🌐 Web | 👤 Submitter, Rechnungsbearbeiter
Yokoy kann Peppol BIS Billing 3.0 elektronische Rechnungen verarbeiten. Um diese Rechnungen in Yokoy hochzuladen, kannst Du:
sie mithilfe des Yokoy API hochladen.
Wenn eine Peppol-E-Rechnung im Rechnungseingang eingeht, oder in der Web App hochgeladen wird, prüft Yokoy, ob es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei handelt. Andernfalls werden die XML-Daten ignoriert und es wird versucht,
eine Rechnung aus dem E-Mail-Text zu erstellen (falls möglich).
✏️ Hinweis
Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Yokoy prüft derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen. Ungültige E-Rechnungsdateien werden entweder ignoriert oder von Yokoy wie eine Standard-PDF-Rechnung verarbeitet.
Falls der Anhang eine gültige Peppol BIS XML-Datei ist, nutzt Yokoy diese Daten zur Erstellung der Rechnung.
Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, vergleicht Yokoy die PDF mit der XML-Version, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur ein einzelner Rechnungseintrag erstellt wird.
Alle importierten Peppol-BIS-3.0-E-Rechnungen werden im Rechnungseingang mit dem Status Neu angezeigt.
Im Reiter Dokumente kannst Du die ursprüngliche XML-Datei anzeigen, die mit dem Label Quelldokument versehen ist. Du kannst das Quelldokument herunterladen, es aber nicht aus der Rechnung entfernen.
Aus den extrahierten Daten erstellt Yokoy eine PDF, die als Vorschau der Rechnung verwendet wird, basierend auf einer standardisierten Rechnungsvorlage.
Die Vorlage wird in der Sprache erstellt, die in den Firmeneinstellungen festgelegt ist. Alle Rechnungsvorschauen, die von Yokoy generiert werden, sind am unteren Rand des Dokuments mit dem Text „Diese PDF wurde automatisch von Yokoy erstellt.“ markiert.
Wenn die Rechnung von dem ursprünglichen Ort, an dem sie hochgeladen wurde, verschoben wird, wird die Rechnungsvorschau nicht neu generiert.
Das bedeutet, dass wenn die elektronische Peppol-Rechnung zunächst in einer Firma hochgeladen wurde, dessen Sprache auf Deutsch eingestellt ist, und dann in die britische Gesellschaft verschoben wird, die Rechnungsvorschau weiterhin auf Deutsch angezeigt wird, auch wenn der Rechnungsbearbeiter seine Sprache auf Englisch eingestellt haben könnte.
Yokoy matcht die E-Rechnung automatisch mit dem entsprechenden Lieferanten in Yokoy, vorausgesetzt, die Steuer-ID wurde in den Lieferanteneinstellungen eingerichtet und als Teil der Rechnungsdaten in CompanyID angegeben.
Wenn keine Steuer-ID angegeben wurde, kann Yokoy auch die in der E-Rechnung enthaltene IBAN verwenden.
E-Rechnungen werden auf die gleiche Weise verarbeitet wie Standard-PDF-Rechnungen. Du kannst also, falls erforderlich, Einzelposten von E-Rechnungen mit Einzelposten von Bestellungen matchen. Yokoy kann E-Rechnungen kennzeichnen, bei denen die Daten die Rechnungsanforderungen nicht erfüllen.