🌐 Web | 👤 Admin mit Zugriff auf Verarbeitungsregeln für Rechnungen
Die Schlüsselwort-Erkennung ermöglicht es, benutzerdefinierte Schlüsselwörter in Rechnungen zu markieren. Du kannst dann verschiedene Aktionen durchführen, z.B. diese Rechnungen durch einen separaten Genehmigungsprozess leiten.
Verarbeitungsregeln für Rechnungen werden auf Organisationsebene konfiguriert, können aber je nach Bedarf auf eine oder mehrere Firmen angewendet werden.
Du kannst wählen, ob eine Warnung angezeigt werden soll, wenn die Rechnung ein Schlüsselwort aus der Schlüsselwortliste enthält, oder ob eine Warnung angezeigt und eine bestimmte Aktion ausgeführt werden soll, z. B. das Markieren eines benutzerdefinierten Kontrollkästchens oder die Eingabe eines Textes in ein benutzerdefiniertes Feld.
Regeln für die Erkennung von Schlüsselwörtern aktivieren
Um die Regeln zur Erkennung von Schlüsselwörtern zu konfigurieren, brauchst du Admin-Berechtigungen für den Zugriff auf Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen.
Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn:
Yokoy Invoice aktiviert ist
Du hast:
Admin-Berechtigung für den Zugriff auf den Abschnitt Verarbeitungsregeln für Rechnungen (Admin > Finance/HR-Rollen, Einstellungen Dropdown-Liste).
Verarbeitungsregeln für Rechnungen einrichten
Du kannst bestimmte Verarbeitungsregeln einrichten, um Rechnungsbearbeiter zu warnen, wenn eine Rechnung ein bestimmtes Schlüselwort enthält, und zusätzliche Aktionen konfigurieren, z. B. ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchen markieren oder eine bestimmte Textzeichenfolge in ein benutzerdefiniertes Eingabefeld im Rechnungskopf einfügen.
So konfigurierst du eine Regel zur Erkennung von Schlüsselwörtern:
Klicke in Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen in der Registerkarte Benutzerdefinierte Regeln auf + Regel hinzufügen.
Gib einen Namen für die Regel ein, um sie zu identifizieren, und wähle die Firma aus, für die sie gilt:
Name der Regel: Benutzerdefinierter Name der Regel zur Erkennung von Schlüsselwörtern. Wenn ein Schlüsselwort auf einer Rechnung gefunden wird, erscheint der Name der Regel in der angezeigten Benachrichtigung.
Firma: wähle ein oder mehrere Unternehmen aus, für die die Schlüsselwort-Erkennungsregel gilt. Du kannst alle Firmen innerhalb der gleichen Organisation auf einmal auswählen. Wenn Du eine neue Firma anlegst, wird sie NICHT automatisch in bereits bestehenden Schlüsselwörter-Regeln ausgewählt. Du musst die Regel bearbeiten, um neue Firmen hinzuzufügen.
Wähle die Schlüsselwort-Liste aus. Du kannst ein CSV-Dokument importieren, das die Liste der Schlüsselwörter enthält, die du auf Rechnungen identifizieren möchtest.
Es wird eine Beispieldatei bereitgestellt, in der Du die erforderliche Struktur der CSV-Datei überprüfen kannst:Alle Schlüsselwörter müssen in der ersten Spalte aufgeführt sein.
Alle in der ersten Zeile eingegebenen Werte werden bei der Erkennung der Schlüsselwörter nicht berücksichtigt.
Die CSV-Datei muss in UTF-8-Kodierung gespeichert werden.
Sobald Du Deine Schlüsselwort-Liste hochgeladen hast, erscheint sie unter einem Link namens Schlüsselwort-Liste.csv. Du kannst die Datei jederzeit herunterladen, um die verwendeten Schlüsselwörter einzusehen.
Im Bereich Aktionen kannst du bestimmte Aktionen konfigurieren, die ausgeführt werden sollen, wenn ein Schlüsselwort auf einer Rechnung erkannt wird.
Zu den verfügbaren Aktionen gehören:Aktiviere/Deaktiviere ein benutzerdefiniertes Rechnungskopf-Feld (Typ: Checkbox).
Einen festgelegten Wert in ein benutzerdefiniertes Rechnungskopf-Feld einfügen (Typ: Input).
Wähle in der Dropdown-Liste Datenfeld das entsprechende benutzerdefinierte Feld aus. Je nach Art des benutzerdefinierten Feldes kannst Du entweder den Wert alstrue(wahr)/false(falsch) festlegen oder eine Zeichenabfolge in das Feld Wert eingeben.
✏️ Hinweis
Wenn du eine Aktion einrichten willst, musst für Deine Firma zuvor ein benutzerdefiniertes Feld in Admin > Firmeneinstellungen > Admin Support Section - Advanced forms > Supplier Invoice erstellt worden sein, damit es als Datenfeld in Aktionen erscheint.
Die Funktion zur Erkennung von Schlüsselwörtern unterstützt beide Arten von benutzerdefinierten Feldern: Checkbox (Kontrollkästchen) und Input (Eingabe).
Die entsprechenden benutzerdefinierten Felder müssen in allen Firmen, die in der Schlüsselwort-Regel ausgewählt wurden, vorhanden sein.
Diese benutzerdefinierten Felder können dann verwendet werden, um die Rechnungsfreigabe in einem separaten Prozess abzuwickeln. Du kannst zum Beispiel einen Wahr/Falsch-Bedingungsknoten in den Workflow Designer einfügen, um zu erkennen, ob Dein benutzerdefiniertes Feld wahr oder falsch ist.