen auch mit Bestellungen anderer Lieferanten abgleichen darfst.

Bestellungen von einem anderen Lieferanten werden zusammen mit dem ERP-Code und dem Namen des Lieferanten in Klammern angezeigt.

Mögliche Matching Szenarien

Im Feld Bestellposten wird die entsprechende Bestellnummer angezeigt. Je nach Erfolg des Matchings können folgende Matching-Status angezeigt werden:

  • Gematched: Die Rechnungsposition wurde vollständig mit der Position der Bestellung/des Wareneingangs gematcht. Es bestehen keine Mengen- oder Betragsdiskrepanzen.

  • Diskrepanz: Die Rechnungsposition wurde mit dem Artikel der Bestellung/des Wareneingangs gematcht. Es bestehen Abweichungen bei der Menge und/oder dem Betrag. Um zusätzliche Informationen über den Grund für die Abweichung zu erhalten, wird auf dem Bildschirm eine Benachrichtigung angezeigt.

    • Mengendiskrepanz: Die Benachrichtigung wird angezeigt, wenn die Menge der Rechnungsposition größer ist als die Menge, die mit der Wareneingangsposition gematcht werden soll.

    • Betragsdiskrepanz: Die Benachrichtigung wird angezeigt, wenn der Nettobetrag der Rechnungszeile größer ist als (Menge der Rechnungszeile * Preis der Bestellung). Sofern konfiguriert, sollten in diesem Fall auch Toleranzen berücksichtigt werden.

Mengendiskrepanz in der Registerkarte Einzelposten

💡 Tipp
Wenn Du nur das Warnsymbol für jeden Einzelposten siehst, überprüfe, ob Du die Spalte Warnungen aktiviert hast.

Bestellungen oder Wareneingänge mit Status gelöscht oder gesperrt

Wenn eine Bestellung und/oder ein Wareneingang entweder den Status Gelöscht oder Gesperrt hat, kann eine Rechnungsposition trotzdem damit gematcht werden. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die angibt, dass die Bestellung oder der Wareneingang gesperrt oder gelöscht ist.

Je nach Präferenz Deiner Firma kannst Du den Workflow so einrichten, dass Benutzer solche Rechnungen nur bis zu einem bestimmten Status bearbeiten können. Beispielsweise sollten Rechnungen mit gesperrten Positionen aus Bestellungen nicht über den Status Neu/Entwurf hinaus im Workflow verbleiben oder Rechnungen mit gesperrten Positionen aus Bestellungen sollten nicht über den Status In Genehmigung hinausgehen usw.

Gematchte Einzelposten der Rechnung mit fehlendem Wareneingang

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass eine Rechnung eingeht, bevor die Ware tatsächlich eingegangen ist. Daher ist für den entsprechenden Artikel der Bestellung kein Wareneingang im System vorhanden. Es ist dennoch möglich, den Einzelposten der Rechnung zu matchen, indem auf Einzelpostenebene angegeben wird, dass für die Rechnung noch kein Wareneingang vorliegt.

Dazu musst Du den Einzelposten der Rechnung direkt mit dem Artikel der Bestellung matchen. Wenn der Artikel der Bestellung als wareneingangsrelevant gekennzeichnet ist, wird kein Two-Way Matching durchgeführt. Die Rechnungsposition bleibt auf Nicht gematched und es wird eine Benachrichtigung angezeigt.

Wenn Yokoy den zugehörigen Wareneingang erhält, werden die Einzelposten automatisch gematcht, wodurch die Warnung WE (Wareneingang) fehlt entfernt wird. Wenn es mehrere Wareneingänge für denselben Einzelposten gibt, musst Du den Einzelposten manuell aktualisieren.

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