Kategorien (Spesen) | Yokoy Help Center

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Spesenkategorien sind die Klassifizierung für die verschiedenen Arten von Ausgaben, die Benutzer auf Reisen tätigen können.

Mitarbeitende generieren auf Reisen Spesen wie Taxi, Hotel, Mietwagen, Zug, Mahlzeiten usw., und das Ausgabensystem muss in der Lage sein, diese verschiedenen Arten von Spesen zu berücksichtigen.

Mit Kategorien kannst Du:

Spesen richtig kategorisieren
Spesen in Deinem Finanzsystem mit verschiedenen Hauptbuchkonten pro Kategorie verbuchen
die KI-Erkennung einer kundenspezifischen Kategorie zuordnen
MwSt. Vorsteuer ausweisen

Du kannst den Spesenverwaltungsprozess an die Bedürfnisse Deiner Firma anpassen, indem Du verschiedene Kategorien für Deine Spesenformulare einrichtest. Du richtest die Kategorien für die Spesenformulare unter Admin > Kategorien (Spesen) ein.

Bevor Du mit der Konfiguration von Kategorien beginnst, wähle unter Firma das entsprechende Unternehmen aus, für das Du Kategorien für Spesen einrichten möchtest. Mit dem Filter Status kannst Du Kategorien danach anzeigen, ob sie aktiv, inaktiv oder im Entwurfsstadium sind.

Du kannst neue Kategorien hinzufügen, mehrere Kategorien importieren oder eine vorhandene Kategorie bearbeiten, indem Du sie in der Tabelle anklickst.

Neue Kategorie hinzufügen

Klicke auf + Neue Kategorie, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.

Fülle die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Der Name der Spesenkategorie.
Symbol	Wähle ein Symbol, das am besten zum Zweck der Kategorie passt.
KI Kategorisierung	Das KI-Modell von Yokoy ist selbstlernend und kann Spesen automatisch zuordnen, je mehr Spesen erstellt werden. Um Yokoys KI-Kategorisierung zu unterstützen, wähle die zutreffende Kategorie für eine Spese aus. Bitte beachte, dass nur eine Kategorie ausgewählt werden sollte und nur einmal. Wenn Du beispielsweise eine Kategorie für Unterkunft Hotels und Unterkunft Privat hast, verwende die KI-Kategorisierung Übernachtung nur einmal. Verwende die KI-Kategorie Sonstige nur, wenn Du eine Kategorie Sonstige hast.
Datumseinstellung	Einzelne Daten gelten für die meisten Spesen, wie z. B. eine Mahlzeit oder ein Bahnticket. Mehrere Tage (zähle Tage) gilt für Spesen, die sich über mehrere Tage erstrecken, wie z. B. Mietwagen. Mehrere Nächte (zähle Nächte) gilt für Spesen, die sich über mehrere Nächte erstrecken, wie z. B. Hotelunterkünfte
Konto vom ERP-System	Das Spesenkonto, auf dem die Spesen in Deinem Finanzsystem verbucht werden.
ID	Individuelle Yokoy-ID für eine Kategorie, die automatisch generiert wird.
Beschreibung Kommentar	Füge ggf. eine Beschreibung für den erforderlichen Kommentar hinzu.
Kommentar obligatorisch	Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Submitter immer einen Kommentar zu Spesen in dieser Kategorie hinzufügen, bevor sie das Formular einreichen können.
Keine MwSt. / Steuer	Wenn diese Option ausgewählt ist, werden bei Verwendung dieser Kategorie keine Steuerinformationen exportiert. Dies gilt nur, wenn private Spesen mit der Firmenkarte erlaubt sind. Wenn dies der Fall ist, richtet Yokoy normalerweise eine separate Kategorie für diese Spesen ein und aktiviert dieses Kontrollkästchen.
Keine Kostenobjekte erlaubt	Wenn diese Kategorie ausgewählt wird, werden keine Informationen zu Kostenobjekten exportiert. Dies gilt nur, wenn private Spesen auf der Firmenkarte erlaubt sind. Wenn dies der Fall ist, richtet Yokoy in der Regel eine separate Kategorie für diese Spesen ein und aktiviert dieses Kontrollkästchen.
Nur Firmenkartenzahlungen sichtbar	Wenn diese Kategorie ausgewählt wird, wird sie nur angezeigt, wenn die Zahlungsmethode Firmenkarte lautet. Diese Option ist nur relevant, wenn die Firma private Spesen auf Firmenkarten zulässt. In solchen Fällen erstellt Yokoy normalerweise eine separate Kategorie für diese Spesen und wählt dieses Kontrollkästchen aus.
Nicht sichtbar für Mitarbeiter	Wenn diese Kategorie aktiviert ist, ist sie für Submitter und Manager nicht sichtbar. Finance-Benutzer können sie jedoch bei der Prüfung einer Spese auswählen. Darüber hinaus kannst Du sie als technische Kategorie in Reglementen, Tagespauschalen und Fahrtpauschalen auswählen.
Warnung erzeugen	Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Warnung angezeigt, wenn diese Kategorie ausgewählt wird.
An Mitarbeiter verrechnen	Gilt nur für private Spesen, die mit der Firmenkarte bezahlt werden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Spesen auf dem Benutzerkonto statt auf dem Spesenkonto verbucht.
Für Spesenarten deaktivieren	Wähle die Spesenart aus, für die diese Kategorie deaktiviert ist, falls erforderlich. Du kannst diese Kategorie beispielsweise für Spesen ohne Beleg ausblenden.
Beschreibung	Füge bei Bedarf eine Beschreibung für diese Kategorie hinzu.

Nachdem Du alle Felder ausgefüllt hast, um eine neue Kategorie zu konfigurieren, klicke auf Aktivieren, um sie direkt zu aktivieren, oder klicke auf Speichern, um Deine Änderungen zu speichern und die Kategorie zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren.

Mehrere Kategorien importieren

Um mehrere Kategorien gleichzeitig zu importieren, klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf Datei importieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen kannst.

Hier kannst Du alle Kategorien einfügen, indem Du die folgenden Zellen ausfüllst:

✏️ Hinweis

Die Beispiel-CSV-Datei für das Hochladen von Kategorien ist nur in englischer Sprache verfügbar.

Spalte	Beschreibung
id	Individuelle Yokoy-ID für eine Kategorie. Kann leer bleiben, da sie automatisch generiert wird.
name	Name der Spesenkategorie
account	Das Spesenkonto, auf dem die Spesen in Deinem Finanzsystem verbucht werden.
icon	Wähle ein Symbol, das am besten zum Zweck einer Kategorie passt.
expenseRobotCategoryIds	Das KI-Modell von Yokoy ist selbstlernend und kann Spesen automatisch zuordnen, je mehr Spesenformulare erstellt werden. Um Yokoys KI-Kategorisierung zu unterstützen, wähle die zutreffende KI-Kategorie für eine Spesenkategorie aus. Bitte beachte, dass nur eine KI-Kategorie ausgewählt werden sollte und dies nur einmal. Wenn Du beispielsweise eine Kategorie für Unterkunft Hotels und Unterkunft Privat hast, verwende die KI-Kategorisierung Übernachtung nur einmal. Verwende die KI-Kategorie Sonstige nur, wenn Du eine Kategorie Sonstige hast.
dateSettings	Gib einen der folgenden Begriffe ein, der auf Deine Kategorie zutrifft: `singleDay`: (Einzelne Daten) gilt für die meisten Spesen, wie z. B. eine Mahlzeit oder ein Bahnticket. `dayRange`: (Mehrere Tage) gilt für Spesen, die sich über mehrere Tage erstrecken, wie z. B. Mietwagen. `nightRange`: (Mehrere Nächte) gilt für Spesen, die sich über mehrere Nächte erstrecken, wie z. B. Hotelunterkünfte
requireComment	Gebe `true` (wahr) ein, wenn der Submitter bei Auswahl dieser Kategorie immer einen Kommentar hinzufügen muss, oder `false` (falsch), wenn dies nicht erforderlich ist.
commentDescription (optional)	Füge ggf. eine Beschreibung für den erforderlichen Kommentar hinzu.
disableTaxes (optional)	Füge `true` (wahr) ein, wenn Du nicht möchtest, dass MwSt.-/Steuerinformationen exportiert werden, wenn diese Kategorie verwendet wird; andernfalls füge `false` (falsch) ein. Dies gilt nur, wenn private Spesen auf der Firmenkarte erlaubt sind. Wenn dies der Fall ist, richtet Yokoy normalerweise eine separate Kategorie für diese Spesen ein und setzt dies auf `true` (wahr).
disableCostCenters (optional)	Füge `true` (wahr) ein, wenn Du nicht möchtest, dass Informationen zu Kostenobjekten exportiert werden, wenn diese Kategorie verwendet wird; andernfalls füge `false` (falsch) ein. Dies gilt nur, wenn private Spesen auf der Firmenkarte erlaubt sind. Wenn dies der Fall ist, richtet Yokoy in der Regel eine separate Kategorie für diese Spesen ein und setzt diese auf `true` (wahr).
disableCategoryForExpenseTypes (optional)	Gib die Art der Spesen (mit oder ohne Beleg) ein, für die diese Kategorie deaktiviert ist; andernfalls lasse das Feld leer.
generateWarning (optional)	Füge `true` (wahr) ein, wenn Du möchtest, dass eine Warnung angezeigt wird, wenn diese Kategorie ausgewählt wird.
companyCreditCardOnly (optional)	Füge `true` (wahr) ein, wenn diese Kategorie nur angezeigt werden soll, wenn die Zahlungsmethode Firmenkarte ausgewählt wird (andere Kategorien sind ebenfalls sichtbar). Andernfalls füge `false` (falsch) ein. Dies gilt nur, wenn private Spesen mit der Firmenkarte erlaubt sind. Wenn dies der Fall ist, richtet Yokoy normalerweise eine separate Kategorie für diese Spesen ein und setzt diese auf `true` (wahr).
chargeToEmployee	Gilt nur für private Spesen, die mit der Firmenkarte bezahlt werden. Füge `true` (wahr) ein, wenn die Spesen auf dem Benutzerkonto statt auf dem Spesenkonto verbucht werden sollen; andernfalls füge `false` (falsch) ein.
description (optional)	Füge bei Bedarf eine Beschreibung für diese Kategorie hinzu.
hidden	Gib `true` (wahr) ein, wenn die Kategorie für den ausgeblendet werden soll, oder `false` (falsch), wenn dies nicht erforderlich ist.

Wenn Du alle erforderlichen Daten in die CSV-Datei eingegeben hast, klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf Datei importieren und wähle die Firma aus, auf die Du Deine Änderungen anwenden möchtest.

Klicke anschließend auf Datei wählen, um Deine CSV-Datei hochzuladen, oder verwende die Drag-and-Drop-Funktion, um die Datei direkt in das Feld zu ziehen. Klicke auf Import starten, um den Vorgang abzuschließen.

Wenn der Import abgeschlossen ist, kannst Du eine Protokolldatei anzeigen, die alle Fehler anzeigt, die während des Importvorgangs aufgetreten sind.

Kategorie mit Reglement verknüpfen

Wenn Deine Firma in Yokoy Reglemente erstellt hat, stelle sicher, dass Du die neue Kategorie mit dem entsprechenden Reglement verknüpfst. Andernfalls wird die Kategorie in den Spesen nicht angezeigt.

Um eine Kategorie zu einem Reglement hinzuzufügen, gehe auf den Reiter Admin > Reglemente und wähle das Reglement aus, auf das Du Deine Änderungen anwenden möchtest.

Klicke auf das Dropdown-Feld Anwendbare Kategorien und wähle die neue Kategorie aus.