Mit der Spend-Exportdatei für Spesen kannst Du festlegen, welche Daten exportiert werden sollen. Du bestimmst die Reihenfolge, in der die Daten in der Datei erscheinen, und ob sie in allen Zeilen angezeigt werden.
Spesendaten
Du kannst sowohl Standarddaten als auch benutzerdefinierte Informationen in die Spend-Exportdatei aufnehmen. Für Standarddaten kannst Du Attribute aus folgenden Datenmodellen einbeziehen:
Expense data (Spesendaten)
Category data (Daten der Kategorie)
Cost object data (Kostenobjekt-Daten)
User data (Benutzerdaten)
Tag data (Tagging-Daten)
Company card data (Firmenkarten-Daten)
Card transaction data (Kartentransaktionsdaten)
Company (legal entity) data (Firmendaten (Daten der Gesellschaft))
Trip data (Reise-Daten)
Debit amounts data (Daten zu Sollbeträgen)
Tax amounts data (Daten der Steuerbeträge)
Du kannst auch zusätzliche benutzerdefinierte Informationen exportieren, die über Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt wurden.
Expense data
Das umfasst das ursprüngliche Spesenobjekt, das exportiert wird. Du kannst hier alle Eigenschaften einbeziehen, die Yokoy verwendet, um die Exportdatei mit detaillierten Spesendaten zu erweitern.
Attribut | Beschreibung |
Expense ID | Yokoy-ID der Ausgabe |
Total claim | Gesamterstattungsbetrag der Ausgabe (mit dem in den Konfigurationen ausgewählten Betragsseparator). Beispiel: Gesamtanspruch → 200.00 / 200,00 (Punkt- oder Komma-Trennzeichen) |
Expense type | Art der Ausgabe (Beleg, kein Beleg, Kilometerpauschale, Tagegeld) |
Submitted with comment | Alle Kommentare des Submitters – getrennt durch Separator |
Card transaction ID | Nur Firmenkarte: Transaktions-ID der zugehörigen Kartentransaktion |
Expense currency | Währung der Ausgabe |
Payment method | Zahlungsmethode der Ausgabe (privat bezahlt, Firmenkarte, Reiseanbieter) |
Trip name | Reise-ID der Ausgabe |
Expense date | Datum der Ausgabe |
Category ID | Kategorie-Kennung der Ausgabe |
Organization/account ID | Kennung der Organisation (Account), in der die Ausgabe erstellt wurde |
Expense end time zone | Nur Tagegeld: Zeitzone, die mit der Endzeit des Aufenthalts verknüpft ist |
Credit note | Kennzeichen, ob die Ausgabe eine Gutschrift ist |
Last name | Nachname des Submitters der Ausgabe |
Expense end date | Enddatum der Ausgabe |
Auto-calculated by trip | Nur Tagespauschalen & Fahrtpauschalen: Kennzeichen, ob die Ausgabe automatisch erstellt wurde |
Trip ID | Trip ID of the expense |
Per diem rate ID | Nur Tagespauschalen: ID der Tagespauschalen, welche der Ausgabe zugeordnet ist |
Card statement ID | Nur Firmenkarte: Abrechnungs-ID der zugehörigen Kartentransaktion |
Last modified | Datum der letzten Änderung der Ausgabe |
Additional charges | Zusatzgebühren beziehen sich auf zusätzliche Kosten, die zu einem Export hinzugefügt werden können. Diese können Trinkgelder, Kartengebühren oder ähnliche Aufwendungen umfassen. |
Merchant | Beschreibung der Ausgabe |
Expense created | Erstellungsdatum der Ausgabe |
Time of border crossing | Nur Tagespauschale: Zeitpunkt des Grenzübertritts an diesem Tag |
Posting date | Buchungsdatum (Exportdatum) |
Per diem partial amount | Nur Tagespauschale: Teilbetrag der Tagespauschale, welche der Ausgabe zugeordnet ist |
Creation date | Erstellungs-Zeitstempel der Ausgabe |
Legal entity ID | Kennung der Gesellschaft, in der die Ausgabe erstellt wurde |
First name | Vorname des Submitters der Ausgabe |
Foreign exchange date | Devisendatum des angewendeten Wechselkurses |
Expense status | Status der Ausgabe (Entwurf, in Genehmigung, In Prüfung, Bereit für Export, Exportiert, Abgelehnt) |
Number of participants | Anzahl der der Ausgabe zugeordneten Teilnehmer |
User ID | Benutzerkennung des Submitters der Ausgabe |
Total amount | Gesamtbetrag der Ausgabe (mit dem in den Konfigurationen ausgewählten Betragsseparator). Beispiel: Gesamtbetrag → 200.00 / 200,00 |
Expense start date | Startdatum der Ausgabe |
Time of trip stop | Reisedatum/-zeit der Ausgabe |
Open | Kennzeichen, ob die Ausgabe offen ist |
Expense time zone | Zeitzone der Zeitstempel der Ausgabe |
Country | Land der Ausgabe |
Category data
Kategorien (auch Ausgaben-Kategorien genannt) klassifizieren die unterschiedlichen Arten von Ausgaben, die Nutzer haben können. Verschiedene Kategorien ermöglichen unseren Kunden:
Eine korrekte Kategorisierung
Eine korrekte Verbuchung in Finanzsystemen mit unterschiedlichen Sachkonten (GL) je Kategorie
Die Zuordnung der KI-Erkennung zu einer kundenspezifischen Kategorie
Die Zuordnung der Vorsteuer (VAT Input Tax)
Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Kategoriedaten zu erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Category account (ERP) | Konto, das der Kategorie zugeordnet ist |
Display for credit card payments only | Gesamtsumme der Spese (mit konfiguriertem Dezimaltrennzeichen, z. B. 200.00 / 200,00) |
Category date settings | Legt die Datumseinstellungen für die Kategorie fest. Diese können entweder Einzeln (ein einzelner Tag), Tageszeitraum erforderlich (Tagesbereich) oder nächtlicher Zeitraum erforderlich (Nachtbereich) sein. |
Category description | Beschreibung der Kategorie |
Disable category for expense types | Gibt an, ob die Kategorie für Ausgaben mit oder ohne Beleg deaktiviert werden soll. |
No cost objects allowed | Kennzeichen, das festlegt, ob keine Kostenträger erlaubt sind. |
No input tax | Kennzeichen, ob für die Kategorie die Vorsteuer berechnet wird oder nicht. |
Generate warning | Kennzeichen zur Erzeugung einer Warnung, wenn Submitter eine Ausgabe in dieser Kategorie erstellen, die nicht zu den Kategorieeinstellungen passt. |
Not visible to employees | Kennzeichen, ob die Kategorie für alle Mitarbeitenden oder nur für Finanz-Nutzer sichtbar ist. |
Category icon | Symbol, das die Kategorie in Yokoy repräsentiert. |
Category ID | ID der Kategorie |
Category name | Name der Kategorie |
Require comment | Kennzeichen, ob beim Buchen einer Ausgabe in dieser Kategorie ein Kommentar erforderlich ist. |
Category status | Status der Kategorie |
Cost object data
Ein Kostenträger ist eine hierarchische Struktur, der Kosten zugeordnet werden können, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Beispiele hierfür sind Kostenstellen, Teams oder Projekte. Nutzer können Kosten möglicherweise auf mehrere Teams/Projekte aufteilen, unterschiedliche Kostenstellen auswählen oder verschiedene andere Kostenträger gleichzeitig bewerten.
Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Kostenträgerdaten zu erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Cost object approval limit | Limit in der Organisationswährung, das der Kostenträger zulassen kann. |
Cost object approver email | E-Mail-Adresse des Yokoy-Nutzers, der für die Genehmigungen des Kostenträgers verantwortlich ist. |
Cost object approver ID | ID des Yokoy-Nutzers, der für die Genehmigungen des Kostenträgers verantwortlich ist. |
Cost object auto-approval limit | Falls nicht gesetzt, null. |
Cost object code (ERP) | Code des Kostenträgers |
Cost object delegate email | E-Mail-Adresse des Yokoy-Nutzers, der als Genehmiger für den Kostenträger delegiert wurde. |
Cost object delegate expiry | Datum, an dem die Berechtigung des Delegierten zur Genehmigung des Kostenträgers abläuft. |
Cost object delegate ID | ID des Yokoy-Nutzers, der als Genehmiger für den Kostenträger delegiert wurde. |
Cost object delegate name | Name des Yokoy-Nutzers, der als Genehmiger für den Kostenträger delegiert wurde. |
Cost object description | Beschreibung des Kostenträgers. |
Cost object ID | ID des Kostenträgers |
Cost object level | Internes Feld für Yokoy-Funktionen. Hierarchieebene. |
Cost object name | Name des Kostenträgers |
Parent cost object code | Wenn der Kostenträger zu einem übergeordneten Kostenträger gehört, der ERP-Code des übergeordneten Kostenträgers. Falls nicht gesetzt, null. |
Parent cost object ID | Wenn der Kostenträger zu einem übergeordneten Kostenträger gehört, die ID des übergeordneten Kostenträgers. Falls nicht gesetzt, null. |
Parent cost object name | Wenn der Kostenträger zu einem übergeordneten Kostenträger gehört, der Name des übergeordneten Kostenträgers. Falls nicht gesetzt, null. |
Cost object status | Internes Feld für Yokoy-Funktionen. Status des Kostenträgers: 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf). |
User data
Das Benutzerobjekt enthält die relevanten Informationen für den Mitarbeitenden als Anwendungsnutzer (z. B. Ausgaben-Einreicher oder -Prüfer), potenziellen Kreditor für die Spesenerstattung und Verursacher von Kosten.
Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Benutzerdaten zu erweitern:
Attribute | Description |
Account holder name | Name des Kontoinhabers des Bankkontos des Nutzers |
BIC | BIC des Bankkontos des Nutzers |
City | Stadt, die für das Bankkonto des Nutzers hinterlegt ist |
Country | Vom Nutzer hinterlegtes Land |
User created | Datum der ersten Erstellung des Nutzers |
User currency | Währung des Nutzers |
Custom information — name of custom field | Kundenspezifische Informationen, die speziell für den Kunden konfiguriert wurden, wobei der Feldname variieren kann |
User email | E-Mail des Nutzers, der die Ausgabe einreicht |
Employee ID | Mitarbeiter-Konto (ERP) |
User first name | Vorname des Nutzers, der die Ausgabe einreicht |
User is a line manager | Kennzeichen, das angibt, ob der Nutzer eine Führungskraft ist |
Home location | Vom Nutzer hinterlegter Wohnort (Google Place ID) |
IBAN | IBAN des Bankkontos des Nutzers |
ID | Eindeutige ID zur Identifizierung des Nutzers in Yokoy |
User language | Sprache des Nutzers |
Last modified | Datum der letzten Aktualisierung |
User last name | Nachname des Nutzers, der die Ausgabe einreicht |
Legal entity ID | ID der Gesellschaft, zu der der Nutzer gehört |
Expense auto-approval limit (for line manager) | Schwellenwert für den Nutzer, über dem eine Genehmigung erforderlich ist. Alle Beträge unterhalb dieses Schwellenwerts werden automatisch genehmigt. |
Line manager delegate ID | Falls der Nutzer die Genehmigung von Kostenträgern an einen anderen Nutzer delegiert hat, die Yokoy-ID dieses Nutzers |
Line manager ID | Yokoy-ID der direkten Führungskraft des Nutzers |
Line manager name | Name der direkten Führungskraft des Nutzers |
Spend approval escalation limit (for line manager) | Schwellenwert, bis zu dem der Nutzer Ausgaben und Rechnungen genehmigen kann |
Office location | Vom Nutzer hinterlegter Bürostandort (Google Place ID) |
Organization/account ID | ID der Organisation, zu der der Nutzer gehört |
Organization name | Name der Organisation |
Policy ID | ID der Mitarbeitenden-Richtlinie |
Status | 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf) |
Street | Straße, die für das Bankkonto des Nutzers hinterlegt ist |
Street number | Hausnummer, die für das Bankkonto des Nutzers hinterlegt ist |
Submission delegate ID | Yokoy-ID des Assistenten, der Ausgaben im Namen des Nutzers einreichen kann |
Submission delegate name | Name des delegierten Nutzers, der Ausgaben im Namen des Nutzers einreichen kann |
ZIP code | Postleitzahl, die für das Bankkonto des Nutzers hinterlegt ist |
Tag data
Ein Tag ist ein optionales zusätzliches Datenfeld, das jeder Kategorie oder jedem Nutzer/Genehmiger/Finanzprüfer hinzugefügt werden kann. Es hilft, zusätzliche Informationen zu den Ausgaben zuzuordnen und auf mehreren Ebenen zu verwenden, zum Beispiel für Analysen oder Buchhaltungszwecke.
Ein Tag bildet eine zusätzliche Dimension zur Klassifizierung von Ausgaben. Für einen Kunden können mehrere Tag-Dimensionen definiert werden. Einer Ausgabe kann pro Dimension höchstens ein Tag zugeordnet werden.
Jeder Spaltenkopf entspricht dem Dimensionscode des Tags, und der Wert enthält den zugehörigen Tag-Code. Diese Tags werden dynamisch basierend auf den Inhalten von tagMap eingebunden.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Tag-Daten zu erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Tag code | Code des Tags. Jeder Tag gehört zu einer Tag-Dimension. |
Tag dimension ID | Identifikator der Dimension, zu der der Tagwert gehört. |
Tag ID | Identifikator des Tags innerhalb seiner Dimension. |
Tag name | Name des Tags. |
Tag status | Status des Tags |
Company card data
Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Firmenkarten-Daten zu erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Account (ERP) | Kreditorennummer (ERP) |
Bank account ID | Referenz zum Bankkonto |
Card ID | Kreditkarten-ID |
Currency | Währung der Kreditkarte |
Description | Beschreibung der Kreditkarte |
ID | Yokoy-ID der Kreditkarte |
Is lodge card | Internes Feld für Yokoy-Funktionen |
Is privately billed card | Ob die Karte dem Nutzer in Rechnung gestellt wird. Wahr oder falsch |
Name | Kartenname |
Number | Firmenkartennummer |
Owner email | E-Mail-Adresse des Karteninhabers |
Owner first name | Vorname des Karteninhabers |
Owner ID | ID des Karteninhabers |
Owner last name | Nachname des Karteninhabers |
Product code | Internes Feld für Yokoy-Funktionen |
Provider | Kartenprogramm der Firmenkarte |
Status | Internes Feld für Yokoy-Funktionen. 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf) |
Card transaction data
Hier kannst Du alle Eigenschaften einfügen, die Yokoy verwendet, um die Datei mit Transaktionsdaten zu erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Amount | Gutgeschriebener Betrag der Firmenkartenausgabe |
Booking date | Buchungsdatum |
Country code | Ländercode der Transaktion |
Created | Erstellungsdatum der Transaktion |
Company card currency | Währung der Firmenkarte |
Company card ID | Kennung der verwendeten Firmenkarte |
Company card name | Name der Firmenkarte |
Company card statement ID | Kennung des Kartenabrechnungsbelegs, mit dem die Transaktion verknüpft ist |
Currency | Währung der Transaktion |
Expense ID | Kennung der Ausgabe, mit der die Transaktion abgeglichen wird |
Expense status | Status der Ausgabe, mit der die Transaktion abgeglichen wird |
Expense status confirmation pending | Kennzeichen, ob der Ausgabenstatus der abgeglichenen Ausgabe „ausstehend“ ist |
Has errors | Kennzeichen, ob die Transaktion Fehler aufweist |
ID | ID der Transaktion |
Is closed | Kennzeichen, ob die Transaktion abgeschlossen ist |
Is credit note | Kennzeichen, ob die Transaktion eine Gutschrift ist |
Last modified | Datum der letzten Änderung der Transaktion |
Legal entity ID | Kennung der Gesellschaft, in der die Transaktion erstellt wurde |
MCC or SIC code | MCC- oder SIC-Code, der der Transaktion zugeordnet ist |
Merchant | Beschreibung der Transaktion |
Reference number | Referenznummer der Transaktion |
Source amount | Ursprungsbetrag der Transaktion |
Source currency | Ursprungswährung der Transaktion |
Statement name | Name des Firmenkartenabrechnungsbelegs |
Status | Status der Transaktion |
Summary ID | Export-ID der Transaktion |
Transaction date | Datum der Transaktion |
Uploaded at | Uhrzeit des Hochladens der Transaktion |
Company data
Hier kannst Du die Datei um einige Attribute der Unternehmensdaten erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Code | Unternehmens-ID (ERP) |
ID | ID der Gesellschaft |
Name | Name der Gesellschaft |
Trip data
Hier kannst Du die Datei um Attribute der Reisedaten erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Auto aggregate per diem | Kennzeichen, ob die Reise eine automatische Aggregation von Tagegeldern zulässt |
Comment | Kommentar zur Reise |
Created | Erstellungsdatum der Reise |
Currency | Währung der Reise |
Default cost center ID | Standard-Kostenträgerkennung der Reise |
Default cost center name | Standard-Kostenträgername der Reise |
End datetime | Enddatum der Reise |
ID | ID der Reise |
Last modified | Datum der letzten Änderung der Reise |
Legal entity ID | Kennung der Gesellschaft, in der die Reise erstellt wurde |
Name | Name der Reise |
Organization ID | Organisations- bzw. Account-ID, in der die Reise erstellt wurde |
Start datetime | Startdatum der Reise |
Status | Status der Reise |
Total claim | Gesamtanspruch der Reise |
Total VAT | Gesamtvorsteuer oder Gesamtsteuer der Reise |
User first name | Vorname des Reise-Submitters |
User ID | Nutzer-ID des Reise-Submitters |
User last name | Nachname des Reise-Submitters |
Workflow ID | Nur Workflow Designer: Workflow-Kennung, mit der die Reise verknüpft ist |
Debit amounts data
Hier kannst Du die Datei um Sollbuchungsbeträge erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Amount gross | Bruttobetrag pro Sollbuchungszeile |
Amount gross – original expense currency | Bruttobetrag der Sollbuchungszeile in der ursprünglichen Währung der Ausgabe |
Amount net | Nettobetrag pro Sollbuchungszeile vor Anwendung von Steuern |
Amount net – original expense currency | Nettobetrag der Sollbuchungszeile in der ursprünglichen Währung der Ausgabe |
Tax amounts data
Hier kannst Du die Datei mit Steuerbeträgen erweitern:
Attribut | Beschreibung |
Tax code | Steuercode |
Tax amount | Auf die Sollbuchungszeile angewendeter Steuerbetrag |
Base amount net | Nettobemessungsgrundlage |
Tax rate | Steuersatz |
Account (ERP) | Konto (ERP) |
Country | Land |
Description | Beschreibung |
Name | Name |
Priority | Priorität, wobei eine höhere Zahl eine höhere Priorität angibt |
Status | Status |
Tax category | Steuerkategorie |
Valid until | Gültig bis |
Valid from | Gültig ab |
Version | Version |
Custom data
Manchmal möchtest Du Informationen einbeziehen, die nicht Teil der standardmäßigen Spesen-Daten sind. Du kannst jedoch benutzerdefinierte Felder als Problemumgehung verwenden, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Zum Beispiel möchtest Du evtl. eine additionalId in den Export aufnehmen. Diese Information kann dann als benutzerdefiniertes Feld auf einem Kostenobjekt hinterlegt werden. Mit anderen Worten: Yokoy richtet für additionalI ein Benutzerdefiniertes Feld in allen relevanten Gesellschaften auf dem Kostenobjekt ein. Anschließend kannst Du dieses Benutzerdefinierte Feld als Teil der Kostenobjektdaten in den Export aufnehmen.
Du musst Yokoy bitten, ein benutzerdefiniertes Feld im entsprechenden Formular für Dich einzurichten. Sobald es hinzugefügt wurde, kannst Du Dein Custom Field als Datenfeld auswählen.
