Rechnung per E-Mail senden

Du kannst eine Rechnung per E-Mail an ein bestimmtes Yokoy-Rechnungs-Postfach senden. Die Rechnung wird automatisch zur Bearbeitung in Yokoy hochgeladen.

Je nach den Firmeneinstellungen kann sich die Art und Weise wie Yokoy die E-Mail verarbeitet, ändern.

Yokoy unterstützt folgende Formate per E-Mail:

Alle anderen Formate werden entweder als unterstützende Dokumente betrachtet oder ignoriert.

Das Yokoy-Team richtet ein Rechnungspostfach unter Admin > Rechnungseinstellungen ein, um Rechnungen für Deine Firma zu empfangen.

Das Format der Adresse des Rechnungspostfachs enthält einen speziell für Deine Organisation oder Firma definierten Teil und endet immer mit “@invoices.yokoy.ai”.

Du kannst Folgendes haben:

Rechnungen, die an ein allgemeines Postfach für mehrere Firmen oder die gesamte Organisation gesendet werden, können automatisch an die entsprechende Firma weitergeleitet werden. Jedes allgemeine Postfach ist mit einer „Standard“-Firma verknüpft.

Yokoy akzeptiert E-Mails, die an die Yokoy-basierte E-Mail-Adresse in den Feldern

An und Cc gesendet werden. E-Mails, die mit der E-Mail-Adresse des Rechnungs-Postfachs im Feld Bcc gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Yokoy verwendet die E-Mail-Adresse des Empfängers, um die Organisation und Firma zu ermitteln, bei der die Rechnung hochgeladen werden soll. Wenn die E-Mail beispielsweise an die Rechnungs-Postfächer von zwei verschiedenen Firmen derselben Organisation gesendet wurde, hat das Rechnungs-Postfach im An-Feld Vorrang vor allen Rechnungs-Postfächern, die im Cc-Feld angegeben sind.

Wenn beide Rechnungs-Postfächer im An-Feld verwendet wurden, lädt Yokoy die Rechnung in das zuerst konfigurierte Postfach hoch. Wenn die Rechnungs-Postfächer von verschiedenen Organisationen stammen, wird die E-Mail nicht verarbeitet.

Außerdem kann Yokoy anhand der Rechnungsinformationen feststellen, ob die Rechnung zu der Standardfirma gehört oder ob sie zu einer anderen Firma verschoben werden sollte. Wenn das Kontrollkästchen Verschiebe Rechnungen an Unternehmen mit übereinstimmenden Kriterien (Bestellwährung, Steuernummer, Kundenname oder Adresse) in Admin > Rechnungseinstellungen aktiviert wurde, verwendet Yokoy die Informationen zu Bestellung, Steuernummer, Kundenname und Kundenadresse auf der Rechnung, um festzustellen, zu welcher Firma die Rechnung gehört:

Yokoy überprüft nach und nach die anderen Firmen in der Organisation, um die gematchte Firma zu finden, der die Rechnung zugeordnet werden soll. Wenn die gematchte Firma nicht gefunden wird, wird die Rechnung nicht von der Standardfirma verschoben und es wird eine Warnung im Rechnungskopf angezeigt. Wenn mehrere Firmen gematcht werden, wird die Rechnung nicht von der Standardfirma verschoben und es wird eine Warnung im Rechnungskopf angezeigt.

Standardmäßig wird der Benutzer mit einer registrierten E-Mail-Adresse in Yokoy,

der eine Rechnung an das Yokoy-Rechnungspostfach sendet, automatisch als Submitter hinzugefügt. Je nachdem, welche Rolle er in der Firma spielt, kann er die Rechnung weiter bearbeiten oder nicht.

Wenn der Nutzer, der die Rechnung abgeschickt hat, nicht als Yokoy-Nutzer erkannt wird, wird die Rechnung keinem Submitter zugeordnet.

In jedem Fall wird die E-Mail, von der die Rechnungen empfangen werden,

im Rechnungskopf als Rechnungsursprung registriert:

Nachdem Du die E-Mail mit der Rechnung an das spezifische Postfach gesendet hast, kann Yokoy die Rechnung aus der E-Mail extrahieren und in Dein Konto importieren.

Yokoy stellt die Sicherheit Deiner Daten sicher, indem alle eingehenden E-Mail-Anhänge, die an das Rechnungspostfach gesendet werden, mit einem branchenüblichen Virenscanner überprüft werden. Viren werden erkannt und entfernt, sodass sie Deine Organisation nicht gefährden können. Enthält eine E-Mail ausschließlich unbedenkliche Dateien, werden diese wie gewohnt verarbeitet.

Wenn eine infizierte Datei erkannt wird, wird diese von Yokoy unter Quarantäne gestellt. Um Dich darüber zu informieren, dass die gesendete Datei infiziert war, erzeugt Yokoy eine Ersatz-Textdatei, die im Reiter Dokumente der Rechnung als unterstützendes Dokument hochgeladen wird. Die Textdatei enthält eine allgemeine Mitteilung, welche die Art des erkannten Virus gemäß der Datenbank des verwendeten Virenscanners angibt.

Der Name der Textdatei macht klar erkennbar, dass die ursprüngliche Datei einen Virus enthielt. Das Format lautet: ursprünglicher Dateiname plus -virus-report.
Beispiel: Wird eine Datei mit dem Namen purchase-order.pdf gesendet und ein Virus darin entdeckt, wird eine Textdatei mit dem Namen purchase-order.pdf-virus-report.txt zur entsprechenden Rechnung hochgeladen.

Yokoy führt keine zusätzliche Filterung der eingegangenen Dateien durch.

Es wird davon ausgegangen, dass jede per E-Mail übermittelte Datei entweder eine Rechnung oder ein unterstützendes Dokument ist. Als Rechnungen gelten ausschließlich PDF- oder XML-Dateien (z. B. E-Rechnungen). Die maximale Anzahl an PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden kann, wird durch den E-Mail-Anbieter begrenzt, nicht durch Yokoy.

Standardmäßig betrachtet Yokoy alle PDF-Dateien als Rechnungen. Wenn die E-Mail keine PDF-Datei enthält, wird eine Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt.

Du kannst Yokoy jedoch so konfigurieren, dass KI verwendet wird, um PDF-Dateien zu klassifizieren – entweder als Rechnungen oder als unterstützende Dokumente.

Wenn Yokoy die Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt, enthält die erzeugte Rechnungsvorschau den gesamten E-Mail-Inhalt, d. h. sämtlichen Text und alle Bilder im E-Mail-Text. Das Layout kann sich bei der Umwandlung in ein PDF-Dokument verändern.

Der Rechnungseingang kann digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten, die in den Formaten PDF und XML gesendet werden, wie z. B. X-Rechnung und Peppol BIS 3.0.

Falls E-Rechnungen per E-Mail im XML- und PDF-Format versendet werden,

kann Yokoy erkennen, ob das PDF-Rechnungsdokument und die XML-Datei dieselben Informationen enthalten (d. h. dieselbe Rechnung darstellen). In diesem Fall führt Yokoy beide Dokumente zu einer einzigen Rechnung zusammen.
Die XML-Datei wird als primäre Datenquelle verwendet, das PDF dient ausschließlich zur Darstellung der Rechnung. In solchen Fällen wird ein Protokolleintrag zur Zusammenführung im Verlauf der Rechnungsakte gespeichert.

Wenn Dokumente (DOC, DOCX usw.), Tabellen (XLS, XLSX usw.) oder andere Dateien (CSV) an die E-Mail angehängt sind, werden diese Dateien als unterstützende Dokumente auf der Registerkarte Unterlagen in Yokoy hochgeladen. Wenn die E-Mail Bilder (PNG, JPG, GIF usw.) oder andere Dateitypen (TXT usw.) als Anhänge enthält, werden diese Dateien ignoriert.

Je nach Firmeneinstellungen kann Yokoy auch den E-Mail-Text als unterstützendes Dokument importieren, vorausgesetzt, die Rechnung wurde in der E-Mail als PDF-Datei angehängt. In diesem Fall wird das generierte PDF-Dokument automatisch mit dem Rechnungsbericht verknüpft und auf der Registerkarte Unterlagen angezeigt.

Wenn Lieferanten Rechnungen per E-Mail versenden, fügen sie möglicherweise weitere PDF-Dateien wie Kontoauszüge, Stundenzettel oder andere projektbezogene Informationen bei.

Du kannst die Yokoy-KI so konfigurieren, dass diese Dokumente korrekt identifiziert und klassifiziert werden. Anstatt diese fälschlicherweise als weitere Rechnungen zu behandeln, lädt Yokoy sie als unterstützende Dokumente hoch und hängt sie an die Hauptrechnung an.

Wenn die Dokumentklassifizierung für das Unternehmen aktiviert ist, analysiert Yokoy AI alle PDF-Dokumente, die an das Rechnungspostfach gesendet werden, und klassifiziert sie in eine der folgenden Kategorien:

Nach der Klassifizierung verarbeitet Yokoy das Dokument entweder als Rechnung (d. h. es wird eine neue Rechnung in Yokoy erstellt) oder als unterstützendes Dokument (d. h. die Datei wird an eine bestehende Rechnung in Yokoy angehängt).

Falls eine E-Mail mehrere PDF-Anhänge enthält und Yokoy-KI mehr als eine Rechnung erkennt, erstellt Yokoy für jede erkannte Rechnungs-PDF eine separate Rechnung und lädt alle weiteren als unterstützende Dokumente klassifizierten PDF-Dateien zu allen aus der E-Mail erstellten Rechnungen hoch.

Falls die Yokoy-KI nur unterstützende Dokumente, aber keine Rechnungen in der

E-Mail erkennt, wird eine Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt.

Falls die E-Mail sowohl XML- als auch PDF-Anhänge enthält, klassifiziert die

Yokoy-KI nur die PDF-Dokumente.

Wenn eine E-Mail sowohl XML- als auch PDF-Anhänge enthält, klassifiziert die Yokoy-KI die PDF-Dokumente entweder als Rechnung oder als Belegdokumente.

Du kannst in den Rechnungseinstellungen festlegen, wie Yokoy mit der Dokumentklassifizierung umgeht.

Damit Yokoy PDF-Dateien, die per E-Mail eingehen, korrekt identifizieren und verarbeiten kann, musst Du die Dokumentklassifizierung auf Unternehmensebene aktivieren, indem Du den Schalter für Dokumentklassifizierung einschaltest.

Sobald die Funktion aktiviert ist, kannst Du festlegen, wie Yokoy jede Kategorie verarbeiten soll:

Du kannst den Anhangstyp wie folgt klassifizieren:

Wenn Yokoy eine Rechnung erhält, die von der KI als Gutschrift identifiziert wird

und die Dokumentklassifizierung so konfiguriert ist, dass E-Mail-Anhänge mit Gutschriften als Rechnungen in Yokoy klassifiziert werden (d. h. es wird ein neuer Rechnungsdatensatz erstellt, der als Gutschrift markiert ist), führt Yokoy verschiedene Prüfungen und Aktionen an der resultierenden Gutschrift durch.

Enthält die extrahierte Gutschrift einen negativen Gesamtbetrag, wird keine Aktion ausgeführt. Alle Dokumenten-Daten bleiben unverändert.

Enthält die extrahierte Gutschrift einen positiven Gesamtbetrag, kehrt Yokoy das Vorzeichen des Gesamtbetrags sowie aller Einzelposten um.

Mit anderen Worten:

Die Umkehrung der Vorzeichen gilt unabhängig von der Dokumentenwährung. Beträge werden nicht neu berechnet oder angepasst – es werden lediglich die Vorzeichen der vorhandenen Werte invertiert. Diese Aktion wird nur auf Gutschriften angewendet, die per E-Mail empfangen und klassifiziert werden.