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Du kannst neue Unternehmen in Yokoy unter Admin > Organisation hinzufügen.
Im Tab Firmenliste hast Du die Möglichkeit, neue juristische Einheiten von Grund auf zu erstellen. Allerdings möchtest Du eventuell ein neues Unternehmen auf Basis eines bereits bestehenden Unternehmens anlegen. Yokoy ermöglicht es Dir,
ein bestehendes Unternehmen zu kopieren oder eine Standardvorlage für ein bestimmtes Land zu verwenden.
🚧 Vorsicht
Wenn Du ein neues Unternehmen zu Deiner Organisation hinzufügen möchtest, wende Dich bitte an Deinen Yokoy Customer Success Manager, da eine solche Änderung vertragliche Auswirkungen haben kann.
Unternehmenskonfiguration kopieren
Um eine bestehende Unternehmenskonfiguration als Grundlage für die Erstellung einer neuen Gesellschaft zu verwenden, klicke auf Kopieren.
Ein Popup-Fenster zeigt eine Liste aller Datenobjekte, die von dem bestehenden Unternehmen in das neue Unternehmen übernommen werden:
Insbesondere solltest Du Folgendes überprüfen:
Tags und Tag-Dimensionen (falls zutreffend)
Angepasste Workflows anpassen (falls zutreffend)
🚧 Vorsicht
Beachte, dass alle Einstellungen unverändert übernommen werden.
Stellen Sie daher sicher, dass sie für das jeweilige Land gültig sind.
Da viele der Dateneinstellungen länderspezifisch sind (z. B. Tagespauschalen, Kilometergelder, Steuersätze), musst Du diese Objekte in der Gesellschaft prüfen und an das gewählte Land anpassen.
Sobald die Firma erstellt wurde, wechsle zur Seite der Einstellungen der Firma (Admin > Firmeneinstellungen), um die Einrichtung fortzusetzen.
Firmeneinstellungen
Wenn Du eine bestehende Firma kopierst, übernimmt Yokoy alle Einstellungen, die unter Admin > Firmeneinstellungen vorgenommen wurden. Überprüfe, ob diese Einstellungen für die neue Firma geeignet sind.
Tags und Tag-Dimensionen
Da Tag-Dimensionen und Tags auf Datenobjekt-spezifische Inhalte einer Gesellschaft verweisen können (z. B. Kostenstellen), musst Du Deine neue Firma entsprechend anpassen, um die korrekten IDs zu verknüpfen.
Möglicherweise musst Du bspw. Deinen Tag-basierten Workflow anpassen,
damit er die neu generierten IDs für die neue Firmen berücksichtigt.
Mit anderen Worten: Wenn die Tag-Dimension auf ein Kostenobjekt verweist,
musst Du zunächst die neuen Kostenobjekte einrichten und anschließend die Tag-Dimension anpassen, damit sie auf das neu eingerichtete Kostenobjekt verweist.
Neues Unternehmen hinzufügen
Du kannst neue juristische Einheiten hinzufügen, indem Du auf + Neue Firma hinzufügen klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, wo Du den Namen der neuen Gesellschaft eingeben kannst.
Du kannst ein Unternehmen auf zwei Arten erstellen:
Ohne Vorlage: Das bedeutet, dass keine Konfiguration vorhanden ist.
Sie müssen die gesamte Einrichtung von Grund auf selbst vornehmen.Mit einer Standard-Yokoy-Vorlage: Diese Vorlagen enthalten typische Einstellungen für ein bestimmtes Land. Aktuell stehen Vorlagen für Deutschland, das Vereinigte Königreich, die Niederlande, Spanien und die Schweiz zur Verfügung.
🚧 Vorsicht
Beachte, dass alle Einstellungen unverändert übernommen werden, da sie für das jeweilige Land gültig sind (z. B. Tagespauschalen, Kilometersätze, Steuersätze), musst Du diese Objekte in der Gesellschaft überprüfen und an das gewählte Land anpassen.
Klicke auf Anwenden. Nach der Erstellung wechsle zur Seite der Einstellungen Deines Unternehmens (Admin > Firmeneinstellungen), um entweder das Unternehmen einzurichten (wenn es ohne Vorlage erstellt wurde), oder zu überprüfen, ob alle Einstellungen korrekt sind (wenn das Unternehmen mit einer Vorlage erstellt wurde).
Verwendung einer von Yokoy verwalteten Vorlage
Du kannst ein neues Unternehmen mithilfe einer standardisierten Yokoy-Vorlage erstellen. Diese Vorlagen enthalten typische Einstellungen für ein bestimmtes Land. Derzeit stehen Vorlagen für Deutschland, Schweiz, Großbritannien, Spanien und die Niederlande zur Verfügung. Siehe: Yokoy- Dokumentationencs.