Die DATEV-Integration (Spesen) ist eine API-basierte Integration, die den Buchungsdatenservice von DATEV für Spesen aller Art (allgemeine Spesen, Kartentransaktionen und Reisekosten) nutzt.
Nach Prüfung und Genehmigung der Spesen durch Finance werden die Spesen durch Export aus Yokoy in ein Buchungsjournal im CSV-Format umgewandelt, das zusammen mit dem entsprechenden Beleg an das DATEV-Rechenzentrum (Rechenzentrum oder RZ) übermittelt wird.
Die Belege werden an DATEV gesendet und können in DATEV Unternehmen Online (DUO) eingesehen werden. Die Datei im DATEV-Format kann auch erstellt werden, ohne sie an DATEV zu senden. In DATEV können die Buchungen und die damit verknüpften Belege vom Rechenzentrum abgerufen, geändert (es sei denn, die Buchungen sind in Yokoy auf „gesperrt“ gesetzt) und gebucht werden.
DATEV stellt keine Endpunkte zur Verfügung, um Stammdaten für Yokoy zu erhalten. Daher umfasst diese Integration nur den Export von Buchungsdaten.
Die Integration verwendet die öffentlichen APIs accounting:documents und accounting:extf-files von DATEV.
Buchhaltungslogik und Buchungsdateiformat
Das Buchhaltungsjournal wird vorbereitet im DATEV-Format:
Spalte | Beschreibung |
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Bruttobetrag in Originalwährung |
Soll/Haben-Kennzeichen | „H“ für Gutschrift, sonst “S“ |
WKZ Umsatz | Ursprüngliche Währung der Spesen. Nur auszufüllen, wenn die Spesen in einer Fremdwährung angegeben sind. |
Kurs | Wechselkurs |
Basis-Umsatz | Bruttobetrag in Basiswährung |
WKZ Basis-Umsatz | Basiswährung |
Konto | Konto |
Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Gläubigerkonto |
BU-Schlüssel | Steuerkennzeichen. Nur wenn Steuern anfallen |
Belegdatum | Konfiguration in Yokoy. Datum der Spesen oder Buchungsdatum |
Belegfeld 1 | Konfiguration innerhalb von Yokoy |
Buchungstext | Begründung / Beschreibung |
Postensperre | 0 |
Zinssperre | 0 |
KOST1 - Kostenstelle | Konfiguration innerhalb von Yokoy |
KOST2 - Kostenstelle | Konfiguration innerhalb von Yokoy |
EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
Zahlweise | 3 |
Festschreibung | Konfiguration innerhalb von Yokoy. Sie kann 0 oder 1 sein. |
Zusatzinformation - Art 1 | „Original Yokoy-ID“ |
Zusatzinformation - Inhalt 1 | Yokoy interne Spesen-ID |
Zusatzinformation - Art 2 | “Name Mitarbeiter” |
Zusatzinformation - Inhalt 2 | Vor- und Nachname des Mitarbeiters |
Kopfzeile der Datei ist wie folgt definiert:
Spalte | Wert |
Kennzeichen | “EXTF” |
Versionsnummer | 700 |
Format Kategorie | 21 |
Format Name | “Buchungsstapel” |
Format Version | 12 |
Erstellt am | Zeitstempel |
Beraternummer | Abhängig von der Verbindungseinstellung. Aus der Einstellung übernommen. |
Kundennummer | Abhängig von der Verbindungseinstellung. |
Wirtschaftsjahrbeginn | Konfiguration innerhalb von Yokoy |
Sachkontenlänge | Konfiguration innerhalb von Yokoy |
Datum von | Frühestes Belegdatum aller in der Datei enthaltenen Buchungen |
Datum bis | Spätestes Belegdatum aller in der Datei enthaltenen Buchungen |
Bezeichnung | “Yokoy Expense Export” |
Initialen | “YY” |
Datensatzart | 1 |
Buchhalterischer Grund | 0 |
Sperrung | Konfiguration innerhalb von Yokoy. Entweder 0 oder 1 |
Währungscode | Basiswährung |
G/L-Kontenrahmen | Konfiguration innerhalb von Yokoy. SKR03, SKR04, SKR07 |
Diese Buchungsdatei wird auch in Yokoy gespeichert und kann zur Einsicht heruntergeladen werden.
Übermittlung von Belegen
Derzeit unterstützt Yokoy die folgenden Formate für die Übertragung des Belegs an DATEV:
PNG
JPG / JPEG
PDF
Die Belege werden mit den folgenden Metadaten gesendet:
Feld | Wert |
Dokumenttyp | “Rechnungseingang” |
Notiz | “Beleg zu Yokoy Spese <Yokoy-ID>” |
Kategorie | “Yokoy” |
Ordner | “Spesen” |
Register | Spesen(buchungs)datum im Format JJJJ/MM (das berücksichtigte Datum hängt von der Belegdatum-Konfiguration ab) |
Die letzten drei Einträge werden verwendet, um die Belege in der folgenden Ordnerstruktur Belegablage/<category>/<folder>/<register> zu kategorisieren.
Das bedeutet, dass ein Beleg aus dem Januar 2022 unter Belegablage/Yokoy/Spesen/„2022/01“ zu finden ist.
Einrichtung in DATEV
Als Voraussetzung für die Integration mit Yokoy musst Du den Buchungsdatenservice im DATEV-Konto aktivieren.
Bitte beachte die folgenden Ressourcen von DATEV:
Wenn Du den Service nicht aktivieren kannst, wende Dich bitte an Deinen Steuerberater.
Einrichtung in Yokoy
Herstellen einer neuen Verbindung: Authentifizierung
✏️ Voraussetzungen
Du benötigst die Client-ID, die sich aus der Beraternummer und der Mandantennummer zusammensetzt. Diese Informationen kannst Du bei Deinem Steuerberater erfragen oder in der DATEV-Anwendung nachsehen.
Da in DATEV alle Buchungen in die Firmenwährung (in der Regel EUR) umgerechnet werden, wird nur die Beträge in Firmenwährung exportieren-Buchungswährungsstrategie unterstützt.
So konfigurierst Du die Verbindung mit DATEV:
Gehe zu Admin > Integrationen > Spesenexport
Klicke bei der entsprechenden Spesenart (Spesen/ Kreditkartentransaktionen/ Reisespesen) auf ERP-System ändern.
Wähle DATEV Buchungsdatenservice aus, um eine neue Verbindung herzustellen. Siehe Verwendung einer bestehenden Verbindung, wenn Du eine bestehende Verbindung wiederverwenden möchtest. Das folgende Anmeldeformular wird angezeigt:
Trage die Berater- und die Mandantennummer ein. Stelle sicher, dass der Pop-up-Blocker deaktiviert ist.
Klicke auf Mit DATEV verbinden.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Du Dich bei DATEV anmelden musst:
Wähle eine geeignete Anmeldemethode und gib bei Bedarf das Passwort ein.
Wenn die Anmeldung erfolgreich war, wirst Du um Deine Zustimmung gebeten:
Klicke auf Ich stimme zu, wenn Du damit einverstanden bist, Yokoy die beschriebenen Berechtigungen zu erteilen.
Die Verbindung wird hergestellt und getestet. Die Ergebnisse des Verbindungstests werden unterhalb des Abschnitts ERP erforderliche Konfigurationen angezeigt:
Folgende Ergebnisse sind möglich:
Verbindungsstatus | Erklärung |
Verbindungsstatus wird aktualisiert... | Die Verbindung wird getestet. |
Die Verbindung mit DATEV ist aktiv. | Die Verbindung ist aktiv und alle relevanten Dienste sind in DATEV verfügbar. |
Es fehlen benötigte Services in DATEV. Bitte überprüfe die Berater- und Kundennummer sowie die freigeschalteten Services in DATEV. | Die Verbindung ist aktiv, aber es fehlen relevante Dienste. Bitte stelle sicher, dass die Dienste „Buchungsdatenservice“ und „Belegbilderservice“ in DATEV aktiviert sind. |
Der Kunde ist in DATEV nicht vorhanden oder es fehlen die Zugriffsrechte. Bitte überprüfe die Angaben zur Berater- und Kundennummer und prüfe die Zugriffsrechte in DATEV. | Dein Benutzer hat keine Zugriffsrechte für die eingegebene Kundennummer oder die Kundennummer existiert nicht. Überprüfe, ob Du die Beraternummer und die Kundennummer korrekt eingegeben hast. |
Berater- und/oder Kundennummer fehlen. Bitte erstelle die Verbindung erneut. | Entweder wurde noch kein Verbindungsversuch unternommen oder dieser ist fehlgeschlagen und die Berater- und/oder Kundennummer fehlt. Du musst (erneut) eine Verbindung herstellen. |
Es ist kein Aktualisierungstoken verfügbar. Bitte stelle eine Verbindung her, um ein neues Token zu erhalten. | Frühere Verbindungsversuche sind fehlgeschlagen und es wurden keine Token von DATEV empfangen. Stelle erneut eine Verbindung her und überprüfe die FAQs am Ende dieser Dokumentation auf mögliche Fehler. |
Die Verbindung mit DATEV wurde in Yokoy getrennt. | Ein Benutzer in Yokoy hat die Verbindung mit DATEV aktiv widerrufen und sie muss neu hergestellt werden. |
Die Verbindung mit DATEV wurde getrennt. Bitte stelle die Verbindung erneut her. | Die Verbindungstoken funktionieren nicht mehr, höchstwahrscheinlich weil die Verbindung abgelaufen ist (nach 2 Jahren) oder außerhalb von Yokoy widerrufen wurde. |
Der Verbindungsstatus konnte nicht ermittelt werden. Bitte kontaktiere Yokoy Support. | Es ist ein unvorhergesehener Fehler aufgetreten. Bitte kontaktiere Yokoy Support. |
Verwaltung der Verbindung zu DATEV
Du kannst die Verbindung mit DATEV jederzeit trennen, indem Du auf Verbindung zu DATEV trennen klickst. Alternativ bietet Dir der Link Verbindungen in DATEV verwalten einen vollständigen Überblick über alle Deine Verbindungen innerhalb von DATEV und ermöglicht es Dir, diese zu trennen.
Darüber hinaus kannst Du auf die Verfügbarkeit des DATEV-Rechenzentrums und auf detailliertere Produktinformationen zum Buchungsdatenservice zugreifen.
Konfiguration
Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, erscheint das folgende Konfigurationsformular:
Du musst diese Einstellungen konfigurieren:
Konfiguration | Beschreibung |
Beraternummer | Beraternummer, wie bei der Einrichtung der Verbindung definiert. Sie muss mit dem entsprechenden Verbindungsparameter übereinstimmen und kann daher nicht in den Konfigurationen geändert werden. Wenn die Beraternummer aktualisiert werden muss, muss eine neue Verbindung eingerichtet werden. |
Kundennummer | Kundennummer, wie bei der Herstellung der Verbindung definiert. Sie muss mit dem entsprechenden Verbindungsparameter übereinstimmen und kann daher in den Konfigurationen nicht geändert werden. Wenn die Beraternummer aktualisiert werden muss, muss eine neue Verbindung hergestellt werden. |
Sachkontenlänge | Die Sachkontenlänge muss mit DATEV übereinstimmen. Sie kann in DATEV unter Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen gefunden werden. |
Kontenrahmen | Der Kontenrahmen (Standardkontenrahmen) muss mit DATEV übereinstimmen. Er ist in DATEV unter Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen zu finden. |
Belegung des Feldes ‘Belegfeld 1’ | Die Spalte „Belegfeld 1“ bietet einen automatischen Abgleich (je nach Einstellung werden Buchungen mit einem Wert, der sich auf Null beläuft, nicht angezeigt). Yokoy bietet derzeit mehrere Optionen für die Einstellung des Wertes im „Belegfeld 1“:
|
Wert / Transformation für die Belegung des Feldes ‘Belegfeld 1’ | Dieses Konfigurationsfeld ergänzt das vorherige. Wenn Du die Methode „Konstanter Wert“ wählst, musst Du den gewünschten Wert in dieses Feld eingeben. Wenn Du die Methode „Wert basierend auf dem Monat der Spesen“ wählst, wird die Zuordnung in JSON-Notation angegeben, zum Beispiel: {„1“: „erster Wert“, „2“: „zweiter Wert“, „3“: „dritter Wert“ …} |
Wert für das Feld ‘KOST1 - Kostenstelle’ | Yokoy bietet derzeit drei Optionen für die Einstellung des Wertes des Feldes ‘KOST1 - Kostenstelle’:
|
Wert für das Feld ‘KOST2 - Kostenstelle’ | Yokoy bietet derzeit drei Optionen für die Einstellung des Wertes des Feldes ‘KOST2 - Kostenstelle’:
|
Tag-Dimension für das Feld ‘KOSTx - Kostenstelle’ | Falls Du die Tag-Option für eines der KOST-Felder wählst, ermöglicht dieses Feld die Angabe der zu verwendenden Tag-Dimension. |
Wirtschaftsjahrbeginn (DD-MM) | Tag und Monat des Beginns des Wirtschaftsjahres (im Format TT-MM). Bitte beachte, dass nur Spesen aus demselben Wirtschaftsjahr zusammen exportiert werden können. |
Exportierte Buchungen festschreiben | Ob Buchungen festgeschrieben werden sollen oder nicht (Festschreibung). |
Datum für die Spalte `Belegdatum` | Exportdatum in der Spalte `Belegdatum`. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Standardmäßig wird das Buchungsdatum berücksichtigt. |
Wie soll mit den Belegen verfahren werden? | Ob die Belege an DATEV gesendet werden sollen oder nicht, folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Die erzeugte PDF-Datei bezieht sich auf Yokoys Standard-PDF-Datei mit einer Übersicht der Spesen. Wenn für die Spesen ein Beleg vorhanden ist, wird dieser in die PDF-Datei eingebettet. Wenn Dokumente an DATEV übermittelt werden (alle außer der ersten Option), muss der Belegbilderservice verfügbar sein (wird normalerweise automatisch aktiviert, wenn der Buchungsdatenservice aktiviert wird). |
PDF-Reisezusammenfassung für Spesen einer Reise exportieren | Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein Reisebericht im PDF-Format als Beleg für Spesen, die Teil einer Reise sind, übermittelt. |
Nullbetragsbuchungen vom Export ausschließen | Wenn diese Option aktiviert ist, werden Spesen in Höhe von null nicht an DATEV übermittelt, aber dennoch auf den Status „exportiert“ gesetzt. |
Vom Export ausgeschlossene Tagespauschalen | Wähle die Tagespauschalen aus, die nicht an DATEV übermittelt werden sollen, aber dennoch auf den Status „exportiert“ gesetzt werden sollen. |
Vom Export ausgeschlossene Kilometersätze | Wähle Fahrtpauschalen aus, die nicht an DATEV übermittelt werden sollen, aber dennoch auf den Status „exportiert“ gesetzt werden sollen. |
Alle Konfigurationsparameter sind erforderlich, mit folgenden Ausnahmen:
Wert / Transformation für die Belegung des Feldes ‘Belegfeld 1’ kann leer bleiben, wenn Du die Methode Spesen-ID verwendest.
Tag-Dimension für das Feld ‘KOSTx - Kostenstelle’ kann leer bleiben, wenn der Tag für keines der beiden KOST-Felder verwendet wird.
Wiederverwendung einer bestehenden Verbindung
okoy bietet die Möglichkeit, verschiedene ERP-Systeme für allgemeine Spesen, Kartentransaktionen und Reisekosten zu verwenden. Oftmals werden die Buchungen für diese drei Arten von Ausgaben jedoch in dasselbe ERP-System exportiert.
In diesem Fall kannst Du die für allgemeine Spesen hergestellte Verbindung mit denselben Konfigurationen wiederverwenden, indem Du im Feld ERP-System DATEV Buchungsdatenservice mit bestehender Verbindung auswählst.
Buchung in DATEV
Die aus Yokoy exportierten Buchungsdaten werden als Buchungsstapel an das DATEV-Rechenzentrum (RZ) gesendet. Informationen zum Abrufen der Buchungsdaten aus dem Rechenzentrum und zum Buchen der Buchungen in DATEV findest Du in der DATEV-Dokumentation.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Nach dem Klicken auf „Mit DATEV verbinden“ passiert nichts.
Überprüfe, ob Dein Browser Pop-ups blockiert. Der Authentifizierungsablauf öffnet ein Pop-up-Fenster, um sich bei DATEV anzumelden. Je nach Browsereinstellung können Pop-up-Fenster blockiert werden.
Nach dem Klicken auf „Mit DATEV verbinden“ erscheint ein leeres Fenster.
Das Passwort für mIDentity wird höchstwahrscheinlich in einem Fenster abgefragt, das möglicherweise hinter anderen Fenstern verborgen ist.
Nach dem Herstellen der Verbindung mit DATEV wird der Verbindungsstatus als "Fehlender Service“ angezeigt.
Nicht alle erforderlichen Dienste wurden in DATEV aktiviert. Erkundige Dich bei DATEV und Deinem Steuerberater.
Wie kann ich überprüfen, ob ich mich mit DATEV verbinden kann?
Unterhalb des Verbindungsstatus befindet sich ein Link zu Verbindung in DATEV verwalten. Wenn Du Dich in die Verbindungsübersicht („Verbundene Anwendungen“) von DATEV einloggen kannst, kannst Du Dich auch mit DATEV verbinden. Dies gibt jedoch keine Auskunft über die Verfügbarkeit der benötigten DATEV-Dienste oder über die Berechtigungen für eine bestimmte Kunden-ID.
Kann ich mehrere Firmen mit derselben Kundennummer in DATEV verbinden?
Ja, das ist möglich. Bitte beachte den nächsten Punkt.
Ich möchte mehrere Firmen mit DATEV verbinden (möglicherweise unter Verwendung derselben Kundennummer). Beim Versuch, die zweite Firma zu verbinden, werde ich nicht mehr zur Authentifizierung aufgefordert und der Verbindungsversuch schlägt fehl. Was soll ich tun?
DATEV scheint sich an frühere Verbindungsversuche des Browsers zu erinnern und fragt nicht erneut nach einer Authentifizierung. Manchmal kann dies zu fehlgeschlagenen Verbindungsversuchen führen. Bitte starte den Browser neu (oder öffne ein neues Fenster) zwischen aufeinanderfolgenden Verbindungsversuchen.
Kann ich die DATEV-Integration von Yokoy auch mit lokalen Systemen verwenden?
Ja, das kannst Du. Die einzige Voraussetzung ist eine Verbindung zum Rechenzentrum (RZ) von DATEV. In den allermeisten Fällen besteht eine solche Verbindung bereits für andere Themen wie „USt-Übermittlung“ oder „Bezug von Kontoauszugsdaten“.