Bei bestimmten Lieferanten ist für Einkäufe immer eine Bestellung erforderlich. Durch diese Anforderung wird sichergestellt, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert und autorisiert sind, und die Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien wird gewährleistet.
Yokoy ermöglicht es Dir, den Lieferanten als Bestellungslieferanten zu kennzeichnen. Das bedeutet, dass Yokoy bei der Verarbeitung von Rechnungen für diesen Lieferanten immer mindestens eine Bestellnummer für die Rechnung erwartet.
Normalerweise extrahiert Yokoy's KI die Bestellnummer aus der Rechnung und matched sie mit den bereits importierten Bestelldaten. Manchmal kann es jedoch vorkommen, dass der Lieferant auf seinen Rechnungen keine Bestellnummer angibt (oder nur Lieferscheinnummern angibt) oder dass die Bestelldaten der auf der Rechnung angegebenen Bestellnummer noch nicht in Yokoy importiert wurden, wenn die Rechnung eintrifft.
In Fällen, in denen auf der Rechnung keine Bestellnummer angegeben ist, die Rechnung aber dennoch eine Bestellabwicklung erfordert, kennzeichnet Yokoy die Rechnung mit einer Benachrichtigung. Wenn Du das automatische Matching von Bestellungen aktiviert hast, versucht Yokoy, passende Bestellzeilen aus den bereits in Yokoy verfügbaren Bestelldaten zu finden.
Aktiviere einen Bestellungslieferanten
Du kennzeichnest einen Lieferanten in den Lieferanteneinstellungen (Rechnungsbearbeiter > Lieferanten, Lieferant anklicken > Einstellungen > Standardeinstellungen des Lieferanten) als Bestellungslieferant.
Du kannst einen Lieferanten auch über die API und den CSV-Import als Bestellungslieferant angeben.
Rechnungsbearbeitung für Bestellungslieferanten
Wenn Du eine Rechnung für einen Lieferanten bearbeitest, der als Bestellungslieferant gekennzeichnet ist, überprüft Yokoy, ob eine Bestellnummer aus der Rechnung extrahiert wurde.
Wenn Yokoy's KI die Bestellnummer nicht erkennen und extrahieren kann, wird eine Benachrichtigung angezeigt:
Auto-Matching auslösen, wenn Bestellnummer nicht gefunden wird
Yokoy's KI versucht, die Bestellnummer aus Rechnungen zu erkennen und zu extrahieren, damit sie zur Identifizierung der entsprechenden Bestellung und zum automatischen Matching von Einzelposten verwendet werden kann. Manchmal vergisst der Lieferant jedoch, die Bestellnummer explizit auf der Rechnung anzugeben.
Wenn Du in diesen Fällen den Lieferanten als einen Lieferanten gekennzeichnet hast, der immer Bestellungen für Rechnungen bereitstellt, kannst Du Yokoy so konfigurieren, dass es für diesen Lieferanten automatisch ein Auto-Matching (Rechnungsbearbeiter > Lieferanten, Lieferant anklicken > Einstellungen > Standardeinstellungen des Lieferanten) durchführt, wenn auf der Rechnung keine Bestellnummer aufgeführt ist.
Yokoy vergleicht die Rechnungsdaten mit den für die Bestellungen des Lieferanten verfügbaren Daten und versucht, die Rechnung mit potenziellen Bestellungen/Wareneingängen zu matchen.