In Yokoy werden die Mehrwertsteuersätze (VAT-Sätze) pro Rechnungsposition zugewiesen. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Steuersatz pro Rechnungsposition zuzuweisen:
Während des Rechnung-Uploads basierend auf KI-extrahierten Daten
Manuell durch den Benutzer, nachdem die Rechnung hochgeladen wurde
Rechnungsdaten werden auf ihre Gültigkeit im Zusammenhang mit den anwendbaren Steuersätzen überprüft. Falls das Rechnungsdatum nicht in den Gültigkeitszeitraum des zugewiesenen Steuersatzes fällt, werden Benachrichtigungen ausgelöst.
Diese Benachrichtigungen können abgewiesen werden und erscheinen in der Verlaufshistorie der Rechnung.
Zuweisung des Rechnungssteuersatzes beim Hochladen einer Rechnung
Wenn eine Rechnung hochgeladen wird, wendet Yokoy folgende Logik an:
Yokoy sendet eine Liste aller aktiven Steuersatz-Prozentsätze der entsprechenden Firma an die Yokoy KI.
Basierend auf dieser Liste und den extrahierten Rechnungsdaten prognostiziert die Yokoy KI den wahrscheinlichsten Steuersatz für jede Rechnungsposition und gibt ihn an das Rechnungsmodul zurück.
Anschließend überprüft Yokoy, ob der zurückgegebene Steuersatz in der Liste der aktiven Steuersätze für das Ursprungsland der Rechnung vorhanden ist.
Falls kein passender Steuersatz gefunden wird, wird der Rechnungsposition kein Steuersatz zugewiesen.
Falls ein passender Steuersatz gefunden wird, validiert Yokoy diesen und weist ihn zu, je nachdem, ob ein Rechnungsdatum extrahiert wurde:
Wenn kein Rechnungsdatum extrahiert wurde, wird der passende Steuersatz direkt zugewiesen. Es wird keine Benachrichtigung ausgelöst.
Einrichtung des Steuersatzes für ein Land, in dem der Prozentsatz im Feld Steuersatz angegeben ist
Validierung und Zuweisung von Steuersätzen
Wenn ein passender Steuersatz gefunden wird, überprüft Yokoy das Rechnungsdatum oder die Leistungszeiträume daraufhin, ob sie innerhalb des Gültigkeitszeitraums des erkannten Steuersatzes liegen. Falls ein Rechnungsdatum extrahiert wurde, wird es mit den Gültigkeitsdaten des passenden Steuersatzes abgeglichen.
Liegt das extrahierte Rechnungsdatum innerhalb des Gültigkeitszeitraums, wird der Steuersatz der Rechnungsposition zugewiesen.
Liegt das extrahierte Rechnungsdatum außerhalb des Gültigkeitszeitraums des passenden Steuersatzes, wird der Steuersatz dennoch zugewiesen.
Zusätzlich erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, dass das Rechnungsdatum nicht innerhalb des Gültigkeitszeitraums des gewählten Steuersatzes liegt.
Steuersatz-Benachrichtigung auf Positionsebene
Die Benachrichtigung wird pro Steuersatz angezeigt. Wenn mehrere Steuersätze der gleichen Rechnung zugewiesen sind und zwei oder mehr davon die Rechnungsdatum-Validierung nicht bestehen, werden mehrere Nachrichten im Kopfbereich des Einzelposten angezeigt. Diese Benachrichtigung ist standardmäßig abweisbar. Sie kann jedoch in den Einstellungen der Geschäftsregeln angepasst werden.
Benachrichtigungsnachrichten können von den konfigurierten Benutzerrollen durch Klicken auf Verwerfen (Dismiss) entfernt werden. Diese Aktion erstellt einen Eintrag im Verlauf der Rechnungsprotokolle. Wenn eine Benachrichtigung verworfen wurde, erscheint sie für diese Rechnung nicht mehr, unabhängig vom Rechnungsstatus oder durchgeführten Aktionen zur Aktualisierung der Rechnungsdaten.
Eine Benachrichtigung kann für jeden Rechnungsstatus verworfen werden. Wenn eine Benachrichtigung nicht verworfen wird, bleibt sie in den Rechnungspositionen sichtbar, auch nachdem die Rechnung in einen anderen Workflow-Zustand überführt wurde.
Steuersatz-Benachrichtigung vom Benutzer verworfen
✏️ Hinweis
Die Aktion „Verwerfen“ erscheint im Register „Verlauf“ erst, nachdem eine Rechnung gespeichert oder in einen anderen Dokumentstatus überführt wurde.
Validierung des Steuersatzes bei der Aktualisierung eines Rechnungsfeldes
Wenn ein Benutzer bestimmte Rechnungsdatenfelder manuell aktualisiert, wendet Yokoy eine spezifische Logik an. Die Steuersatz %-Dropdown-Liste in den Einzelposten zeigt alle aktiven Mehrwertsteuersätze an, die für die Firma konfiguriert sind – unabhängig von ihrem zugewiesenen Land.
Wenn das Ausstellungsdatum aktualisiert wird, wird die Steuersatzvalidierung erneut ausgelöst und Benachrichtigungen für alle Steuersätze, welche die Rechnungsdatums-Validierung nicht bestehen, werden angezeigt.
Wenn ein Steuersatz in einer Rechnungsposition aktualisiert wird, wird die Steuersatzvalidierung erneut ausgelöst und Benachrichtigungen für alle Steuersätze, die die Rechnungsdatumsvalidierung nicht bestehen, werden angezeigt.
Wenn ein Leistungsdatum zum Rechnungsheader hinzugefügt wird, wird die Steuersatzvalidierung basierend auf dem Rechnungsleistungsdatum anstelle des Ausstellungsdatums durchgeführt. Wenn das Leistungsdatum innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Mehrwertsteuersatzes liegt, wird keine Benachrichtigung an den Benutzer angezeigt. Wenn das Leistungsdatum außerhalb des Gültigkeitszeitraums des Mehrwertsteuersatzes liegt, wird eine Benachrichtigung an den Benutzer angezeigt. Die Benachrichtigungen können verworfen werden.
Wenn das Leistungsdatum aus dem Rechnungsheader entfernt wird, wird die Steuersatzvalidierung erneut ausgelöst, basierend auf dem Ausstellungsdatum, falls verfügbar.Wenn ein Leistungszeitraum im Rechnungsheader anstelle eines Leistungsdatums ausgewählt wird, erfolgt die Steuersatzvalidierung basierend auf dem ausgewählten Leistungszeitraum. Sowohl das Anfangs- als auch das Enddatum des Leistungszeitraums müssen innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Steuersatzes liegen. Wenn eines der Daten außerhalb des Leistungszeitraums liegt, wird eine Benachrichtigung an den Benutzer ausgelöst.
Wenn ein Steuersatz nicht mehr verwendet wird, muss er manuell in der Steuersatz-Einrichtung deaktiviert werden.
❗️ Wichtig
Deaktivierte Steuersätze können nicht manuell in den Rechnungs-Einzelposten ausgewählt oder in der KI-Extraktion verwendet werden.