Yokoy einrichten, um steuerpflichtige Beträge für Unternehmensleistungen zu berechnen

🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Firmeneinstellungen and Spesenregel-Berechtigungen.

Yokoy kann einen Bericht der steuerpflichtigen Beträge von Spesen, die der Steuer unterliegen, erstellen. Die steuerpflichtigen Beträge werden nach Mitarbeiter aufgeschlüsselt, damit sie von einem externen Lohnabrechnungssystem verarbeitet werden können.

Um die steuerpflichtigen Beträge der Spesen für jeden Teilnehmenden zu berechnen, musst Du:

Die Berechnung des steuerpflichtigen Betrags für Unternehmensleistungen aktivieren.
Eine Steuerregel einrichten, um die steuerpflichtigen Beträge zu bestimmen.
Alle anwendbaren Spesen exportieren.
Die Aufschlüsselung der steuerpflichtigen Beträge in den Spesen anzeigen.
Eine Lohnabrechnungs-Exportdatei generieren oder steuerpflichtige Beträge über die Yokoy API abrufen (optional).

Aktivieren der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags für Spesen

🏢 Professional- und Enterprise-Plan

Diese Funktion ist nur für Kunden mit den Professional- und Enterprise-Plänen verfügbar.

Standardmäßig ist diese Funktion für alle Firmen deaktiviert. Du musst Spesenregeln aktivieren, um eine Steuerregel einrichten zu können:

Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Wähle unter Compliance die Option Spesenregeln aktivieren.
Klicke auf Speichern.

Um den CSV-Bericht mit dem steuerpflichtigen Betrag der Spesen zu generieren, den Finance-Benutzer unter Finance > Export-Log herunterladen und in ein Lohnabrechnungssystem importieren zu können:

Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Wähle unter Datenexport und ERP-Konfiguration die Option CSV-Bericht der Spesenbeträge, die der Einkommenssteuer unterliegen, aktivieren
Klicke auf Speichern.

💡 Tipp

Derzeit kann diese Information nicht direkt über eine spezifische Integration an ein Drittsystem exportiert werden. Du kannst jedoch Deine eigene Integration erstellen, da alle steuerpflichtigen Beträge, Teilnehmenden und Steuerregeln über die Yokoy API für die Spese zurückgegeben werden (siehe incomeTaxableAmounts).

Eine Steuerregel für die Berechnung steuerpflichtiger Beträge einrichten

Eine Steuerregel legt die Schwelle fest, ab der Belege und beleglose Spesen als steuerpflichtig gelten. Sobald eine Steuerregel erstellt und aktiviert wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Sie kann nur deaktiviert werden. Wenn Du die Konfiguration einer Steuerregel ändern musst, Musst Du sie als inaktiv markieren und eine neue Regel erstellen.

Steuerregeln werden im Tab Steuerregeln unter Admin > Spesenregeln konfiguriert. Die Tabelle zeigt alle für das Firmen eingerichteten Steuerregeln an, unabhängig davon, ob sie aktiv, inaktiv oder als Entwurf gespeichert sind.

Steuerregel einrichten:

Gehe zu Admin > Spesenregeln.
Wechsel zum Tab Steuerregeln und klicke auf + Steuerregel hinzufügen.
Gib die erforderliche Konfiguration der Steuerregel ein.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu sichern, ohne die Regel zu aktivieren, oder auf Aktivieren, um die Regel ab dem festgelegten Startdatum auf alle exportierten Spesen anzuwenden.

Konfiguration der Steuerregel

Feld	Benötigt
Name	Benötigt	Name der Steuerregel für Unternehmensleistungen.
Payroll-Code	Benötigt	Externe Referenz zur Identifizierung der Steuerregel im externen Lohnabrechnungssystem.
ID	N/A	Eindeutige Yokoy-ID der Steuerregel. Diese ID wird automatisch generiert.
Startdatum	Benötigt	Datum, ab dem die Steuerregel für die Berechnung verwendet werden soll. Dieses Datum kann rückwirkend festgelegt werden, jedoch betrifft die Regel nur Spesen, die ab dem Aktivierungsdatum exportiert werden. Frühere Spesen werden in die Berechnung einbezogen, aber der steuerpflichtige Betrag für diese Spesen wird nicht berechnet.
Enddatum	Benötigt	Datum, bis zu dem die Steuerregel für die Berechnung verwendet werden soll.
Kategorie	Benötigt	Kategorie oder Kategorien, für welche die Steuerregel gilt. Alle Spesen, die in den ausgewählten Kategorien eingereicht werden, werden bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags gemäß der festgelegten Schwelle berücksichtigt.
Land	Benötigt	Land oder Länder, in denen die Steuerregel gilt. Falls Spesen aus einem nicht aufgeführten Land stammen, aber einer anwendbaren Kategorie zugeordnet sind, werden sie von der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags ausgeschlossen.
Währung	N/A	Währung der Spese. Wird durch die Unternehmenswährung bestimmt.
Schwelle	Benötigt	Betrag, ab dem Spesen als steuerpflichtig gelten.
Aggregations-zeitraum	Benötigt	Zeitraum, über den Spesenbeträge aggregiert werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: Täglich: Beträge werden über einen Kalendertag aggregiert. Wöchentlich: Kalenderwoche, also Montag bis Sonntag. Monatlich: Natürlicher Kalendermonat, z. B. 1.–28. Februar oder 1.–29. Februar in einem Schaltjahr. Quartalsweise: Januar – März, April – Juni, Juli – September, Oktober – Dezember. Jährlich: 1. Januar bis 31. Dezember. Pro Spese: keine Summierung der Spesen. Beispiel: Wenn Du quartalsweise auswählst, aggregiert Yokoy die Spesen für die Monate Januar bis März. Alle Spesen, die den Schwellenwert überschreiten, werden als steuerpflichtig betrachtet. Ab dem 1. April werden Spesen in die nächste Periode aufgenommen.
Gesamtbetrag ist steuerpflichtig, wenn der Schwellenwert pro Teilnehmer:in überschritten wird	Optional	Wenn der Aggregationszeitraum pro Spesenposition ist, wird damit festgelegt, ob die gesamte Spese steuerpflichtig ist, sobald der Schwellenwert überschritten wird, oder ob nur der anteilige Teil der Spese, der den Schwellenwert übersteigt, versteuert wird. Siehe: Schwellenwert für steuerpflichtige Beträge bei einzelnen Spesen.
Beschreibung	Optional	Beschreibung der Steuerregel.

Steuerpflichtige Beträge in Spesen einsehen

Finance-Benutzer können eine Aufschlüsselung aller steuerpflichtigen Beträge nach Steuerregel und Teilnehmenden in der Spese einsehen.

Steuerpflichtige Beträge für die Lohnabrechnung exportieren

Yokoy generiert automatisch einen Bericht, der in externe Lohnabrechnungssysteme importiert werden kann. Damit können Firmen die steuerpflichtigen Beträge verarbeiten und die auf die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden anzuwendende Steuer berechnen.

🚧 Achtung

Dieser Bericht enthält alle steuerpflichtigen Beträge, die für alle im Exportauftrag enthaltenen Spesen berechnet wurden. Es liegt in der Verantwortung Deiner Firma zu bestimmen, welche Steuerregeln angewendet werden sollen und welche steuerpflichtigen Beträge bei der Berechnung der Steuer auf Unternehmensleistungen berücksichtigt werden müssen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Der CSV-Bericht kann unter Finanzen > Export-Log abgerufen werden. Die Datei trägt den Namen bik_payroll.

Für jeden Exportauftrag wird eine separate Datei generiert. Das bedeutet, dass bei einem Export mehrerer Spesen in einem einzigen Auftrag die Datei mehrere Zeilen für alle internen Teilnehmenden der in den Auftrag einbezogenen Spesen enthält.

Der Exportbericht enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
`expenseId`	Eindeutige Yokoy- ID der einkommensteuerpflichtigen Spese.
`expenseDate`	Das Datum, an dem die Spese angefallen ist, im Format YYYY-MM-DD.
`postingDate`	Das Buchungsdatum der Ausgabe im Buchhaltungssystem, im Format YYYY-MM-DD.
`taxRuleId`	Die eindeutige Yokoy- ID der Steuerregel, nach der der steuerpflichtige Betrag berechnet wurde.
`taxRuleName`	Name der Steuerregel.
`taxRulePayrollCode`	Externer Code, der zur Identifizierung der anwendbaren Steuerregel im Lohnabrechnungssystem verwendet wird.
`categoryId`	Eindeutige Yokoy-ID der Kategorie, in der die Steuerregel angewendet wurde.
`userId`	Eindeutige Yokoy-ID des Mitarbeiters.
`userFirstName`	Vorname des internen Teilnehmenden.
`userLastName`	Nachname des internen Teilnehmenden.
`userEmail`	E-Mail-Adresse des internen Teilnehmenden.
`userEmployeeId`	Mitarbeiterkonto (ERP) des internen Teilnehmenden, wie im Benutzerprofil festgelegt.
`taxableAmount`	Steuerpflichtiger Betrag der Spese, welcher der Steuer unterliegt.
`currency`	Währung, in der der steuerpflichtige Betrag angegeben ist.
`aggregatedExpenses`	Listet alle vorherigen Spesen auf, die bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags berücksichtigt wurden, zur Transparenz. Die Spesen sind durch das Pipe-Symbol (\|) getrennt. Für jede Spese werden die ID und der zuvor exportierte steuerpflichtige Betrag für diese Spese angegeben.

Steuerpflichtige Beträge in der Yokoy API einsehen

Als Alternative zum CSV-Bericht kannst Du die Yokoy API abfragen, um den steuerpflichtigen Betrag für jede Spese abzurufen. Steuerpflichtige Beträge werden im incomeTaxableAmounts-Objekt in der Antwort des Expense-Endpunkts zurückgegeben. Es listet die Steuerregel(n) auf, die bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags verwendet wurden, die Kategorie, den Teilnehmenden, den steuerpflichtigen Betrag pro Teilnehmenden und alle aggregierten Spesen zur Transparenz (d.h. zuvor exportierte Spesen mit dem Gesamtbetrag pro Teilnehmenden und dem steuerpflichtigen Betrag).

{
...
"incomeTaxableAmounts": [
{
"aggregatedExpenses": [
{
"amount": 200,
"expenseId": "9L7rovNzNhTCsJSTkbfq",
"incomeTaxableAmount": 100
},
{
"amount": 50,
"expenseId": "4VrKKvgzVr",
"incomeTaxableAmount": 50
}
],
"categoryId": "Eg4KzzqxpWvjqHE2H7mH",
"currency": "EUR",
"incomeTaxRuleId": "8472f8a3-794f-43fa-a886-c3082a74b441",
"incomeTaxableAmount": 150,
"userId": "9L7rovNzNhTCsJSTkbfq"
}
]
...
}