🌐 Web-App | 👤 Admin mit Berechtigungen für Firmeneinstellungen und Reglemente

Ein Reglement für Mitarbeitende legt die Einstellungen fest, die einer Gruppe von Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. In einem Reglement wird Folgendes bestimmt:

Kategorien: die Kategorien, die den Benutzern zur Auswahl im Spesenformular zur Verfügung stehen.
Tags: Tags, die für diese Benutzer gelten.
Spesenregeln: Die Spesenregeln, die zur Berechnung der Spesen für diese Benutzer verwendet werden.
Tagespauschalen: Anwendbare Tagespauschalen auf globaler Ebene (unabhängig von Grenzübertritten).
Fahrtpauschalen: Anwendbare Fahrtpauschalen auf globaler Ebene (unabhängig vom Kilometerzähler des Mitarbeitenden).

Sie können in Firmen verwendet werden, in denen die Reglemente unterschiedliche Regeln für verschiedene Gruppen vorsehen. Zum Beispiel Tagespauschalen, die für Führungskräfte anders berechnet werden als für einzelne Mitarbeitende, oder Fahrtpauschalen, die sich je nachdem, ob der Mitarbeitende der einen oder anderen Abteilung angehört (z. B. Verkauf im Vergleich zur Beschaffung), ändern.

🚧 Vorsicht

Wenn Du eine neue Tagespauschale, Kategorie, Spesenregel oder Fahrtpauschale hinzufügst, musst Du daran denken, sie einem Reglement zuzuweisen.

Andernfalls wird sie nicht auf Mitarbeitende angewendet, obwohl sie aktiv ist.

Benutzerspezifische Reglemente einrichten

Reglemente werden auf Firmenebene aktiviert und gelten für alle mit dieser Firma verbundenen Benutzer.

❗️Warnung

Du kannst wählen, ob Du Reglemente in Deiner Firma verwenden möchtest. Wenn Du sie jedoch aktivierst, musst Du für jeden Benutzer eines auswählen.

Wenn Du Benutzer automatisch importierst, stelle sicher, dass Du ein Standard-Reglement festgelegt hast. Ansonsten werden Benutzer mit dem Status Entwurf statt dem Status Aktiv erstellt.

Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen
Aktiviere unter Compliance das Kontrollkästchen Aktiviere benutzerspezifische Richtlinien.

Die Einrichtung der Reglemente kann nun unter Admin > Reglemente vorgenommen werden. Du musst Berechtigungen für den Zugriff auf diesen Abschnitt über

Admin > Finance/HR-Rollen erteilen.

Ein Standard-Reglement festlegen

Sobald benutzerspezifische Reglemente aktiviert sind, sind sie für alle Benutzer obligatorisch. Das bedeutet, dass Du eine gültige Reglement-ID angeben musst, wenn Du Benutzer aus Drittanbieterlösungen (oder über die Yokoy-API) importierst. Einige Lösungen stellen diese Informationen möglicherweise nicht zur Verfügung. Als Problemumgehung kannst Du daher ein Standardreglement zuweisen, das verwendet wird, wenn die Integration keine Mitarbeiterreglemente für den Benutzer einbezieht.

✏️ Hinweis

Bevor Du ein Standard-Reglement auswählen kannst, musst Du ein Reglement erstellt haben.

Um ein Standard-Reglement festzulegen:

Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Wähle in Compliance > Standard-Mitarbeiter-Reglement die Richtlinie aus, die standardmäßig verwendet werden soll, wenn keine Reglement-ID angegeben ist.
Klicke auf Speichern.

Ein Reglement erstellen

Unter Admin > Reglemente kannst Du alle für die Firma eingerichteten Reglemente einsehen. Du kannst einer Reglementierung beliebig viele Kategorien, Spesen, Fahrtpauschalen, Tagespauschalen und Tags zuordnen.

Reglemente werden auf Firmenebene erstellt. Wenn Du ein ähnliches Reglement in mehreren Firmen anwenden möchtest, musst Du für jede Firma ein eigenes Reglement (und die entsprechenden Kategorien und Regeln für Spesen) erstellen. Du kannst die spezifische Konfiguration eines Reglements herunterladen, indem Du auf das Download-Symbol klickst.

Standardmäßig werden Dir die aktiven Reglemente der Firma angezeigt. Du kannst jedoch in der Dropdown-Liste Status auswählen, ob Du aktive, inaktive oder Entwurf Reglemente anzeigen möchtest.

Bevor Du mit der Erstellung eines Reglements beginnst, stelle sicher, dass Du Kategorien, Spesenregeln, Fahrtpauschalen, Tagespauschalen und Tags zuerst eingerichtet hast, da diese Elemente für das Reglement erforderlich sind. Wenn Du nach der Erstellung des Reglements für Mitarbeitende neue Kategorien, Spesenregeln, Fahrtpauschalen, Tagespauschalen oder Tags hinzufügst, musst Du daran denken, diese anschließend zuzuordnen. Andernfalls können Benutzer sie nicht sehen und verwenden, obwohl sie aktiv sind.

Wenn Du die Details eines Reglements ändern musst, klicke auf das Reglement und ändere die entsprechenden Einstellungen. Einmal erstellte Reglemente können nicht gelöscht werden. Reglemente werden zu Prüfungszwecken beibehalten. Du kannst ein Reglement bei Bedarf deaktivieren, indem Du auf die Aktion Deaktivieren klickst.

Wähle die Firma aus.
Klicke auf + Neues Mitarbeiter-Reglement. Alternativ kannst Du mehrere Reglemente auf einmal importieren.
Rufe die Reglemente-Konfiguration auf.
Klicke auf Speichern, um einen Entwurf zu speichern, oder auf Aktivieren, um die Richtlinie zur Auswahl bereitzustellen.

🚧 Vorsicht

Mitarbeitenden können nur aktive Reglemente zugewiesen werden.

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Reglements.
Reglement ID*	Die individuelle Kennung des Reglements, die automatisch generiert wird.
Auswählbare Kategorien	Kategorien, die für Benutzer mit diesem Reglement angezeigt werden sollen.
Anwendbare Spesenregeln	Spesenregeln, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus.
Anwendbare Kilometersätze	Fahrtpauschalen, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus.
Anwendbare Tagespauschalen	Tagespauschalen, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus.
Anwendbare Tag-Dimensionen *(optional)*	Tag-Dimensionen, die für Benutzer mit diesem Reglement angezeigt werden sollen. Wähle alle zutreffenden aus.
Code	Code (ERP) des Reglements für Mitarbeitende. ERP-Referenz.
Beschreibung (optional)	Füge bei Bedarf eine Beschreibung des Reglements hinzu.

Reglemente importieren

Um mehrere Reglemente gleichzeitig zu importieren, klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf Datei importieren. Es erscheint ein Fenster, in dem Du eine CSV-Beispieldatei herunterladen kannst.

✏️ Hinweis

Die Beispiel-CSV-Datei für das Hochladen von Spesenregeln ist nur in englischer Sprache verfügbar.

Die CSV-Datei enthält dieselben Felder wie die manuelle Erstellung eines Reglements, mit einem zusätzlichen ID-Feld für die eindeutige Kennung des Reglements. Du musst keine ID eingeben, da diese beim Import automatisch generiert wird.

Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.

Nachdem Du alle erforderlichen Daten in die CSV-Datei eingegeben hast, klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf Datei importieren und wähle die Firma aus, auf die Du die Änderungen anwenden möchtest. Klicke auf Datei wählen, um Deine CSV-Datei hochzuladen, oder verwende die Drag-and-Drop-Funktion, um die Datei direkt in das Feld zu ziehen. Klicke auf Import starten, um den Vorgang abzuschließen.

Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst Du einen Bericht herunterladen, der Dir bei der Fehlerbehebung hilft.

Einem Benutzer Reglemente zuweisen

Um die Regeln auf einen Benutzer anzuwenden, musst Du ein Reglement im Benutzerprofil auswählen.

Dafür musst Du folgendes tun:

Gehe zu HR > User-Verwaltung
Klicke auf einen Benutzer.
Wähle im Feld Reglement das Reglement für den Benutzer aus.
Klicke auf Speichern.