HR & Admin Anleitung
Die HR- und Admin-Rollen in Yokoy ermöglichen Dir die Verwaltung Deiner Benutzer sowie Deiner firmenspezifischen Konfiguration in Yokoy.
Von Yokoy1 Autor82 Artikel
- Was ist die Admin-Rolle und wo finde ich mehr Informationen dazu?Als Admin-User kannst Du die Yokoy-Konfigurationen Deiner Firma verwalten.
- Über die HR-RolleAls HR-User kannst du die Yokoy-User Deiner Firma verwalten.
- Wie erhalte ich Audit-Logs?Rufe die technischen Daten über Benutzerzugriffe und administrative Aktivitäten in Deinem Yokoy-Konto ab.
- Benutzer-Sitzungen in YokoyBenutzer werden nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch von Yokoy abgemeldet.
- Wechselkurse und Währungsumrechnung in YokoyNutze einen der von Yokoy verwalteten Wechselkurse für die Währungsumrechnung oder stelle Deinen eigenen Wechselkurs-Feed ein.
- Yokoy Web und Mobile AppYokoy ist als Web App und als Mobile App für Android- und iOS-Betriebssysteme verfügbar.
Stammdaten einrichten und konfigurieren
Yokoy verwendet die Stammdaten und Transaktionsdaten des Kunden, um Spesen, Transaktionen und Rechnungen zu verarbeiten. Die Stammdaten können entweder allgemeine Stammdaten sein, die in ganz Yokoy verwendet werden, oder spezifische Stammdaten für Spesen oder Rechnungen.
- MwSt. / SteuersätzeRichte die Steuersätze in Yokoy ein, um die zu versteuernden Beträge in Spesen und Rechnungen zu berechnen.
- Kategorien (Spesen)Yokoy verwendet Kategorien, um Ausgaben zu kategorisieren und festzulegen, wo die Spesen verbucht werden sollen.
- Mitarbeiter-ReglementeLege die Spesenregeln, Fahrtpauschalen und Tagespauschalen für Benutzergruppen mit Hilfe von Mitarbeiterreglemente fest.
- SpesenregelnRichte Regeln ein, die festlegen, wie viel Mitarbeitende für bestimmte Spesen ausgeben dürfen.
- Verwaltung von ausländischen Mehrwertsteuer-RückerstattungenErfahre, wie Yokoy die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer optimieren kann – intern oder per Abwicklung über einen Dienstleister.
- Handhabung der Reverse-Charge-Mehrwertsteuer in YokoyErfahre, wie Du die Reverse-Charge-Mehrwertsteuer in Yokoy handhaben kannst.
- RechnungskategorienAls Admin kannst Du Rechnungskategorien erstellen, importieren und konfigurieren, inkl. ERP-spezifischer Einstellungen und Optionen.
- KostenobjekteErfahre, wie Kostenobjekte in Yokoy verwendet werden und wie Du sie für Spesen und Rechnungen festlegst.4 Artikel
- Fahrtpauschalen und KilometersätzeFahrtpauschalen und Kilometersätze einrichten und konfigurieren, um die Rückerstattung an Mitarbeiter für private Fahrten zu berechnen.7 Artikel
- Füge neue Mitarbeitende zu Yokoy hinzuAlle User, die über eine HR-Rolle verfügen, können andere User in Yokoy hinzufügen.
- Wie kann ich als HR-User eine Büro- oder Heimatadresse für Mitarbeiter hinterlegen?Lege die Büroadresse für die Nutzer fest, damit sie leichter genaue Reisespesen und Fahrtpauschalen erstellen können.
- Wie verwalte ich bestehende Mitarbeitende in Yokoy?Alle User, die über eine HR-Rolle verfügen, können andere User in Yokoy verwalten.
- Wie kann ich eine Assistenz für Mitarbeitende hinterlegen?Weise Usern eine Assistenz zu, damit diese Spesen im Namen der User verwalten kann.
- Wie kann ich eine Assistenz über offene Aufgaben informieren?Mit dieser Funktion kannst Du als HR User Benachrichtigungen über offene Aufgaben für die Assistenz einer Person aktivieren.
- Wie deaktiviere ich das Account einer Mitarbeitende in Yokoy?Dieser Artikel enthält Anweisungen zur Deaktivierung des Kontos einer Mitarbeitende in Yokoy.
- Wie kann ich auf Steuerberichte für Mitarbeitende zugreifen?Als HR-Benutzer kannst Du Berichte über erstattungsfähige Spesen für Mitarbeitende für Steuerzwecke herunterladen.
- Rollen und Admin-Berechtigungen zuweisenVerwalte den Benutzerzugriff auf bestimmte Funktionen und Konfigurationen in Yokoy.
- Firmeneinstellungen in Yokoy verwalten
- Wie kann ich eine Büroadresse für eine Firma festlegen als Admin-User?Hinterlege die Büroadresse für Firmen für eine einfachere Zuweisung von individuellen Büroadressen und Erstellung von Spesenabrechnungen.
- Yokoy für spanische AEAT-Anforderungen einrichtenErstelle die erforderliche XML-Datei für Spesen, die über die Mobile-App von Yokoy erfasst und hochgeladen wurden.
- Aktiviere Steuerberichte für MitarbeitendeSteuerberichte enthalten eine Zusammenfassung aller erstattungsfähigen Spesen, die nach Art gruppiert sind.
- Welche Domains muss ich zur Whitelist meiner Firma hinzufügen?Füge IPs zu den erlaubten Unternehmens-Adressen hinzu und hindere böswillige Websites daran den Datenverkehr von und zu Yokoy zu übernehmen.
- Anforderungen der Teilnehmenden für Spesen konfigurierenDu kannst den Standardwert für Teilnehmende und Pflichtfelder für externe Teilnehmende festlegen.
- Compliance-Einstellungen für Finanz-UserStelle Finanz-Usern erweiterte Berechtigungen zur Bearbeitung zusätzlicher Informationen für Spesen zur Verfügung.
- Richte eine SFTP-Verbindung für den Dateiaustausch einWenn Du Daten über Dateien zu und von Yokoy übertragen möchtest, kannst Du den SFTP-Server von Yokoy zum Speichern der Dateien verwenden.
- Manage Deine OrganisationseinstellungenBestimme die globale Yokoy-Konfiguration für alle Unternehmen Deiner Organisation.
- Yokoy einrichten, um steuerpflichtige Beträge für Unternehmensleistungen zu berechnen
- Füge ein neues Unternehmen hinzuErstelle neue juristische Einheiten in Deiner Organisation mithilfe einer Ländervorlage.
- Reisespesen in Yokoy verwaltenLege entweder fest, dass Submitter alle Reisespesen selbst verwalten oder, dass eine eigene Travel-Admin-Rolle verwendet wird.
- Ich habe eine neue Kategorie / Spesenregel / Fahrpauschale / Pauschale / Tag Dimension erstellt, aber diese wird nicht im Spesenbericht angezeigtWenn Deine Firma Mitarbeiterreglemente verwendet, müssen bestimmte Konfigurationen im Admin Menü mit den Reglementen verknüpft werden
- Automatischen Export für Rechnungen einrichtenAutomatisiert die manuelle Aufgabe des Exports aller Rechnungen mit einem automatischen Exportauftrag.
- Finance-User zum Zurücksetzen exportierter Spesen und Rechnungen berechtigenAls Admin kannst Du Finance erlauben, Spesen & Rechnungen in den Status Bereit für Export zurückzusetzen, um sie dann erneut zu exportieren.
- Automatischen Export für Spesen einrichtenRichte einen automatischen Job zum Exportieren von Spesen ein, um Deinem Finance-Team Zeit und Mühe für manuelle Aufgaben zu sparen.
- Finance-Usern ermöglichen, Exportaufträge abzubrechen und abzuschließenExportaufträge in der Warteschlange stoppen, indem der Auftrag abgebrochen oder als exportiert markiert wird.
- Payment Initiation (PAIN) – ExpensesDieser Artikel gibt einen Überblick über den Aufbau der XML-Auszahlungsdatei für Spesen, ihre Aktivierung und länderspezifische Bedingungen.
Integrationen
In diesem Abschnitt erfährst Du mehr über die Integration von Yokoy mit verschiedenen anderen Systemen.
- Über die Yokoy-APIVerwende die Yokoy-API, um Daten direkt auf Yokoy hochzuladen und Spesen, Rechnungen und Reisen in Dein Drittsystem zu exportieren.
- Standard-Exportdatei für SpesenVerwende Yokoys Standarddatei, um verarbeitete Spesen zu exportieren & in Finanz- & Buchhaltungssysteme von Drittanbietern zu importieren.
- Yokoy-Standard-Exportdatei für RechnungenVerwende Yokoys Standarddatei, um Rechnungen zu exportieren und in Finanz- und Buchhaltungssysteme von Drittanbietern zu importieren.
- DATEV Integration für SpesenExportiere Buchungsdaten und Belege für genehmigte und geprüfte Spesen von Yokoy zu DATEV Rechnungswesen.
- Verbinde Pagero mit YokoyIntegriere Pagero's Cloud-basierte E-Rechnungslösung für einen voll automatisierten Kreditorenprozess - von Rechnungsstellung bis Zahlung.
- Welchen Chiffre solltest Du für den SFTP-Datenaustausch verwenden?
- Xero Integration einrichten
- Xero Integration für SpesenIntegriere Yokoy mit Xero, um Spesen automatisch in das Buchhaltungssystem zu exportieren.
- Datenfelder für die Spend-Exportdatei von SpesenDu kannst auswählen, welche Daten Du in die Spend-Exportdatei für Spesen aufnehmen möchtest.