Yokoy kann mehrere Steuerarten unterstützen, wie z. B. Mehrwertsteuer und andere Verkaufssteuern, selbstveranlagte und nicht erstattungsfähige Steuern usw., sodass Steuerbeträge je nach Bedarf in das Finanzsystem exportiert werden können.
Yokoy kann:
Steuersätze erkennen und Mehrwertsteuerinformationen erfassen.
Der Kategorie den richtigen Steuersatz zuordnen.
Überprüfen, ob für mehrwertsteuerabzugsfähige Spesen alle erforderlichen Steuerinformationen vorliegen.
Für jede Transaktion den entsprechenden Steuerbetrag und die Steuersätze an das Finanzsystem senden.
Kennzeichnen, ob das Reverse-Charge-Verfahren gilt, und die entsprechenden Informationen senden.
Du verwendest Steuersätze (d. h. Mehrwertsteuersätze), um Steuerbeträge in Spesen und Rechnungen zu ermitteln. Steuersätze können im Ausgabenformular (falls zutreffend) oder in den Rechnungspositionen ausgewählt werden. Dies ermöglicht es der Finanzbteilung, jeden Steuereintrag in Yokoy zu überprüfen und entsprechend zu genehmigen, zu ändern oder abzulehnen.
✏️ Vorsicht
Yokoy unterstützt keine Steuersätze von 100 %.
Für die Handhabung der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) exportiert Yokoy die notwendigen Informationen zur Weiterverarbeitung in deinem Finanz- und Buchhaltungssystem. Siehe Handhabung der Reverse-Charge-Mehrwertsteuer in Yokoy.
✏️ Verwaltung von ausländischen Mehrwertsteuer-Rückerstattungen
Wenn Du ausländische Mehrwertsteuer-Rückerstattungen bearbeitest, ermöglicht Dir Yokoy eine effiziente Abwicklung sowohl für die interne Bearbeitung als auch für rückerstattungsbasierte Dienstleister. Siehe Verwaltung von ausländischen Mehrwertsteuer-Rückerstattungen.
Steuersätze aktivieren
Um den Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer zu aktivieren, gehe zu Admin > Firmeneinstellungen und aktiviere den Schalter MwSt. / Steuer aktivieren.
Für Spesen kannst Du festlegen, welche Benutzer den Abschnitt MwSt. / Steuer im Formular sehen können und ob für bestimmte Spesenarten Steuern anfallen:
Einstellung | Beschreibung |
MwSt. / Steuer für Submitter aktivieren | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Submitter den Abschnitt MwSt. / Steuer im Spesenformular anzeigen und ggf. Änderungen daran vornehmen, wenn der Steuersatz vom System nicht korrekt extrahiert wurde. |
MwSt. / Steuer für Genehmigende im Spesenbericht aktivieren | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Genehmigende die mit Transaktionen oder Spesen verbundenen Mehrwertsteuerinformationen anzeigen und überprüfen. |
MwSt. / Steuer für Fahrtpauschale aktivieren | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Benutzer Informationen zur Mehrwertsteuer für Fahrtpauschalen eingeben, die sich auf Kosten beziehen, die mit der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke verbunden sind. |
MwSt. / Steuer für Tagespauschalen (in Spesen) aktivieren | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Benutzer MwSt.-Informationen für Tagespauschalen eingeben. |
✏️ Hinweis
Wenn das Feld MwSt. / Steuer für Submitter aktivieren deaktiviert ist, können Submitter keine Steuerinformationen für Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen anzeigen, selbst wenn es aktiviert ist, da es verhindert, dass der Abschnitt in allen Fällen sichtbar ist und nur für Finance-Benutzer und Genehmigende sichtbar ist.
Nachdem Du dieses Modul aktiviert hast, musst Du die Steuersätze für die Firmen konfigurieren, für die Du Steuern zurückfordern möchtest.
Steuersätze einrichten
In Yokoy werden Steuersätze benötigt, um alle anwendbaren Mehrwertsteuersätze für jede Gerichtsbarkeit zu verwalten, in der Dein Unternehmen mehrwertsteuerlich registriert ist – ob im Inland oder im Ausland – und in der eine Meldung an die jeweilige Steuerbehörde erforderlich ist.
Die KI von Yokoy ordnet automatisch den erkannten Mehrwertsteuerbeträgen in jeder Ausgabe den passenden Steuersatz zu. Diese jeweiligen vorgeschlagenen Zuordnungen werden im Rahmen der Finanzprüfung überprüft, um die Richtigkeit sicherzustellen, bevor die Daten zur Meldung und Buchhaltung an dein Finanzsystem exportiert werden.
Deine Organisation ist für jede Firma (rechtliche Einheit) mit vorkonfigurierten Steuersätzen basierend auf dem jeweiligen Land eingerichtet. Diese Sätze dienen als Ausgangspunkt und müssen von Deinem Finanz- oder Steuerteam überprüft und ggf. angepasst werden, um so den jeweiligen Mehrwertsteuer-Meldepflichten Deines Unternehmens gerecht zu werden.
So kannst Du Steuersätze in Yokoy einrichten:
🚧 Vorsicht
Steuersätze gelten global. Mit anderen Worten: Sie werden von Yokoy Invoice (Rechnungen) und Yokoy Expense (Spesen) verwendet und können nicht auf ein bestimmtes Modul beschränkt werden.
Bedenke dies, wenn Du erweiterte Steuersätze für Rechnungen einrichtest.
Neuen Steuersatz hinzufügen
Du kannst Mehrwertsteuersätze einrichten, wenn Du Steuern für eine oder mehrere Firmeneinheiten zurückforderst. Um die Steuersätze zu konfigurieren, gehe zu Admin > MwSt. / Steuersätze.
Bevor Du beginnst, wähle im Dropdown-Feld Firma ein Unternehmen aus, für das Du Steuersätze einrichten möchtest.
Klicke auf + Neuer MwSt.-/Steuersatz, um mit der Konfiguration eines neuen Steuersatzes zu beginnen.
Feld | Beschreibung |
Name | Der Name des Steuersatzes. Zum Beispiel 2,5 % ermäßigter Satz. |
MwSt.- / Steuer-Kennziffer (ERP) | Der für Dein Finanzsystem geltende MwSt. Code. Gib „na“ ein, wenn dies nicht benötigt wird. |
Land | Das Land, in dem der Steuersatz gilt. Es kann nur ein Land ausgewählt werden. Wenn Du einen bestimmten Steuersatz für mehrere Länder konfigurieren möchtest, musst Du ihn für jedes Land hinzufügen. |
Beschreibung | Füge eine Beschreibung des Mehrwertsteuersatzes bei, falls benötigt. |
Steuerliche Kategorie | Art des Steuersatzes. Dies gilt nur für erweiterte Steuersätze für Rechnungen. |
Gültig ab | Das Datum, ab dem dieser Steuersatz gilt. |
Gültig bis | Das Datum, bis zu dem dieser Steuersatz gilt. |
Priorität (je höher die Zahl, desto höher die Priorität) | Priorisiere den Mehrwertsteuersatz durch Eingabe einer Zahl. Eine höhere Zahl bedeutet eine höhere Priorität. Dadurch kann Yokoys KI einem Spesenformular automatisch einen Mehrwertsteuersatz zuweisen. |
Buchungskonto (ERP) | Das Steuerkonto in Deinem Finanzsystem, auf dem die Steuer gebucht werden soll. Gib „na“ ein, wenn dies nicht zutrifft.
Wenn Du erweiterte Steuersätze für Rechnungen verwendest, kannst Du dieses Feld auslassen, da das Steuerkonto aus dem Vorsteuerkonto-Feld im Steuersatz übernommen wird. Wenn Du jedoch denselben Steuersatz für Spesen und Rechnungen verwendest, musst Du den Wert sowohl in das Feld Buchungskonto (ERP) als auch in das Feld Vorsteuerkonto eingeben. |
Steuersatzkomponenten für Rechnungen Konfigurieren | Aktiviert erweiterte Steuersätze für Rechnungen. |
Gesamter MwSt.- / Steuersatz (%) | Rate (in %), mit der Yokoys KI-Modell den Steuersatz mit dem aus den Spesen oder der Rechnung extrahierten Steuersatz matcht. |
Nachdem Du alle Felder ausgefüllt hast, um Deinen Mehrwertsteuersatz zu definieren, klicke auf Aktivieren, um ihn direkt zu aktivieren, oder klicke auf Speichern, um Deine Änderungen zu speichern und den Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren.
Mehrere Steuersätze über CSV importieren
Um mehrere Mehrwertsteuersätze gleichzeitig zu importieren, klicke oben rechts im Bildschirm auf Datei importieren. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Du eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen kannst.
Die Importdatei kann bis zu 150 Artikel pro Upload unterstützen. Wenn Du mehr als 150 Steuercodes importieren möchtest, teile Deine Importdatei auf. Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung. Optionale Spalten können weggelassen werden und zusätzliche Spalten werden ignoriert.
Wenn Du alle erforderlichen Daten in die CSV-Datei eingegeben hast, klicke erneut oben rechts auf dem Bildschirm auf Datei importieren und wähle die Firma aus, auf die Du Deine Änderungen anwenden möchtest. Klicke anschließend auf Datei wählen, um Deine CSV-Datei hochzuladen, oder verwende die Drag-and-Drop-Funktion, um die Datei direkt in das Feld zu ziehen.
Um diesen Vorgang abzuschließen, klicke auf Import starten.
Spezifikationen für Steuersätze-Importdatei
Spalte | Beschreibung |
id | Die individuelle ID für den Mehrwertsteuersatz, die automatisch generiert wird, wenn Du dieses Feld leer lässt. |
name | Der Name des Mehrwertsteuersatzes. Zum Beispiel 2,5 % ermäßigter Satz |
account | Das Steuerkonto in Deinem ERP-System, auf dem die Mehrwertsteuer verbucht wird. Gib „na“ ein, wenn dies nicht zutrifft. |
code | Der für Dein ERP-System geltende USt.-Code. Füge „na“ ein, wenn dies nicht benötigt wird. |
rate | Dies ist der Prozentsatz, den Yokoy's KI-Modell aus dem Beleg oder der Rechnung extrahiert. |
country | Der zweibuchstabige ISO-Ländercode, für den der Mehrwertsteuersatz gilt. Zum Beispiel CH für die Schweiz. |
priority (optional) | Priorisiere den Mehrwertsteuersatz durch Eingabe einer Zahl. Eine höhere Zahl bedeutet eine höhere Priorität. Dadurch kann Yokoys KI einem Spesenformular automatisch einen Mehrwertsteuersatz zuweisen. |
description (optional) | Füge eine Beschreibung des Mehrwertsteuersatzes bei, falls benötigt. |
Steuersatz bearbeiten
Wenn Du die Details eines Steuersatzes ändern musst, klicke in der Tabelle auf den entsprechenden Steuersatz.
Du kannst die Steuersätze nach ihrem Status filtern, indem Du die Filter Aktiv, Inaktiv und Entwurf verwendest.
Wenn Du einen temporären Mehrwertsteuersatz hinzufügen musst, solltest Du den vorherigen Satz aktiv lassen und den temporären Satz als zusätzlichen Mehrwertsteuersatz hinzufügen.
Erweiterte Steuersätze mit globalen Steuersätzen für Spesen einrichten
Die Steuersätze gelten global für die gesamte Firma und sind nicht auf ein bestimmtes Modul (d. h. nur Rechnungen oder nur Spesen) beschränkt.
Wenn Deine Firma plant, erweiterte Steuersätze für Rechnungen zu verwenden, um selbstveranlagte und andere Arten von Steuern zu verfolgen, aber zu diesem Zweck einen einzigen Steuersatz für Spesen und Rechnungen einrichten möchte, wird der Steuersatz, der für Spesen berücksichtigt wird, durch das Feld Gesamter MwSt.- / Steuersatz (%) bestimmt.
Der Gesamte MwSt.-/Steuersatz wird als Summe aller vom Lieferanten bewerteten Steuerkomponenten ermittelt.
Zum Beispiel möchtest Du einen Mehrwert-/Steuersatz von 21 % für Spesen und Rechnungen einrichten, aber auch einen selbstveranlagten Steuersatz von 24 % einbeziehen. Du konfigurierst dies wie folgt:
Art der Bewertung | Rate (%) |
Lieferant | 21 |
Selbst | 24 |
Bei den Spesen berechnet Yokoy bei Auswahl des Steuersatzes und Eingabe des Bruttobetrags durch den Benutzer den Steuerbetrag auf der Grundlage des Gesamten MwSt.- / Steuersatz (d. h. Summe der vom Lieferanten veranlagten Steuern):
