🌐 Web-App | 👤 Yokoy Admin
Yokoy kann mit Pagero, einer cloudbasierten Lösung für E-Rechnungen, integriert werden. Wenn Du Pagero mit Yokoy verbindest, kannst Du alle Deine E-Rechnungen unabhängig von ihrem Format verwalten. Pagero wandelt Deine empfangenen E-Rechnungen in den Peppol BIS Billing 3.0 Standard um. Dies ermöglicht Dir den Import von Rechnungen in verschiedenen Formaten zur Einhaltung länderspezifischer Vorschriften (wie z.B. ZUGFeRD und XRechnung) und deren Verarbeitung in Yokoy.
Pagero-Rechnungen werden in Yokoy als PDF-Dokumente verarbeitet und sind mit Smart Coding kompatibel. Du kannst E-Rechnungen von mehreren Unternehmen in Yokoy importieren. Jedes Pagero Unternehmen ist mit einem einzigen Yokoy Unternehmen (Gesellschaft) verknüpft. Zum Beispiel werden Rechnungen an Unternehmen A in Pagero in das Unternehmen A in Yokoy importiert.
E-Rechnungen werden alle 5 Minuten von Pagero importiert. Yokoy prüft die Unternehmen mit aktiver Pagero-Integration und ruft alle neuen E-Rechnungen für dieses Unternehmen ab.
Alle importierten E-Rechnungen haben den Status Neu und sind des weiteren mit dem Ursprung: e-invoice gekennzeichnet.
Rechnungsbearbeiter verarbeiten E-Rechnungen auf die gleiche Weise wie normale PDF-Rechnungen. Du kannst den Status der von Pagero importierten Dokumente im Synchronisierungsprotokoll überprüfen.
🚧 Vorsicht
Die aktuelle Version der Pagero-Integration unterstützt keine Antragsrückmeldungen. Antragsrückmeldungen werden verwendet, um die Annahme (Genehmigung) und/oder Zahlung von Rechnungen zu bestätigen. In einigen Ländern können Zahlungsbestätigungen an Lieferanten oder Behörden erforderlich sein.
Voraussetzungen
Um Deine Pagero E-Rechnungen in Yokoy zu importieren, brauchst Du:
Pagero-Konto: Du brauchst ein Käuferkonto (z.B. um Rechnungen zu empfangen)
Dedizierter Benutzer in Pagero: Yokoy muss ein dediziertes Pagero-Benutzerkonto haben, um die Rechnungen von der Plattform abrufen zu können.
Pagero Konto einrichten
Pagero Online hat zwei Kontotypen: Käufer und Lieferant. Der Käufer erhält E-Rechnungen von einem Lieferanten. Der Lieferant ist für den Versand der E-Rechnungen an die Kunden verantwortlich. Du brauchst ein Pagero-Käuferkonto, das für den Empfang von Rechnungen eingerichtet und konfiguriert ist.
Dedizierter technischer Benutzer
Für jede in Yokoy konfigurierte Organisation muss ein technischer Pagero-Benutzer angelegt werden. Dieser Benutzer muss die Berechtigung haben, auf alle Unternehmen in Pagero zuzugreifen, die Du mit Unternehmen (d.h. Gesellschaften) in Yokoy verknüpfen möchtest. Technische Pagero-Benutzer werden von Pagero erstellt. Du kannst nur eine Organisation mit einem Pagero-Benutzer verknüpfen.
✏️ Hinweis
Wenn Du mehr als eine Organisation in Yokoy hast, muss für jede Organisation ein eigener technischer Pagero Benutzer eingerichtet werden.
Aktivieren der Pagero-Integration
Wenn Du die Pagero Integration zum ersten Mal einrichtest, musst Du Yokoy für den Zugriff auf Pagero autorisieren. Yokoy authentifiziert sich mit OAuth 2.0 Authorization Code Grant. Du musst Dich nur beim ersten Mal authentifizieren, wenn Du die Integration einrichtest:
Verbinde Yokoy mit Pagero
So aktivierst Du die Pagero-Integration in Yokoy und erlaubst Yokoy, sich mit der Pagero-Plattform zu verbinden:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle das Unternehmen (die Gesellschaft) aus, das Du zunächst mit Pagero synchronisieren möchtest. Du kannst später weitere Unternehmen hinzufügen
Gehe zur Registerkarte E-Rechnung.
Aktiviere den Schalter für Pagero.
Klicke auf Mit Anbieter verbinden.
Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, wirst Du zu einer Pagero-Anmeldeseite im Pagero Online-Portal weitergeleitet, wo Du den Benutzernamen und das Passwort für den technischen Pagero-Benutzer eingeben musst.Pagero leitet Dich zurück zu Yokoy, wo Du die Registerkarte E-Rechnung sehen kannst.
🚧 Authentifizierung über Zugangs-Token
Die Anmeldedaten von Pagero werden nicht in Yokoy gespeichert. Im Namen des technischen Pagero-Benutzers erhält Yokoy die Erlaubnis, auf die Pagero-Daten zuzugreifen. Dies geschieht mit Hilfe eines Zugangs-Tokens.
Richte das erste Unternehmen ein
Sobald Du Yokoy die Berechtigung zum Zugriff auf die Pagero-Plattform erteilt hast, bestimmst Du das Unternehmen von Yokoy, dass die elektronischen Rechnungen erhalten soll. Du kannst zu einem späteren Zeitpunkt weitere Unternehmen hinzufügen, falls erforderlich:
Wähle das Pagero-Käuferkonto (d.h. das Unternehmen, das die Rechnung erhält) aus, das Du mit einem Yokoy-Unternehmen verknüpfen möchtest, indem Du eine der Optionen auswählst in der Dropdown-Liste Unternehmen auswählen.
Klicke auf Verbindung aktivieren.
Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, verbindest Du das ausgewählte Unternehmen mit dem Unternehmen von Yokoy. Der Status der Verbindung ändert sich zu Aktiv.Yokoy beginnt nun, jede neue E-Rechnung, die Du für dieses Unternehmen in Deinem Pagero-Konto erhältst, abzurufen und sie in Yokoy zu erstellen.
Wenn Du nach der Aktivierung der Verbindung in der Dropdown-Liste Unternehmen auswählen ein anderes Unternehmen auswählst, fragt Dich Yokoy, ob Du die Rechnungen des neuen Unternehmens importieren möchtest.
🚧 Vorsicht
Alle Rechnungen, die bis zu diesem Zeitpunkt bereits in Yokoy importiert wurden, bleiben erhalten und müssen manuell entfernt oder archiviert werden.
Füge weitere Unternehmen hinzu
Wenn Du das erste Unternehmen eingerichtet hast, kannst Du die Unternehmen von Yokoy so konfigurieren, dass sie die Rechnungen des Pagero Unternehmens erhalten.
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle das nächste Yokoy Unternehmen aus, das Du mit Pagero verbinden möchtest.
Gehe zur Registerkarte E-Rechnung.
Aktiviere den Schalter für Pagero.
Wähle das Pagero-Unternehmen, das mit dem Yokoy-Unternehmen verknüpft werden soll, indem Du es in der Dropdown-Liste Firma auswählen auswählst.
Klicke auf Verbindung aktivieren.
Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, verbindest Du das ausgewählte Unternehmen im Käuferkonto mit dem Yokoy-Unternehmen. Der Status der Verbindung ändert sich zu Aktiv.Yokoy beginnt nun, jede neue E-Rechnung, die Du für dieses Unternehmen in Deinem Pagero-Konto erhältst, abzurufen und sie in Yokoy zu erstellen.
Synchronisierung verwalten
Yokoy importiert E-Rechnungen aus Pagero etwa alle 5 Minuten. Du kannst den Synchronisierungsprozess für ein Unternehmen jedoch jederzeit unterbrechen und später wieder aufnehmen. Wenn Du die Synchronisierung wieder aufnimmst, ruft Yokoy alle neuen E-Rechnungen in Pagero seit der letzten Synchronisierung ab.
Synchronisierung unterbrechen und fortsetzen:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle das Unternehmen (die Gesellschaft) aus, bei dem Du die Integration unterbrechen/fortsetzen möchtest.
Gehe zur Registerkarte E-Rechnung.
Hier siehst Du alle Details der Pagero Integration.Klicke auf Verbindung unterbrechen oder Verbindung aktivieren, je nachdem, ob Du den Synchronisierungsprozess stoppen oder starten möchtest.
Der Verbindungsstatus ändert sich in Pausiert oder Aktiv, je nachdem, ob Du den Prozess angehalten oder gestartet hast.
Synchronisierungsprotokolle ansehen
Auf der Registerkarte E-Rechnung werden Details zu den Rechnungen angezeigt, die von der Pagero Online-Plattform in den Verlauf importiert wurden. Klicke auf Vollständigen Verlauf anzeigen, um eine Liste der durchgeführten Aktionen anzuzeigen, z. B. die Aktualisierung des Tokens zur Verbindung mit dem System und die Anzahl der importierten Rechnungen. Du kannst das Protokoll nach Datum und Uhrzeit filtern.
E-Rechnungen, die in Yokoy importiert werden, werden in Pagero als Fetched markiert, damit sie nicht erneut importiert werden.
Das Protokoll listet die Pagero E-Rechnungs-ID und die neu erstellte Yokoy-Rechnungs-ID auf. Zum Beispiel wurde die E-Rechnung 01eec4e1-b290-1f0a-98e9-170156b46d53 als Yokoy Rechnung Li1AujCgq erstellt.
Der Rechnungsverlauf wird immer angezeigt, auch wenn die Integration aktiv ist oder pausiert wurde. Wenn beispielsweise das Benutzertoken abgelaufen ist oder ein Verbindungsproblem vorliegt, kannst Du das Protokoll überprüfen, um Probleme zu beheben.
🚧 Vorsicht
Die aktuelle Version der Pagero-Integration unterstützt keine Übersetzung der Synchronisiationsprotokolle. Der Verlauf steht aktuell nur in englischer Sprache zur Verfügung.
Importierte E-Rechnungen einsehen
Alle importierten E-Rechnungen haben den Status Neu. Alle Pagero Rechnungen sind mit dem Ursprung: e-invoice gekennzeichnet. In der Rechnungsvorschau enthält die Fußzeile der Rechnung den Hinweis Generated by Pagero. Die Rechnungshistorie zeigt, dass die Rechnung automatisch per E-Rechnung hochgeladen wurde. E-Rechnungen werden auf dieselbe Weise verarbeitet wie Standard-PDF-Rechnungen.
