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Was ist eine PAIN.001-Datei?
Payment Initiation – abgekürzt PAIN – ist eine Payment Initiation message, also eine Nachricht für Zahlungsaufträge. PAIN.001 ist eine XML-basierte Nachricht für Zahlungsaufträge, die in ganz Europa (SEPA), im Vereinigten Königreich und in der Schweiz für die Abwicklung von Überweisungen – wie bspw. Gehalts- oder Erstattungszahlungen – verwendet wird.
Yokoy unterstützt länderspezifische Versionen, darunter:
PAIN001.003 für SEPA (Euro-Zahlungen in der EU-Zone)
Versionen für Deutschland und Frankreich
PAIN001.003 für das Vereinigte Königreich
PAIN.001.003.ch für Zahlungen in der Schweiz
PAIN001 Extra für Swiss Salary
Die Zahlungsanweisungsdatei enthält denselben Betrag wie die während des Export-Jobs exportierten Spesen. Einzelposten von Spesen werden dabei in keiner Weise gebündelt. Yokoy erstellt also für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Einzelposten für Zahlungsanweisungen.
🚧 Vorsicht
Wenn Du die Spesen täglich exportieren möchtest (bspw. für Abgrenzungen oder Reporting), die Rückerstattung jedoch nur einmal pro Woche oder alle zwei Wochen durchführst, müssen mehrere Zahlungsanweisungsdateien miteinander kombiniert werden, da Zahlungsläufe und Buchungen zusammenfallen müssen. Wenn Du also für einen Mitarbeitenden in zwei Export-Jobs erstattungsfähige Spesen exportiert hast, entstehen zwei Einzelposten für Zahlungsanweisungen für die jeweilige Person.
Wenn die Auszahlungsdatei für das Unternehmen aktiviert ist, musst Du Deine Bankverbindung eingeben. Eine gültige IBAN ist verpflichtend. Wenn Du einem anderen Unternehmen zugeordnet bist und anschließend wieder in das ursprüngliche Unternehmen zurückversetzt wirst, in dem PAIN-Dateien aktiviert sind, gehen alle Einstellungen verloren. Du musst dann sämtliche Bankdaten erneut eingeben.
Die Zahlungsdatei bezieht die Schuldnerinformationen aus den Bankdaten des Unternehmens. Diese befinden sich auf der Ebene B des PAIN-Dateiformats.
Die Auszahlungsbeträge werden pro Mitarbeitendem summiert und als einzelne Zeile auf Ebene C der PAIN-Datei aufgeführt.
Für die Zahlungsdatei wird kein Journal erstellt, also kein Hauptbuch-Journal, das gegen ein Mitarbeiter-Verbindlichkeitskonto (employee A/P) oder ein Transitkonto gebucht wird. Das zusätzliche Journal, welches das A/P- oder Transitkonto belastet und das Bankkonto gutschreibt, muss entweder durch eine kundenspezifische Entwicklung erzeugt oder manuell erfasst werden. Eine simple Möglichkeit ist,
es während der Bankabstimmung am Ende des Tages, der Woche oder des Monats zu erzeugen.
Payment Initiation aktivieren
Um eine Payment Initiation-Datei zu aktivieren:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen, Datenexport und ERP-Konfiguration.
Wähle unter Auszahlungsdatei für Rechnungen exportieren die gewünschte Formatversion aus dem Dropdown-Menü:
Schweiz: pain.001.001.03.ch.02 (mit IBAN)
Schweiz: pain.001.001.03.ch.02 (ohne IBAN für Mitarbeiter)
Schweiz: pain.001.001.03.ch.02 (ohne Gläubiger-Adresse)
Deutschland: pain.001.001.03
Frankreich: payoutFormat.pain.001.001.03.fr
Vereinigtes Königreich: payoutFormat.pain.001.001.03.uk
Swiss Salary
Je nach Dateityp musst Du die Einrichtung unter Konfigurationen vornehmen.
Für alle Typen außer Swiss Salary muss die Bankverbindung konfiguriert werden.
Damit wird das Auszahlungskonto bestimmt:
Feld | Beschreibung |
Offizieller Firmenname | Name des Unternehmens, das mit dem Auszahlungskonto verknüpft ist. |
Straße | Adresse der Bank, bei der sich das Auszahlungskonto befindet. |
Straßennummer | Adresse der Bank, bei der sich das Auszahlungskonto befindet. |
Postleitzahl | Adresse der Bank, bei der sich das Auszahlungskonto befindet. |
Stadt | Adresse der Bank, bei der sich das Auszahlungskonto befindet. |
Bank Identifier Code (BIC) / SWIFT | Bank Identifier Code des Auszahlungskontos. |
IBAN | International bank account number (Internationale Bankkontonummer) des Auszahlungskontos. |
Mit jedem neuen Spesenexport erstellt Yokoy zusätzlich eine ZIP-Datei (SEPA_expenses.zip) mit Auszahlungs-XML-Dateien pro Zahlungsdatum. Jede Spese innerhalb der Datei wird mit dem Betrag in der Originalwährung ausgewiesen.
💡 Hinweis
Für jedes Land gibt es unterschiedliche Konfigurationen.
Eine vollständige Übersicht über die spezifischen Einstellungen für Schweiz/Swiss Salary, Deutschland, Frankreich und dem Vereinigten Königreich findest Du unter den Spezifische Konfigurationen des Dateityps.
Bankdaten im Benutzerprofil hinterlegen
Sobald Du die PAIN-Exportoption in den Firmeneinstellungen aktiviert hast,
erscheint in Deinem Benutzerprofil ein zusätzlicher Bereich, in dem Du Deine Bankdaten für Rückerstattungen hinterlegen kannst.
In der Mobile-App wird beim Login ein Pop-up-Fenster mit den Bankdaten angezeigt, um Dich dazu zu bringen, die erforderlichen Angaben so schnell wie möglich einzutragen. Du kannst diesen Schritt überspringen, allerdings wird der Bildschirm bei jedem erneuten Login erneut angezeigt.
Standard-Auszahlungsdatei für Spesen generieren
Die Zahlungsanweisungsdatei (SEPA.xml) wird bei jedem ausgelösten Export von Spesen generiert und kann in Yokoy unter Finance > Export Log heruntergeladen werden. Die Erstellung der Zahlungsdatei ist pro Zahlungsdatum möglich (eine Zahlungsdatei kann nur ein Zahlungsdatum enthalten).
✏️ Hinweis
Das Format der Auszahlungsdatei ist „pain.001.001.03.ch.02“, das von der Credit Suisse Bank verwendet wird. Es handelt sich jedoch um ein standardbasiertes Zahlungsformat, das auch von mehreren anderen Banken genutzt und unterstützt werden kann.
Feldbeschreibung
Zum besseren Verständnis wird die Hierarchieebene der Elemente durch ein vorangestelltes „+“-Zeichen kenntlich gemacht.
✏️ Hinweis
„Debtor“ ist das zahlende Unternehmen (LE), während der „Creditor“ der Mitarbeitende ist, an den die Zahlung erfolgt. In diesem Fall zieht Yokoy für den Debtor die Unternehmensinformationen heran und für den Creditor die Mitarbeiterinformationen.
Spezifische Konfigurationen des Dateityps
Es gibt mehrere Versionen von PAIN:
Version 3 der Nachricht – PAIN.001.001.03 – ist derzeit die am häufigsten verwendete Version der ISO-20022-Überweisungsnachricht und die verpflichtend zu verwendende Nachricht in SEPA Version 8.0 [1].
Version 02 wird ebenfalls in einigen Ländern (bspw. Finnland) genutzt, und die Versionen 04, 05 und 06 sind bereits von ISO 20022 veröffentlicht.
Zusätzlich zu SEPA-Zahlungen kann PAIN.001 auch für andere Zahlungsarten genutzt werden, etwa für Gehaltszahlungen oder Zahlungen in Fremdwährungen.
Auch Scheckzahlungen können mit dieser Nachricht durchgeführt werden.
Länderspezifische Bedingungen
Unten findest Du eine Liste der länderspezifischen Bedingungen für:
Schweiz (mit oder ohne IBAN)
Option | Beschreibung |
Aggregierte Zahlungen des Mitarbeiters | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Mitarbeiter. |
Gesamtzahlungen pro Reise | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Reise. |
Träger der Transaktionsgebühr | Partei, die für die Zahlung der Transaktionsgebühren verantwortlich ist. Das kann sein:
|
Swiss Salary
Option | Beschreibung |
Benutzerdefiniertes Kategoriefeld für die Gehaltsart | Yokoy-Kategorie, die für die Buchung des Gehaltstyps verwendet wird. |
Benutzerdefiniertes Benutzerfeld für Mitarbeiter-ID | Benutzerdefiniertes Yokoy-Benutzerfeld, in dem die Mitarbeiter-ID gespeichert ist. |
Deutschland
Option | Beschreibung |
Aggregierte Zahlungen des Mitarbeiters | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Mitarbeiter. |
Gesamtzahlungen pro Reise | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Reise. |
Sammelbuchung unterdrücken | Verhindert, dass Spesen als einzelne Position gebucht werden. |
Träger der Transaktionsgebühr | Partei, die für die Zahlung der Transaktionsgebühren verantwortlich ist. Das kann sein:
|
Frankreich
Option | Beschreibung |
Aggregierte Zahlungen des Mitarbeiters | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Mitarbeiter. |
Gesamtzahlungen pro Reise | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Reise. |
Träger der Transaktionsgebühr | Partei, die für die Zahlung der Transaktionsgebühren verantwortlich ist. Das kann sein:
|
Vereinigtes Königreich
Option | Beschreibung |
Aggregierte Zahlungen des Mitarbeiters | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Mitarbeiter. |
Gesamtzahlungen pro Reise | Erstellt eine einzelne Anweisungszeile pro Reise. |
Träger der Transaktionsgebühr | Partei, die für die Zahlung der Transaktionsgebühren verantwortlich ist. Das kann sein:
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