🌐 Web-App | 👤 Admin mit Berechtigungen für Integrationen, Steuersätze, Kostenobjekte, Spesenkategorien, HR-Benutzer
Die Yokoy-Integration ist für den gesamten Datenfluss zu/von Xero verantwortlich.
Da die Integration in Yokoy auf Unternehmensebene konfiguriert wird, musst Du ein Xero-Admin sein und die Berechtigung zum Lesen und/oder Schreiben von mindestens den folgenden Objekten in Xero haben:
Lesezugriff | Schreibzugriff |
|
|
🚧 Vorsicht
Es kann nur ein Xero-Mandant mit einer Yokoy-Organisation verknüpft werden.
Einrichtung von Yokoy
Während Spesenkategorien und Kostenstellen automatisch aus den Xero-Tracking-Kategorien und Konten über einen Synchronisationsjob erstellt werden können, müssen Benutzer, Steuersätze und Firmenkarten (falls zutreffend) zuerst manuell eingerichtet werden.
Sobald diese Objekte erstellt wurden, musst Du Dich an Yokoy wenden, indem Du eine Service-Anfrage eröffnest. Derzeit muss die Erstsynchronisation von Yokoy durchgeführt werden.
Der Synchronisationsjob wird anschließend täglich ausgeführt, um Spesenkategorien und Kostenstellen zu erstellen oder zu aktualisieren sowie Steuersätze, Benutzer und den Status der Firmenkarten zu synchronisieren.
So richtest Du die Xero-Integration für Yokoy ein:
Benutzer erstellen
Die Xero-Integration kann keine neuen Benutzer in Yokoy manuell erstellen. Daher müssen Benutzer in Yokoy manuell eingerichtet werden (HR > User-Verwaltung).
Es ist nicht erforderlich, den Vor- oder Nachnamen einzugeben, da diese Daten synchronisiert werden können. Allerdings musst Du E-Mail-Adresse, Vorgesetzte, Genehmigungslimits, Standardkostenstellen usw. konfigurieren.
🚧 Vorsicht
Die in Yokoy verwendete E-Mail-Adresse muss identisch mit der in dem Xero-Kontakt hinterlegten Adresse sein. Andernfalls kann die Integration die Daten nicht synchronisieren.
Steuersätze erstellen
Die Xero-Integration kann keine neuen Steuersätze in Yokoy manuell erstellen.
Daher müssen die Steuersätze in Yokoy manuell eingerichtet werden (Admin > Steuersätze).
Im Feld ERP-Code in Yokoy muss der Code des Steuersatzes aus Xero eingetragen werden. Im Feld Satz in Yokoy muss entweder der effektive Steuersatz oder der Gesamtsteuersatz des Steuersatzes aus Xero eingetragen werden – je nachdem, welcher höher ist.
Mitarbeiter- und Buchhaltungsstammdaten synchronisieren
Yokoy muss zunächst die Synchronisationsjobs einrichten, um Mitarbeiter- und Buchhaltungs-Stammdaten (Spesenkategorien, Kostenstellen, Benutzer, Steuersätze und Firmenkarten) in Yokoy zu erstellen oder zu aktualisieren.
Sobald sie konfiguriert sind, werden die Jobs täglich ausgeführt und erstellen (bei Kategorien und Kostenstellen) bzw. aktualisieren bestehende Daten in Yokoy.
Um diesen Schritt durchzuführen, wende Dich bitte an den Yokoy Customer Care, indem Du eine Service-Anfrage eröffnest.
Spesenexport konfigurieren
Um die Xero-Integration zu konfigurieren, musst Du den Export einrichten für:
Firmenkarten-Transaktionen (falls verwendet) und
Reisespesen (falls Du eine Integration mit einem Reiseanbieter nutzt)
Einrichtung des Spesenexports
Für privat bezahlte Spesen konfigurierst Du Yokoy wie folgt:
Gehe zu Admin > Integrationen, Spesenexport.
Wähle unter Aktuelles Exportsystem für Spesen ERP-System Xero aus und klicke auf Verbindung zu Xero.
Es erscheint ein Dialogfenster, das anzeigt, dass Du Administrator in Xero sein musst. Klicke auf Weiter.
Ein Dialogfenster zeigt die für die Integration erforderlichen Berechtigungen an. Klicke auf Weiter.
Als Nächstes wirst Du aufgefordert, Dich bei Xero anzumelden. Klicke auf Login, um ein neues Fenster zu öffnen.
Gib Deine Xero-Zugangsdaten ein: E-Mail-Adresse und Passwort. Abhängig davon, ob Du in Xero 2FA eingerichtet hast, musst Du eventuell zusätzlich einen Authentifizierungscode eingeben.
Anschließend wirst Du gebeten, die Berechtigung zum Zugriff auf bestimmte Daten in Xero zu erteilen. Klicke auf Allow access (Zugriff erlauben).
Klicke auf Finish access (Zugang abschließen).
Einrichtung von Firmenkarten-Transaktionen
Scrolle nach unten zu Aktuelles Exportsystem für Kartentransaktionen ERP-System und wähle Xero mit bestehender Konfiguration aus. Klicke anschließend auf ERP aktualisieren.
Da Du die Yokoy-Integration für privat bezahlte Spesen bereits autorisiert und konfiguriert hast, ist keine weitere Konfiguration erforderlich.
Einrichtung von Reisespesen
Scrolle nach unten zu Aktuelles Exportsystem für Reisespesen ERP-System und wähle Xero mit bestehender Konfiguration aus. Klicke anschließend auf ERP aktualisieren.
Da Du die Yokoy-Integration für privat bezahlte Spesen bereits autorisiert und konfiguriert hast, ist keine weitere Konfiguration erforderlich.
Spesenbelege und unterstützende Dokumente
Die Xero-Integration ermöglicht es Dir, Belege, alle Dokumente (Belege und unterstützende Dokumente) oder keine Dokumente an Xero zu senden.
Um das zu konfigurieren, gehe zu Admin > Integrationen > Spesenexport und wähle die entsprechende Option unter Optionen zum Senden von Dokumenten aus.
💡 Tipp
Du kannst auch zusätzliche Informationen, die Teil der Spesen sind, nachverfolgen, indem Du Anhänge exportieren aktivierst (Admin > Firmeneinstellungen > Datenexporteinstellungen). Damit werden diese Dokumente als ZIP-Datei exportiert, auf die Du im Exportprotokoll zugreifen kannst.