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Du kannst einen automatischen Exportauftrag einrichten, um den manuellen Export aller Rechnungen zu automatisieren.
Der automatische Exportauftrag sammelt in regelmäßigen Abständen alle Rechnungsdokumente mit dem Status Bereit für Export und erzeugt die für die Exportfunktion konfigurierte Ausgabe (z.B. eine Datei für dateibasierte Exportfunktionen oder sendet die Daten an das System des Drittanbieters für API-Integrationen). Sie ist mit allen Finanz-/ERP-Systemen kompatibel.
Das Datum, an dem der Exportauftrag ausgelöst wird, wird als frühestes Buchungsdatum verwendet. Das bedeutet, dass alle Spesen mit einem Buchungsdatum vor diesem Datum mit dem Datum des Exportauftrags exportiert werden.
Du kannst automatische Exportaufträge für jede Rechnungs-Exportfunktion einrichten. Das heißt, wenn Du für eine Firma mehrere Exportfunktionen eingerichtet hast, kannst Du für jede dieser Funktionen einen automatischen Exportauftrag einrichten. Es kann jedoch immer nur eine Exportfunktion für die Firma aktiv sein.
Richte den Exportauftrag für Rechnungen ein
Der automatische Exportauftrag wird als Teil der Rechnungsexport-Einstellungen unter Admin > Integrationen konfiguriert.
Die Schritte zum Einrichten eines automatischen Exportauftrags hängen von der vorhandenen Konfiguration auf der Registerkarte Rechnungsexport ab.
Wenn Du noch keine Exportfunktion eingerichtet hast:
Klicke auf Assistent starten, um eine neue Exportfunktion einzurichten.
Konfiguriere die Einstellungen für die Exportfunktion (d.h. System, Konfiguration und Autorisierung, falls zutreffend).
Die Registerkarte Automation kann an dieser Stelle übersprungen werden, da sie noch nicht konfiguriert werden kann.Klicke auf Aktivieren, um zur Übersicht der Registerkarte Rechnungsexport zurückzukehren.
Wähle die Exportfunktion aus, die Du gerade eingerichtet hast und für die Du einen automatischen Exportauftrag aktivieren möchtest.
Gehe zur Registerkarte Automation und aktiviere den Schalter Rechnungen automatisch exportieren.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn Du bereits eine Exportfunktion eingerichtet hast, wähle die Exportfunktion aus, für die Du einen automatischen Exportauftrag aktivieren möchtest:
Klicke auf die Exportfunktion, gehe zur Registerkarte Automation und aktiviere den Schalter Rechnungen automatisch exportieren.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
🚧 Automatische Exportaufträge nur für aktive Setups
Die Einstellungen für automatische Exportaufträge können nur für aktive Setups konfiguriert werden, nicht für Integrationen im Status inaktiv/Entwurf.
Um einen automatischen Exportauftrag einzurichten, musst du entweder die Exportfunktion zuerst aktivieren (wenn sie inaktiv ist) oder das Setup abschließen (wenn es sich im Status Entwurf befindet).
✏️ Hinweis
Wenn Du zuvor einen automatischen Exportauftrag für eine Firma eingerichtet hast, kannst Du die Auftragseinstellungen bei Bedarf auch auf der Registerkarte Automation anzeigen und bearbeiten.
Exportauftrag-Einstellungen
Feld | Beschreibung |
Exporthäufigkeit | Legt die Häufigkeit des Exports fest. Du kannst wählen:
Wenn der Monat nicht am 31. endet, findet der Exportauftrag am Vortag statt. Der genaue Zeitpunkt ist 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC). |
Tag des Monats | Wird nur angezeigt, wenn Du die Exporthäufigkeit auf monatlich einstellst. |
Im Namen von | Wähle den Finance-User aus, der als Person angezeigt werden soll, die den Exportauftrag ausgeführt hat, wenn die automatische Exportaufgabe ausgelöst wird. In der Liste werden nur Benutzer mit der Finance-Rolle angezeigt. Du musst mindestens einen Benutzer auswählen. Du kannst einen bestimmten Benutzer für automatische Exportaufträge einrichten und ihm die Finance-Rolle zuweisen, damit in den Protokollen ersichtlich ist, dass dieser Auftrag nicht von einem echten Benutzer, sondern automatisch ausgeführt wurde. |
✏️ Hinweis: Sommerzeit und UTC
Exportaufträge verwenden die koordinierte Weltzeit (UTC). Da die UTC-Zeit keine Sommerzeit berücksichtigt, kann es bei geplanten Aufträgen zu Zeitunterschieden kommen.
Wenn ein Kunde beispielsweise einen Auftrag für alle 4 Stunden einrichtet, würde dies bedeuten, dass der Export während der Sommerzeit (Sommermonate in Europa) um 06:00, 10:00, 14:00 usw. CEST erfolgt. Während der Standardzeit (Wintermonate in Europa) würde der Export um 05:00, 09:00, 13:00 usw. MEZ erfolgen.
Stoppe einen automatischen Exportauftrag
Um den automatischen Exportauftrag zu deaktivieren, klicke einfach auf die entsprechende Exportfunktion in der Registerkarte Rechnungsexport und deaktiviere den Schalter Rechnungen automatisch exportieren.
Ändere die Häufigkeit der Exportaufträge
So änderst du die Häufigkeit eines Exportauftrags:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle die Exportfunktion aus, in der Du den Auftrag ändern möchtest.
Gehe zur Registerkarte Automation.
Wähle in den Einstellungen des Exportauftrags eine andere Frequenz aus.
Klicke auf Speichern.
🚧 Vorsicht
Wenn Du eine Exportfunktion deaktivierst, deaktivierst Du auch den entsprechenden automatischen Exportauftrag.
Verhindere, manuelle Exporte durch Finance-Nutzer
Du kannst verhindern, dass Finance-Nutzer Rechnungen manuell exportieren (Finanzen > Export). Das bedeutet, dass die Export-Schaltfläche nicht angezeigt wird, wenn sie eine Rechnung in der Exportübersicht oder in der Rechnungsübersicht auswählen.
👤 Rechnungseinstellungen Berechtigung erforderlich
So deaktivierst Du manuelle Exporte:
Gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen
Wähle in den ERP-Einstellungen Manuelle Exporte deaktivieren aus.