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Yokoy-Standard-Exportdatei für Rechnungen

Verwende Yokoys Standarddatei, um Rechnungen zu exportieren und in Finanz- und Buchhaltungssysteme von Drittanbietern zu importieren.

Verfasst von Yokoy Team

🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigung für Integrationen

Der Yokoy Standard-Rechnungsexport ist ein standardisierter Export, den Du für die spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens konfigurieren kannst. Die in der Exportdatei enthaltenen Daten hängen von der Konfiguration Deiner Firma ab und können anhand von Datenattributen entsprechend Deiner spezifischen Anforderungen konfiguriert werden.

Die Datei kann folgende zusätzliche Datenattribute enthalten:

  • Rechnungsdaten

  • Daten zur Firma

  • Lieferantendaten

  • Kategoriedaten

  • Daten zu Kostenobjekten

  • Daten zu Tags

  • Daten zu Einzelposten

  • Daten zu Rechnungsberichten

Die Dateiausgabe kann so konfiguriert werden, dass das Standard-Exportverhalten geändert wird, um Dateiname, Format, Datums- und Betragsformat sowie die Steuerbehandlung und andere Umwandlungen zu bestimmen.

Yokoy Rechnungsexport-Dateispezifikation

Jede Rechnung hat Debit- und Kreditlinien, die in einer einzigen Datei exportiert werden.

✏️ Hinweis

Die Rechnungsexportdatei ist nur in englischer Sprache verfügbar.

Standardmäßig enthält die Exportdatei diese Standardspalten:

Je nach Exportkonfiguration können auch zusätzliche Datenattribute enthalten sein, die nach diesen Standardspalten angehängt werden.

Account Spalte

Enthält die externe Lieferanten-ID oder das Kategoriekonto.

Kreditlinie

Debitlinie

supplier.externalId

category.account

Account type Spalte

Enthält eine Beschreibung des Kontotyps.

Kreditlinie

Debitlinie

vendor

gl

Credit Spalte

Der Gesamtbruttobetrag hängt von der in der Exportkonfiguration festgelegten Berichtswährung ab:

  • Originalwährung

  • In Firmenwährung umrechnen

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.totalAmount

leer

Debit Spalte

Bruttobetrag hängt von der in der Exportkonfiguration festgelegten Berichtswährung ab:

  • Originalwährung

  • In Firmenwährung umrechnen

Kreditlinie

Debitlinie

leer

lineItem.amountGross

Tax code Spalte

Steuerkennzeichen, das auf den Einzelposten anwendbar ist.

Kreditlinie

Debitlinie

leer

taxRate.code

Cost object Spalte

Code des Kostenobjekts, das mit dem Einzelposten assoziiert ist.

Kreditlinie

Debitlinie

leer

costCenter.code

Description Spalte

Lieferantenname und Beschreibung wurde dem Einzelposten entnommen.

Kreditlinie

Debitlinie

supplier.name

lineItem.description

Yokoy ID Spalte

Individuelle Yokoy-ID der Rechnung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.id

invoice.id

IBAN Spalte

IBAN-Nummer.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.paymentInformation.iban

invoice.paymentInformation.iban

Reference number Spalte

Referenznummer, die im QR-Code enthalten ist.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.qrInfo.referenceNumber

invoice.qrInfo.referenceNumber

Payment term code Spalte

Wenn eine Zahlungsbedingung vorhanden ist, wird der Code Wert aus der Zahlungsbedingung übernommen. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Kreditlinie

Debitlinie

paymentTerm.externalId

paymentTerm.externalId

Country Spalte

Land der Rechnungsstellung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.country

invoice.country

Date Spalte

Datum der Rechnung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.date

invoice.date

Due date Spalte

Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.dueDate

invoice.dueDate

Payment date Spalte

Zahlungsdatum der Rechnung, falls aktiviert.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.paymentDate

invoice.paymentDate

Service date Spalte

Leistungsdatum der Rechnung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.serviceDate

invoice.serviceDate

Invoice Spalte

Rechnungsnummer.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.invoiceNumber

invoice.invoiceNumber

Currency Spalte

Währung hängt von der in der Exportkonfiguration festgelegten Berichtswährung ab:

  • Originalwährung

  • In Firmenwährung umrechnen

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.currency

invoice.currency

Comment Spalte

Kommentar zur Rechnung.

Kreditlinie

Debitlinie

invoice.comment

invoice.comment

Is tax only Spalte

Enthält die Kategorie für Einzelposten, die nur der Steuer dienen.

Kreditlinie

Debitlinie

category.isTaxOnly

category.isTaxOnly

Tag dimension code 1 Spalte

Wenn der Einzelposten aus der Rechnung Tag1 enthält, wird der Tag eingeschlossen.

Kreditlinie

Debitlinie

leer

tag1.code

Tag dimension code 2 Spalte

Wenn der Einzelposten aus der Rechnung Tag2 enthält, wird der Tag eingeschlossen.

Kreditlinie

Debitlinie

leer

tag2.code

Yokoy Rechnungsexport-Datei konfigurieren

Um den Standard-Rechnungsexport zu verwenden, gehe zu Admin > Integrationen und dann zur Registerkarte Rechnungsexport. Klicke auf Assistent starten, um die Exportausgabe zu konfigurieren. Der Assistent führt Dich durch den Prozess und richtet die folgenden Registerkarten ein:

  • Suchen: Name und Typ des Exports (z. B. Rechnungen)

  • System: Art der Exportfunktion. In diesem Fall handelt es sich um den Yokoy Standard Export (Datei).

  • Konfiguration: Einstellungen zur Bestimmung, wie die Datei generiert wird.

  • Exportieren über SFTP: Wenn Deine Firma plant, die Datei über SFTP zu übertragen, enthält diese Registerkarte die Konfiguration.

  • Automation: ermöglicht die Einrichtung eines automatischen Exportauftrags.

  • Autorisierung: nicht anwendbar auf dateibasierten Export.

Mit der Konfiguration kannst Du festlegen, wie Rechnungsdaten mit der Exportdatei exportiert werden, und Optionen wie Spaltentrennzeichen, Dateiname und die Behandlung von Steuerzeilen konfigurieren.

Einzelposten aggregieren

Aggregation von Einzelposten nach derselben Kategorie, demselben Kostenobjekt und demselben Steuersatz.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • wahr (Kästchen ausgewählt)

  • falsch (Kästchen leer)
    ​

  • falsch

Berichtswährung

Die gewählte Berichtsstrategie bestimmt die Währungs- und Betragsumrechnung in der Exportdatei.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • ja

  • Originalwährung

  • In Firmenwährung umrechnen

  • keine

Trennzeichen

Dateitrennzeichen. Du kannst entweder ein Komma oder ein Semikolon verwenden.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • , (Komma)

  • ; (Semikolon)

  • ; (Semikolon)

Dateiname der Exportdatei der Standardrechnung

Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Standardoption für den Dateinamen aktiviert. Verwende keine Bindestriche (-), Punkte (.), Kommas (,), Doppelpunkte (:) oder Semikolons (;).

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • {{legalEntityName}}

  • {{exportId}}

  • {{YYYYMMDD_HHMMSS}}

  • {{date}}

  • {{timestamp}}

  • free text

  • “SupplierInvoices-1-of-1”

Du kannst diese Platzhalter verwenden, um den Dateinamen der exportierten Datei zu bestimmen:

Platzhalter

Bedeutung

{{legalEntityName}}

Dateiname enthält den Namen der Firma

{{exportId}}

Dateiname enthält Export-ID

{{YYYYMMDD_HHMMSS}}

Dateiname enthält Datum in diesem Format

{{date}}

Dateiname enthält Datum im Format JJJJ-MM-TT

{{timestamp}}

Dateiname enthält Zeitstempel

Freitext

Dateiname enthält Text (keine Sonderzeichen)

Zum Beispiel, wenn Du den Wert des Feldes Dateiname der Exportdatei wie folgt definierst:

Export_{{{date}}}_{{legalEntityName}}_{{timestamp}}_{{exportId}}_{{YYYMMDD_HHMMSS}}

Yokoy exportiert die Datei als Export_2023-05-05_CompanyA_2023-05-05T09_25_12_536Z_yl4bl2TTkCMoTEAfrciq_20230505_092512.xls

MwSt.-/Steuerzeile für jede Belastungszeile

Für jede Belastungszeile mit Steuerinformationen wird eine neue MwSt.-Zeile mit den bereitgestellten Steuerinformationen (Betrag, Konto, Beschreibung und Land) erstellt.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • wahr

  • falsch

  • Ohne MwSt.-Zeilen

Zusätzliche Exporteigenschaften

Füge der Exportdatei zusätzliche Eigenschaften hinzu. Siehe Zusätzliche Exporteigenschaften.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • keine

Stückpreis exportieren

Berechnet den Preis pro Artikel für jeden Einzelposten ohne MwSt. (wenn die Menge nicht auf Einzelpostenebene angegeben ist, bleibt die Spalte leer) und fügt die neue Spalte pricePerItem in die Exportdatei ein.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • keine

Exportiere die Spalte für ausgewiesene Steuern

Legt fest, ob eine zusätzliche Spalte mit reinen Steuerinformationen exportiert werden soll. Einzelposten, die nur Steuern enthalten, basieren auf den Einstellungen in den Kategorien. Beispiele hierfür sind Einfuhrgebühren oder Zollgebühren.

Obligatorisch

Optionen

Standardoption

  • nein

  • wahr

  • falsch

  • Spalte nur für Steuern nicht enthalten

Zusätzliche Exporteigenschaften

Lege fest, welche zusätzlichen Eigenschaften als zusätzliche Spalten in den Export aufgenommen werden sollen.

Du gibst die zusätzlichen Eigenschaften als gültige JSON-Syntax an, um die Standard-Exportdatei um Rechnungs-, Tag-, Kategorie- und Kostenobjektdaten zu erweitern.

Du bestimmst die anzuzeigenden Werte mithilfe dieser Datenmodelle:

Zusätzliche Spalten für Kreditlinien können Rechnungs-, Firmen-, Lieferanten- und Tag-Daten enthalten. Debitlinien unterstützen alle Daten.

Du kannst die Position der Werte bestimmen, indem Du Folgendes einfügst:

  • debit = ‘showOnDebit'

  • credit = 'showOnCredit'

  • jede Linie = 'showOnEveryLine'

Daher sollte die JSON-Syntax wie folgt aufgebaut sein:

{
"ColumnName1":{
"value1":"value of this column",
"position1":"showOnDebit/showOnCredit/showOnEveryLine"
},
"ColumnName2":{
"value2":"value of this column",
"position2":"showOnDebit/showOnCredit/showOnEveryLine"
}
}

Beispiel:

{
"supplierZipCode":{
"value":"supplier.zipCode",
"position":"showOnEveryLine"
},
"costCenterId":{
"value":"costCenter.id",
"position":"showOnDebit"
},
"categoryCustom":{
"value":"category.customInformation.categoryCustomValue",
"position":"showOnDebit"
},
"legalEntityCode":{
"value":"legalEntity.code",
"position":"showOnEveryLine"
},
"projectTagCode":[
{
"value":"tagMap.Innenauftrag.code",
"position":"showOnDebit"
},
{
"value":"formation.kotraeger",
"position":"showOnDebit"
}
],
"Quantity":{
"value":"lineItem.quantity",
"position":"showOnDebit"
},
"netItemTotalExVAT":{
"value":"lineItem.reportingNet",
"position":"showOnDebit"
},
"netInvoiceTotalExVAT":{
"value":"reportingInvoice.reportingNetAmount",
"position":"showOnCredit"
}
}

Rechnungsdaten

Eigenschaften, die Du für die Erweiterung der Datei mit Rechnungsdaten verwenden kannst. Die meisten dieser Attribute sind bereits in den Standard-Exportspalten enthalten.

Eigenschaft

Beschreibung

supplierInvoice.id

Yokoy-ID der Rechnung

supplierInvoice.dueDate

Fälligkeitsdatum der Rechnung

supplierInvoice.date

Rechnungsdatum

supplierInvoice.paymentDate

Zahlungsdatum der Rechnung

supplierInvoice.invoiceNumber

Rechnungsnummer

supplierInvoice.comment

Kommentar

supplierInvoice.country

Land

supplierInvoice.supplierExternalId

Externe ID des Lieferanten

supplierInvoice.supplierName

Lieferantenname

supplierInvoice.paymentInformation.bankAccount

Bankkonto des Lieferanten

supplierInvoice.paymentInformation.swiftCode

Swift-Code des Lieferanten

supplierInvoice.paymentInformation.bankCountry

Land der Lieferantenbank

supplierInvoice.paymentInformation.bankKey

Lieferantenbank-Schlüssel

supplierInvoice.paymentInformation.bankNumber

Bankleitzahl des Lieferanten

supplierInvoice.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

supplierInvoice.serviceStartDate

Startdatum des Rechnungsdienstes

supplierInvoice.serviceEndDate

Enddatum des Rechnungsdienstes

Firmendaten

Eigenschaften, die Du verwenden kannst, um die Exportdatei mit Daten zur Firma zu erweitern.

Eigenschaft

Beschreibung

legalEntity.name

Firmenname

legalEntity.code

Code der Firma

legalEntity.country

Land der Firma

legalEntity.language

Firmensprache

legalEntity.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

Lieferantendaten

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Lieferantendaten erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

supplier.externalId

Lieferanten-ERP-ID

supplier.name

Lieferantenname

supplier.city

Lieferantenstadt

supplier.countryCode

Ländercode des Lieferanten

supplier.street

Lieferantenstraße

supplier.taxNumber

Steuernummer des Lieferanten

supplier.zipCode

Postleitzahl des Lieferanten

supplier.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

Kategoriedaten

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Kategoriedaten erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

category.id

ID der Kategorie

category.name

Name der Kategorie

category.account

Konto, das mit der Kategorie verknüpft ist

category.description

Beschreibung der Kategorie

category.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

category.isTaxOnly

Ob diese Kategorie nur für steuerliche Einzelposten verwendet wird.

Kostenobjektdaten

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Daten zu Kostenobjekten erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

costCenter.id

ID des Kostenobjekts

costCenter.code

Code des Kostenobjekts

costCenter.name

Name des Kostenobjekts

costCenter.description

Beschreibung des Kostenobjekts

costCenter.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

Tag-Daten

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Tags erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

tagMap.<dimensionCode>.name

Der Name des Tags

<dimensionCode> sollte durch den spezifischen Dimensionscode ersetzt werden.

tagMap.<dimensionCode>.code

Der Code des Tags

<dimensionCode> sollte durch den spezifischen Dimensionscode ersetzt werden.

tagMap.<dimensionCode>.dimension

Dimension ID

<dimensionCode> sollte durch den spezifischen Dimensionscode ersetzt werden.

tagMap.<dimensionCode>.customInformation.<NameofCustomField>

Benutzerdefinierte Informationen, die speziell für Deine Organisation konfiguriert wurden

(<NameofCustomField> sollte durch den Feldnamen ersetzt werden)

Einzelpostendaten

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Daten zu Einzelposten erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

lineItem.quantity

Menge aus dem Einzelposten

lineItem.reportingNet

Nettobetrag pro Einzelposten, ohne MwSt.

lineItem.reportingGross

Bruttobetrag pro Einzelposten, inkl. MwSt.

lineItem.description

Beschreibung des Einzelpostens auf der Rechnung

Rechnungsdatenbericht

Eigenschaften, mit denen Du die Exportdatei um Rechnungsdaten erweitern kannst.

Eigenschaft

Beschreibung

reportingInvoice.reportingNetAmount

Totalbetrag exkl. MwSt., in der Währung, die im Konfigurations-Setup ausgewählt wurde

reportingInvoice.postingDate

Buchungsdatum der Rechnung

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