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Mit Yokoy kannst Du eine Liste mit benutzerdefinierten Schlüsselwörtern festlegen, die auf Rechnungen erkannt werden sollen. Wenn Du diese Schlüsselwort-Liste in Kombination mit benutzerdefinierten Workflows verwendest, kannst Du potenzielle Rechnungen hervorheben, die Du mit verschiedenen Genehmigungsprozessen bearbeiten möchtest.
Erkennung von Schlüsselwörtern in Rechnungen
Wenn eine Rechnung hochgeladen wird und ein Schlüsselwort gefunden wird, wird eine Benachrichtigung auf der Übersichtsseite der Rechnung ausgelöst. Diese enthält das/die gefundene(n) Schlüsselwort(e) und die entsprechende(n) Schlüsselwort-Regel(n).
Wenn mehrere Schlüsselwörter aus einer einzigen Regel auf der Rechnung gefunden werden, wird eine einzige Benachrichtigung ausgelöst, die alle gefundenen Schlüsselwörter enthält. Wenn mehrere Schlüsselwörter aus verschiedenen Regeln gefunden werden, werden mehrere Benachrichtigungen ausgelöst.
Dein Yokoy Admin kann die Regeln für die Erkennung von Schlüsselwörtern so einrichten, dass sie eine bestimmte Aktion auslösen, z. B. das Markieren eines benutzerdefinierten Kontrollkästchens oder das Hinzufügen einer bestimmten Textzeichenfolge in einem benutzerdefinierten Eingabefeld im Rechnungskopf. Du kannst bei Bedarf mehrere Aktionen einrichten.
Aktionen sind nicht obligatorisch. Wenn in einer Regel für die Erkennung von Schlüsselwörtern keine Aktion konfiguriert ist, wird nur eine Benachrichtigung für die jeweilige Rechnung ausgelöst, in der ein Schlüsselwort gefunden wurde.
Wenn in der Regel zur Erkennung von Schlüsselwörtern eine Aktion konfiguriert ist, wird der Wert des benutzerdefinierten Feldes in der jeweiligen Rechnung entsprechend gesetzt.
Schlüsselwort-Aktionen und Benachrichtigungen sind nicht miteinander verknüpft. Wenn ein Schlüsselwort erkannt wird, erscheint immer eine Benachrichtigung in der Rechnung. Aktionen werden nur ausgeführt, wenn sie in der Schlüsselwort-Regel konfiguriert sind. Wenn eine Aktion in der jeweiligen Rechnung zurückgesetzt wird (z. B. wenn ein Rechnungsbearbeiter ein Schlüsselwort-Kontrollkästchen manuell aktiviert), verschwindet die Benachrichtigung nicht.
Die Suche nach Schlüsselwörtern wird im Gesamttext der Rechnung durchgeführt.
✏️ Hinweis
Die Fuzzy-Suche (unscharfe Suche) ist begrenzt auf:
Zeichenfolgen, die das definierte Schlüsselwort enthalten, z.B. Iran - Miranda.
Singular/Pluralformen, z.B. Iran - Irans.
Die Werte der benutzerdefinierten Rechnungsfelder können außerdem in benutzerdefinierten Workflows verwendet werden, um bestimmte Anforderungen an die Rechnungsbearbeitung zu erfüllen.
💡Tipp
Du möchtest bestimmte Schlüsselwörter in Deinen Rechnungen kennzeichnen? Bitte Deinen Yokoy Admin, dies für Dich einzurichten.