Xero Integration für Spesen

Mit der Yokoy-Spesenintegration für Xero kannst Du Deine Workflows optimieren, indem Du die Datenflüsse im Spesenmanagement automatisierst, manuellen Aufwand reduzierst und eine korrekte Kontenzuordnung sicherstellst.

Mit dieser Integration kannst Du Xero-Tracking-Kategorien als Kostenstellen und Konten als Spesenkategorien in Yokoy importieren. Xero-Kontakte werden mit den Benutzern in Yokoy synchronisiert, sodass Änderungen an Namen oder Status automatisch in Yokoy aktualisiert werden.

Wenn Du geprüfte Spesen aus Yokoy exportierst, werden diese automatisch entsprechend in Xero verbucht:

Die Yokoy-Integration sendet den entsprechenden Steuersatz aus Yokoy, sodass die Steuerbeträge in Xero berechnet werden können.

Der Genehmigungsprozess für Spesen wird vollständig von Yokoy gesteuert – entweder über einen Standard-Workflow wie Kostenstellen- oder Vorgesetztenfreigabe oder über einen individuellen Workflow.

Die Yokoy-Integration für Xero ist eine API-basierte Integration, die Daten bidirektional austauscht. Tracking-Kategorien und Konten werden in Yokoy importiert und täglich synchronisiert. Benutzer, Firmenkarten und Steuersätze werden ebenfalls täglich synchronisiert, müssen jedoch zuerst manuell in Yokoy erstellt werden.

Sobald Spesen in Yokoy verarbeitet und für den Export freigegeben sind, werden sie nach Xero exportiert.

Wenn Du die Yokoy-Integration konfigurierst, musst Du Yokoy die folgenden Zugriffsrechte auf Xero gewähren:

Die Yokoy-Integration für Xero ermöglicht es Dir, Mitarbeiter- und Buchhaltungs-Stammdaten aus Xero zur Verwendung in Yokoy zu synchronisieren. Die Daten werden auf Unternehmensebene und nicht für die gesamte Organisation synchronisiert.

Bei der erstmaligen Einrichtung der Integration muss das Yokoy-Team einen Synchronisationsjob konfigurieren, um Objekte in Yokoy zu erstellen oder zu aktualisieren. Sobald dieser eingerichtet ist, läuft der Job täglich und prüft auf Änderungen.

Du kannst die folgenden Datenobjekte aus Xero synchronisieren:

Ein eindeutiger Identifikator wird verwendet, um festzustellen, ob das entsprechende Objekt (z. B. Spesenkategorie, Kostenobjekt, Benutzer oder Steuersatz) bereits in Yokoy vorhanden ist. Wird es gefunden, versucht die Integration, das bestehende Objekt mit den Änderungen in den Daten zu aktualisieren.

Bei Konten und Tracking-Kategorien erstellt die Integration eine neue Kategorie oder ein neues Kostenobjekt in Yokoy, falls das entsprechende Objekt dort nicht gefunden wird. Bei anderen Stammdaten wie Steuersätzen, Firmenkarten und Benutzern müssen diese jedoch zuerst manuell in Yokoy angelegt werden.

In Yokoy werden nur bestimmte Werte aktualisiert, wenn Änderungen an diesen Objekten in Xero vorgenommen werden. Beispiel: Bei Steuersätzen wird nur der Status aktualisiert.

Ein Spesenkonto wird eins-zu-eins einer Yokoy-Spesenkategorie zugeordnet.

Mit anderen Worten: Für jedes Spesenkonto kann nur eine Spesenkategorie erstellt werden.

Das Xero-Konto muss den Kontotyp Expense oder Bank haben und die Option

Show in Expense Claims muss aktiviert sein – ansonsten wird es von der Integration ignoriert.

Die Integration synchronisiert alle Änderungen an Konten und aktualisiert das entsprechende Objekt in Yokoy. Beispiel: Wenn Du ein Konto in Xero archivieren,

wird die entsprechende Spesenkategorie in Yokoy als inaktiv markiert und die Synchronisierung aktualisiert den Status der Kategorie entsprechend.

Wenn sich der Xero-Kontotyp in einen anderen Typ als Expense oder Bank ändert, werden weitere Änderungen am Xero-Konto nicht mehr mit der bestehenden Yokoy-Spesenkategorie synchronisiert.

Für weitere Details zu den mit Xero abgeglichenen Steuersatzdaten, siehe:

Xero Integration einrichten.

Yokoy-Kostenobjekte für das Kostencontrolling werden aus den Xero-Tracking-Kategorien erstellt. Die Integration synchronisiert alle Änderungen an Tracking-Kategorien und aktualisiert das entsprechende Objekt in Yokoy. Archivierte Tracking-Kategorien werden ebenfalls in die Synchronisierung einbezogen.

Weitere Details zu den mit Xero abgeglichenen Kostenobjektdaten, siehe

Xero Integration einrichten.

Benutzer müssen zuerst in Yokoy erstellt werden, bevor sie mit Xero-Kontakten abgeglichen werden können. Diese Benutzer werden über die E-Mail-Adresse mit Xero-Kontakten verknüpft. Deshalb ist es wichtig, dass die E-Mail-Adresse in Xero und Yokoy identisch ist, damit die Synchronisierung korrekt funktioniert.

Nach der Erstsynchronisierung musst Du die E-Mail-Adresse in Yokoy manuell aktualisieren, falls sich die E-Mail-Adresse eines Xero-Kontakts ändert,

damit der Benutzer weiterhin mit dem Xero-Kontakt „synchron“ bleibt.

Der Synchronisierungsjob kann Änderungen am Vorname, Nachname, Status und Contact ID des Benutzers aktualisieren. Wenn ein Kontakt in Xero nicht aktiv ist,

wird der Benutzer in Yokoy ebenfalls als inaktiv betrachtet, und die Synchronisierung aktualisiert den Benutzerstatus entsprechend.

Für weitere Details zu den mit Xero abgeglichenen Benutzerdaten, siehe

Xero Integration einrichten.

Steuersätze müssen in Yokoy erstellt werden, bevor sie mit Xero abgeglichen werden können. Dabei muss der Xero-Steuersatzcode verwendet werden, damit der Synchronisierungsjob die entsprechenden Yokoy-Sätze korrekt identifizieren kann. Die Xero-Steuersatzcodes können über das Service-Request-Template angefordert werden.

Nach der Erstsynchronisierung musst Du den entsprechenden Steuersatz in Yokoy manuell aktualisieren, falls sich der Steuersatz in Xero ändert.

Der Synchronisierungsjob aktualisiert nur Änderungen am Status des Steuersatzes.

Mit anderen Worten: Wenn ein Steuersatz in Xero nicht aktiv ist, wird er in Yokoy ebenfalls als inaktiv betrachtet und der Synchronisierungsjob aktualisiert den Status des Steuersatzes entsprechend.

Für weitere Details zu den mit Xero abgeglichenen Steuersatzdaten, siehe

Xero Integration einrichten.

Wenn Dein Unternehmen Yokoy Platinum Visa-Karten oder eine andere Drittanbieter-Kartenintegration verwendet, müssen die Firmenkarten zuerst in Yokoy erstellt werden, bevor sie mit Xero verknüpft werden können. Diese Firmenkarten werden über den Code (Xero) / ERP-Code (Yokoy) mit den Xero-Kreditkartenkonten abgeglichen.

Nach der Erstsynchronisierung musst Du die entsprechenden Firmendaten in Yokoy manuell aktualisieren, wenn ein Kreditkartenkonto in Xero geändert wird.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, aktualisiert der Synchronisierungsjob nur Änderungen am Status des Xero-Kreditkartenkontos. Mit anderen Worten:
Wenn ein Kreditkartenkonto in Xero nicht aktiv ist, wird die Firmenkarte in Yokoy ebenfalls als inaktiv betrachtet und der Synchronisierungsjob aktualisiert den Status der Firmenkarte entsprechend.

Für weitere Details zu den mit Xero abgeglichenen Steuersatzdaten, siehe

Xero Integration einrichten.

Die Yokoy-Integration exportiert Daten wie Mitarbeiterinformationen, Tracking-Kategorien, Konten, Steuerreferenz (für die Berechnung in Xero), Betrag und Währung.

Standardmäßig werden Spesendaten nur exportiert, wenn ein Finanzbenutzer in Finance > Export auf Exportieren klickt. Du kannst die Integration jedoch so konfigurieren, dass Spesen in regelmäßigen Abständen automatisch exportiert werden. Siehe Automatischen Export für Spesen einrichten.

Die folgenden Yokoy-Spesentypen werden unterstützt:

Erstattungsfähige Spesen werden in Xero als approved Bills (genehmigte Rechnungen) exportiert. Yokoy-Gutschriften werden als Lieferantengutschriften im Status Entwurf nach Xero exportiert.

Die folgenden Spesendaten werden nach Xero exportiert:

Der anzuwendende Steuersatz für privat bezahlte Spesen hängt davon ab, ob es sich um eine Gutschrift handelt oder nicht.

Mit Firmenkarte bezahlte Spesen sowie Reisespesen werden als Spend Money Bank Transactions exportiert, da in Xero für diese Transaktionen keine Zahlung generiert wird. Rückerstattungen von Firmenkarten- und Reisespesen werden als Receive Money Bank Transactions exportiert.

Die Daten für mit Firmenkarte bezahlte Spesen werden wie folgt nach Xero exportiert:

Die Daten für Spesen, die mit einer Geschäftsreiseanbieter-Integration verbunden sind, werden wie folgt nach Xero exportiert:

Abhängig von der in den Unternehmenseinstellungen festgelegten Buchungsstrategie exportiert die Yokoy-Integration Spesen entweder in:

Yokoy übermittelt die ausgewählten Steuersätze im Spesen-Datenexport an Xero – Xero berechnet anschließend die Steuer basierend auf diesen Angaben.

Spesenbelege und alle an die Spesen angehängten Dateien als unterstützende Dokumente können bei Bedarf an Xero übermittelt werden. In der Yokoy-Integration kannst Du konfigurieren, ob nur Belege, alle Dokumente (Belege und Anhänge) oder keine Dokumente übertragen werden sollen.

Belege und unterstützende Dokumente werden in Xero in der Spalte Datei angezeigt. Du kannst diese Dateien in der Vorschau ansehen, indem Du auf die Datei klickst. Des Weiteren sind sie auch in der Ansicht View Bill (Rechnung anzeigen) sichtbar, wenn Du auf das Dateisymbol klickst.

Der Rechnungsverlauf enthält die Aktion Attached the file through the Xero API using Yokoy Business App. (Datei über die Xero-API mit der Yokoy Business App angehängt).

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