Yokoy Rechnungs-Posteingang für den Empfang von Rechnungen einrichten

Mit Yokoy kannst Du automatisch Rechnungen hochladen, indem Du eine E-Mail an einen speziellen Posteingang sendest.

Wenn Yokoy E-Mails in dem dafür vorgesehenen Posteingang erhält, verarbeitet es die E-Mail und/oder die Anhänge und lädt sie als Rechnungen hoch.

Die Yokoy RechnungseingangsAdresse hat ein besonderes Format <customerName>@invoices.yokoy.ai, wobei Kundenname eine beliebige Zeichenfolge sein kann (aber innerhalb von Yokoy nur einmal vorkommen darf). Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um die spezifische Organisation und Firma zu identifizieren, an die die Rechnung hochgeladen werden muss. Alle E-Mails von Adressen, die nicht genau mit dieser Adresse matchen, werden abgelehnt.

Yokoy akzeptiert E-Mails, die mit der Adresse des Rechnungseingangs in den Attributen an oder cc gesendet werden. E-Mails, die mit der Adresse des Rechnungseingangs in den bcc-Feldern gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Als Organisation möchtest Du diese E-Mail-Adresse möglicherweise nicht direkt an Deine Lieferanten weitergeben. In diesem Fall hast Du zwei Möglichkeiten:

Während der Implementierung wird Yokoy ein spezielles Rechnungspostfach für Dein Unternehmen einrichten. Du kannst Dir die Adresse unter Admin > Rechnungseinstellungen, Firmen-E-Mail anschauen. Normalerweise hat die E-Mail Adresse folgendes Format: yourCompanyName@invoice.yokoy.ai. Du kannst das Präfix dieses Postfachs bei Bedarf ändern, die Domain muss allerdings gleich bleiben.

Wenn Du möchtest, dass Lieferanten eine E-Mail-Adresse innerhalb Deiner eigenen Domain verwenden, um Rechnungen an Deine Firma zu senden, kannst Du eine Weiterleitung in Deinem Mailserver einrichten, um sicherzustellen, dass alle an diese Adresse gesendeten E-Mails automatisch an den dafür vorgesehenen Yokoy-Rechnungseingang weitergeleitet werden.

Wenn Du beispielsweise Exchange als Mailserver verwendest und Yokoy den Rechnungseingang firmenname@invoices.yokoy.ai in der Yokoy-App eingerichtet hat, musst Du eine Weiterleitungsregel von Deinem Exchange-Mailserver einrichten, um alle E-Mails von invoices@firmenname.com an firmenname@invoices.yokoy.ai weiterzuleiten.

In diesem Fall ist es wichtig, dass die to-Adresse (d.h. die Empfängeradresse) jeder E-Mail auf die Yokoy Rechnungseingangs-Adresse gesetzt wird. Andernfalls wird Yokoy die E-Mail ablehnen, da die Organisation und die rechtliche Einheit, zu der sie gehört, nicht identifiziert werden können.

Einige Mailserver ändern aus Sicherheitsgründen die an-Adresse der weitergeleiteten E-Mails nicht. Dadurch kann Yokoy nicht feststellen, an welche Firma die E-Mail gerichtet ist. Wenn beispielsweise eine E-Mail für firmenname@invoices.yokoy.ai eingeht, die invoices@firmenname.com jedoch weiterhin als an-Adresse angegeben ist, weiß Yokoy nicht, woher die E-Mail stammt, und verwirft die E-Mail, anstatt sie an die falsche Organisation hochzuladen.

Yokoy ermöglicht die Einrichtung von E-Mail-Aliasnamen. Das bedeutet, dass Yokoy, wenn es eine E-Mail von invoices@firmenname.com erhält, den richtigen Yokoy-Rechnungseingang finden kann.

Aus Sicherheitsgründen muss Yokoy sicherstellen, dass Du der Eigentümer dieser E-Mail-Adresse bist, damit Du keine Rechnungen von einer anderen Organisation erhalten kannst. Zu diesem Zweck führt Yokoy eine DNS-Überprüfung der Domain durch.

Die Domain-Überprüfung wird nach Organisation und Domain durchgeführt. Wenn Du beispielsweise invoices@firmenname.com verifiziert hast, kannst Du invoices-belgien@firmenname.com ohne zusätzlichen Verifizierungsschritt hinzufügen, auch in anderen Firmen.

Andere Domains benötigen jedoch einen neuen DNS-Eintrag, um eine Verifizierung durchzuführen (d. h. invoices@belgien.firmenname.com wird als eine andere Domain betrachtet).

So erstellst Du einen Alias:

3. Füge diesen TXT-DNS-Eintrag hinzu. Der DNS-Eintrag, den Du hinzufügen musst, ist yokoy-domain-verification=XXX aus dem Informationsbanner.

4. Sobald dies erledigt ist, musst Du die Verifizierung manuell in der App auslösen, indem Du auf die Schaltfläche E-Mail verifizieren klickst.

5. Nachdem die Verifizierung abgeschlossen ist, wird der Alias deaktiviert und kann aus Sicherheitsgründen nicht mehr geändert werden. Du kannst den Alias jedoch jederzeit entfernen und einen neuen hinzufügen, falls ein Fehler gemacht wurde.

6. Sobald der neue Alias verifiziert ist, wird er für eingehende E-Mails berücksichtigt. Sende eine neue Test-E-Mail, um zu überprüfen, ob es funktioniert.