🌐 Web-App | 👤 Admin mit Berechtigungen für Rechnungskategorien
Rechnungskategorien entsprechen den sogenannten GL-Konten (General Ledger Accounts) in Finanzsystemen.
🚧 Vorsicht
Rechnungskategorien sind verpflichtend, damit eine Rechnung eingereicht werden kann. Enthält ein Einzelposten keine Kategorie, kann die Rechnung nicht eingereicht werden. Du kannst Rechnungskategorien manuell, über die API oder per CSV-Import erstellen. Das CSV-Format ermöglicht es, alle Felder der Kategorie – einschließlich benutzerdefinierter Felder – zu importieren, sodass Du alle Daten bequem per Datei anpassen kannst.
Rechnungskategorien erstellen
Um Kategorien für Rechnungen zu importieren oder zu erstellen, gehe zu:
Admin > Kategorien (Lieferantenrechnungen)
❗️Wichtig
Um dieses Menü sehen zu können, musst Du als Admin-Benutzer freigeschaltet sein. Um zu prüfen, ob Du die erforderliche Berechtigung hast, gehe zu Finanz/HR - Rollen, klicke auf Deinen Benutzer und stelle unter Setup sicher, dass die Option Kategorien (Rechnungen) aktiviert ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird dir das Menü nicht angezeigt.
Jetzt kannst Du Kategorien auf drei Arten erstellen:
API-Aufruf an den
/invoice-categoryEndpunkt
Kategorien mit dem Importer importieren
Klicke oben rechts auf Datei importieren. Lade anschließend eine CSV-Datei mit den Rechnungskategorien hoch. Ein Beispieldokument ist im Dialogfenster verlinkt.
✏️ Hinweis
Für die Kodierung unterstützt Yokoy CSV-Dateien mit UTF-8, UTF-16 sowie ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1) Kodierung.
Spalte | Typ | Beschreibung |
| String | Name, der zur Identifizierung der Rechnungskategorie verwendet wird. Kategorienamen können nicht in andere Sprachen lokalisiert werden. Der eingegebene Name wird unabhängig von der vom Benutzer gewählten Sprache angezeigt. Wenn Du bspw. „Accounts payable“ als Kategorienamen eingibst, sehen deutschsprachige Benutzer ebenfalls „Accounts payable“ und nicht „Abrechnungsverbindlichkeiten“. |
|
| Symbol, das zur Identifizierung der Rechnungskategorie verwendet wird. |
| String | Kontoreferenz der Rechnungskategorie. |
| String | Beschreibung, die zur Identifizierung der Rechnungskategorie dient. |
| String:
| Status der Kategorie. Wenn die Kategorie inaktiv oder im Entwurf ist, kann sie in einer Rechnung nicht verwendet werden. |
| Boolescher (true/false) | ERP-spezifische Option. Siehe Kategorien konfigurieren für weitere Informationen. |
| Boolescher (true/false) | ERP-spezifische Option. Siehe Kategorien konfigurieren für weitere Informationen. |
Kategorien manuell erstellen
Du kannst auch manuell eine Kategorie erstellen, indem Du einen Namen, ein Symbol und einen ERP-Kontocode sowie eine Beschreibung angibst.
Kategorien per Yokoy-API erstellen
Du kannst Kategorien erstellen, indem Du eine HTTP-Anfrage an den Endpunkt /invoice-category sendest.
✏️ Hinweis
Siehe API-Referenz für weitere Informationen.
Kategorien konfigurieren
Sobald die Kategorie erstellt wurde, kannst Du sie bearbeiten, indem Du in der angezeigten Tabelle darauf klickst. Du kannst den Inhalt jederzeit ändern oder die Kategorie deaktivieren. Rechnungskategorien beinhalten folgende Optionen:
Kostenobjekte sind für diese Kategorie nicht obligatorisch: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, ist die Auswahl des entsprechenden Kostenobjekts in den Rechnungszeilen nicht erforderlich.
Das Feld Steuer ist für diese Kategorie obligatorisch: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, muss in den Rechnungszeilen der entsprechende Mehrwertsteuersatz ausgewählt werden.
Zusätzlich kannst Du je nach deiner Finanzintegration spezifische Optionen konfigurieren:
ERP-spezifische Optionen | Gültig für | Beschreibung |
Kostenobjekte vom Export ausschließen | Nicht-PO- Rechnungsexport:
PO-Rechnungsexport:
| Wenn dieses Kontrollkästchen ausgewählt ist, Du Yokoy Invoice verwendest und Rechnungen ins ERP exportierst, werden Kostenobjekte ignoriert. Kostenobjekte werden NICHT exportiert. Du kannst z. B. zwar einen genehmigungsbasierten Workflow auf Kostenobjekten haben, möchtest diese Kostenobjekte aber nicht pro Einzelposten exportieren. |
Keine Vorsteuer
|
| Wenn dieses Kontrollkästchen beim Export einer Rechnung aktiviert ist, wird die mit diesem Einzelposten verbundene Mehrwertsteuer nicht berücksichtigt. Die Vorsteuer wird ignoriert. Das kann sinnvoll sein, wenn nicht alle Benutzer an der MwSt. interessiert sind – beispielsweise bei bestimmten speziellen Kategorien. |
Markiere Einzelposten für diese Kategorie als tax-only. |
| Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und eine Kategorie einer Rechnungszeile zugewiesen wird, wird der Einzelposten als nur Steuer enthaltend markiert. Diese Funktion kann für die Verarbeitung von Steuerrechnungen, wie z. B. Zollrechnungen, verwendet werden. |