🌐 Web-App 📱 Mobile-App | 👤 Yokoy-Admin mit Firmeneinstellungen Berechtigung
Bei bestimmten Spesen wie Mahlzeiten muss Deine Firma die Mitarbeitenden und Gäste, für die die Spesen anfallen, aus verschiedenen Gründen nachverfolgen:
Unternehmensrichtlinie: Überprüfung, ob die Spesen dem festgelegten Budget pro Person entsprechen.
Auswirkung auf die Tagespauschale: Überprüfung, ob die Mitarbeitenden die entsprechende Mahlzeit von den Tagespauschalen für den Tag abgezogen haben.
Länderspezifische Anforderung: Bereitstellung einer Liste der Teilnehmenden und der Firmenzugehörigkeit für alle Mahlzeiten-Spesen (z.B. in Deutschland erforderlich).
Teilnehmende in Spesen
Yokoy ermöglicht es Submittern, die Teilnehmenden an einer Spese anzugeben, indem sie die Benutzer auswählen, die von der Spese abgedeckt werden, und angeben, ob es sich um einen Yokoy-Benutzer oder eine Drittperson handelt. Du kannst die Art der Teilnehmenden festlegen, die Submitter in einer Spese auswählen können, sowie die Informationen, die zum Erstellen eines externen Teilnehmenden erforderlich sind.
Yokoy zeigt eine Aufschlüsselung der Spesen nach der Anzahl der ausgewählten Teilnehmenden an.
Standardmäßig kennzeichnet Yokoy alle Spesen, bei denen der Submitter nicht als Teilnehmender aufgeführt ist. Du kannst diese Warnung bei Bedarf deaktivieren.
Arten von Spesen-Teilnehmenden
Submitter können drei Arten von Teilnehmenden zu einer Spese hinzufügen:
Yokoy-Benutzer: Submitter können nach verschiedenen Yokoy-Benutzern anhand ihres Namens suchen:
Eigene Firma: Standardmäßig können Submitter nur nach Yokoy-Benutzern aus ihrer Firma suchen. Diese Teilnehmenden werden hellblau angezeigt.
Andere Firmen in der Organisation: Du kannst Submittern bei Bedarf erlauben, Yokoy-Benutzer aus anderen Firmen in der Organisation auszuwählen. Diese Teilnehmenden werden in einem mittleren Blauton angezeigt.
Externe Teilnehmende: Eine dritte Partei aus einer anderen Organisation. Diese Teilnehmenden werden dunkelblau angezeigt.
Konfiguriere Teilnehmende von Spesen
Unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance > Teilnehmer kannst Du die Art der Teilnehmenden einschränken, die im Spesenformular ausgewählt werden können. Du kannst beispielsweise festlegen, dass Benutzer nur Yokoy-Benutzer auswählen dürfen, die derselben Firma angehören wie die Firma, für die die Spesen erstellt werden, oder dass sie Benutzer aus anderen Firmen der Organisation auswählen dürfen.
Darüber hinaus kannst Du für externe Teilnehmende festlegen, welche Pflichtfelder die Submitter beim Hinzufügen von Teilnehmenden zu einer Spesenabrechnung ausfüllen müssen.
Feld | Beschreibung |
Submitter nicht als Teilnehmer einbeziehen | Standardmäßig wird der Submitter der Spesen automatisch als Teilnehmender ausgewählt. Wenn Du dieses Kontrollkästchen aktivierst, müssen sich Submitter manuell als Teilnehmende hinzufügen. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt. |
Warnung deaktivieren, wenn der Einreicher kein Spesenbeteiligter ist | Standardmäßig kennzeichnet Yokoy Spesen, bei denen der Submitter nicht als Teilnehmender aufgeführt ist, mit einer Warnung (die Submittern, Genehmigenden und Finance-Usern angezeigt wird). Wähle diese Option aus, um es Benutzern zu ermöglichen, Spesen einzureichen, ohne sich selbst als Teilnehmenden anzugeben und eine Warnung auszulösen. |
Ermöglichung der Teilnehmersuche über alle Firmen innerhalb der Organisation | Standardmäßig können Benutzer nur nach Teilnehmenden suchen, die derselben Firma angehören wie sie selbst. Aktiviere dieses Kontrollkästchen, um dem Benutzer die Suche nach Teilnehmenden innerhalb der ganzen Organisation zu ermöglichen. Andernfalls müssen alle Benutzer innerhalb der Organisation, die nicht Teil der Firma des Benutzers sind, als externe Benutzer hinzugefügt werden. |
Pflichtfelder für externe Teilnehmer | Beim Hinzufügen externer Teilnehmender kannst Du festlegen, welche Informationen Benutzer zusätzlich angeben müssen. Der Vorname ist immer erforderlich. Du kannst diese Felder als Pflichtfelder festlegen:
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Aktiviere die Kalenderintegration für den Import von Teilnehmern | Ermöglicht es Submittern, Spesenteilnehmenden aus einem Kalendereintrag zu importieren. Sobald die Funktion aktiviert ist, musst du dein Profil mit deinem Google-Konto verbinden, um Kalendereinträge importieren zu können. |
🚧 Vorsicht
Sobald externe Teilnehmer erstellt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Änderungen erforderlich sind, muss der Teilnehmer entfernt und erneut hinzugefügt werden.
Des Weiteren dürfen mehrere externe Teilnehmer nicht dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, da Yokoy die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal nutzt.
Teilnehmerdaten anzeigen
Finance-User und Manager können die in den Spesen enthaltenen Teilnehmenden in Analytics einsehen.
Für Spesen, die vor der Aktivierung dieser Funktion erstellt wurden, kannst Du die Anzahl der Teilnehmenden und die Namen der Teilnehmenden anzeigen, sofern diese im Textfeld eingegeben wurden.
Für Spesen, die nach diesem Datum entstanden sind, kannst Du die Anzahl der Teilnehmenden, eine durch Kommas getrennte Liste der Namen der Teilnehmenden und Details zu den Teilnehmenden anzeigen.
Je nach Art der Teilnehmenden variieren die verfügbaren Details::
Yokoy-Benutzer: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse
Externe Teilnehmende: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Name der Firma.