🌐 Web | 👤 Yokoy-Admin mit Berechtigung für Firmeneinstellungen
Während des Onboarding-Prozesses hat Dein Yokoy-Implementierungsteam alle allgemeinen Einstellungen Deiner Firma vorgenommen. Du kannst jedoch einige dieser Einstellungen nach Bedarf unter Admin > Firmeneinstellungen bearbeiten.
❗️Wichtig
Diese Einstellungen haben Auswirkungen auf das Verhalten von Yokoy. Stelle sicher, dass Du die zutreffende Firma (Gesellschaft) auswählst und die Auswirkungen auf Deine Firma verstehst, bevor Du Änderungen vornimmst.
Allgemein
In diesem Abschnitt kannst Du die allgemeinen Einstellungen Deiner Firma anpassen, wie z. B. den Namen Deiner ausgewählten Firma, Deine Sprache und die Währung Deiner Firma.
Feld | Beschreibung |
Name | Der Name der Firma, für die diese Einstellungen gelten. |
Land | Land, in dem die Entität ansässig ist oder gegründet wurde. Dies ist wichtig für Steuer-/Mehrwertsteuereinstellungen. |
Sprache - Datumsformat | Bevorzugte Sprache und das Datumsformat für diese Firma. User können dies auch für ihre spezifische Ansicht in Mein Profil ändern. |
Firmenwährung | Die Währung dieser Entität. Alle Spesen werden in Echtzeit in die Währung der Firma umgerechnet, um sie mit dem Reglement der Firma zu vergleichen. |
Firmen-ID (ERP) | Einige Finanzsysteme (z. B. SAP, Abacus usw.) erfordern einen Code für jede Firma, um die Spesen beim Export der korrekten Firma zuzuweisen. Standardmäßig ist dies auf |
Distanzeinheit | Das von Deiner Firma verwendete Maßeinheitensystem, das entweder Kilometer oder Meilen anzeigt. Dies gilt für Fahrtpauschalen. |
Quelle der Wechselkurse | Für die Währungsumrechnung wurde der Devisenhandel herangezogen. Siehe Wechselkurse und Währungsumrechnung in Yokoy. |
Bürostandort | Die Adresse Deines Büros. Du musst mindestens eine hinzufügen. Du kannst mehrere Adressen hinzufügen, indem Du auf + Neuer Bürostandort klickst. Diese Standorte werden verwendet für:
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Steuer-ID | ID oder Nummer, die für Steuerzwecke verwendet wird. Du kannst bei Bedarf eine ID hinzufügen. |
Genehmigung & Finanzprüfung
In diesem Abschnitt kannst Du den Genehmigungsprozess für Spesen in Deiner Firma ändern. Dieser umfasst zwei Schritte:
Genehmigungsstrategie (d. h. Genehmigung durch Manager-Rolle)
Finanzprüfungsstrategie (d. h. Genehmigung durch Finance-Rolle)
Außerdem kannst Du Zahlungsmethoden auswählen, die keine Genehmigung durch den Manager erfordern, und verhindern, dass Submitter Spesen für bestimmte Status zurückziehen. Wenn Du Änderungen vornimmst, klicke anschließend unbedingt auf Speichern. Andernfalls können Änderungen verloren gehen.
Feld | Beschreibung |
Diese Strategie wird während des Implementierungsprozesses für Deine Firma festgelegt.
Wenn Deine Firma einen Genehmigungsprozess benötigt, der von der Standardprüfstrategie abweicht (oder die Genehmigungsstrategien für Vorgesetzte und Kostenstellen kombiniert), musst Du einen benutzerdefinierten Workflow im Workflow-Designer einrichten.
Du kannst diese Strategie jederzeit ändern; sie gilt jedoch nur für neue Dokumente. Bereits vorhandene Ausgaben verwenden weiterhin die vorherige Strategie. | |
Automatische Genehmigung aktivieren | Diese Option ist nur verfügbar, wenn Kostenobjekt-Genehmigung oder Genehmigung durch Linienvorgesetzten ausgewählt ist.
Ermöglicht automatische Genehmigungen, wenn eine Spesen unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts liegen, und ohne Warnungen.
Die Schwelle wird an verschiedenen Stellen angegeben, je nachdem, ob Du die Kostenobjekt-Genehmigung oder die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten auswählst:
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Diese Strategie wird während des Implementierungsprozesses für Deine Firma festgelegt.
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Deaktiviere die Option, Anträge abzulehnen | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird verhindert, dass Manager-Genehmiger und Finance-Benutzer privat bezahlte Spesen dauerhaft ablehnen. Sie können das Formular nur zur Bearbeitung zurücksenden. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, können privat bezahlte Spesenformulare dauerhaft abgelehnt werden, Firmenkarten- und Reisespesen jedoch nicht. |
Zahlungsmethoden, die keine Genehmigung vom Vorgesetzten benötigen | Wähle die Zahlungsoptionen (Privat bezahlt, Firmenkarte und Reisebüro), die keine Genehmigung eines Kostenobjekt-Verantwortlichen oder Linienvorgesetzten erfordern. Alle Spesen mit diesen Zahlungsmethoden werden direkt an die Finanzabteilung zur Prüfung weitergeleitet. |
Verhindere, dass Submitter Spesenrapporte für folgende Status zurückrufen kann | Wähle die Status (In Genehmigung, In Prüfung, Bereit für Export), in denen Submitter Spesen nicht zurückziehen dürfen. Du möchtest beispielsweise nicht, dass Submitter Spesen zurückziehen können, die genehmigt und geprüft wurden und bereit für den Export sind. |
Definition Spesenrapport
In diesem Abschnitt wird die Sichtbarkeit von Tagespauschalen und Fahrtpauschalen festgelegt und Du kannst bestimmen, wie bestimmte Spesen-Szenarien in Yokoy verwaltet werden.
Option | Beschreibung |
Tagespauschalen aktivieren | Tagespauschalen, Berechnung und Erstattung aktivieren. Du kannst festlegen, wo Submitter auf die Erstellung von Tagespauschalen zugreifen können sollen. |
Fahrtpauschalen aktivieren | Aktiviere die Nachverfolgung, Berechnung und Erstattung von Fahrtpauschalen. Du kannst festlegen, wo Submitter auf die Erstellung von Fahrtpauschalen zugreifen können sollen. |
Rücksetzungs-Zeitfenster des Kilometerzählers | Lege die Kriterien für die Ansammlung von Fahrtpauschalen fest. Wähle zwischen monatlich und jährlich (Kalenderjahr), um festzulegen, wie oft die Fahrtpauschale der Mitarbeitenden zurückgesetzt werden soll. So kannst Du spezifische Grenzwerte für die Anwendung verschiedener Fahrtpauschalen festlegen (z. B. bis 10.000 km 0,75 CHF/km und ab 10.001 0,60 CHF/km). |
Aktiviere Spesen ohne Beleg | Erlaubt die Erstellung von Spesen für Belege, die verloren gegangen sind oder für die es keinen Beleg gibt. Wenn diese Option aktiviert ist, können Submitter privat bezahlte Spesen ohne Beleg erstellen. |
Spesen ohne Beleg für Kartentransaktionen aktivieren | Erlaubt Submittern, Spesen ohne Beleg nur für Kartentransaktionen zu erstellen. Dies umfasst sowohl Debit-Transaktionen als auch Gutschriften. |
Aktiviere Trinkgeld und andere Zuschläge (Trinkgelder, Gebühren etc.) | Erlaube das Hinzufügen von Gebühren zur Hauptkategorie. Wenn diese Option aktiviert ist, können Submitter zusätzliche Gebühren zu den Spesen in einem separaten Abschnitt im Spesenformular hinzufügen, der nicht für die Mehrwertsteuer berücksichtigt wird. |
Auswahlmöglichkeit mehrerer Kategorien aktivieren | Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Submitter einer einzelnen Spesen mehrere Kategorien zuweisen. |
Gebühren und Zusatzkosten separat verbuchen | Erlaubt die Aufteilung von Finanzbuchungen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden zusätzliche Gebühren in einem Spesenformular in separaten Zeilen gebucht. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden der extrahierte Totalbetrag auf einer Spese und zusätzliche Gebühren in einer einzigen Zeile gebucht. |
Aktiviere die Änderungsaufteilung für Buchungszeilen von Tagespauschalen | Wenn diese Option aktiviert ist, werden Änderungen an einer Tagespauschale als separate Zeilen gebucht. Wenn sie deaktiviert ist, wird eine Tagespauschale einschließlich aller Änderungen in einer einzigen Zeile gebucht.
Hinweis: Dies ist nicht kompatibel mit der Option Aktiviere die Aufteilung des steuerpflichtigen Betrags für Buchungszeilen von Tagespauschalen. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, teilt Yokoy Tagespauschalen nur in steuerpflichtige/nicht steuerpflichtige Zeilen auf. |
Aktiviere die Aufteilung des steuerpflichtigen Betrags für Buchungszeilen von Tagespauschalen | Teilt die Zeilen für Tagespauschalen in steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Beträge auf. Dies gilt für alle Finance-Systeme, die in ihren Exporten Sollzeilen (Debit) exportieren. Hinweis: Dies ist nicht kompatibel mit Aktiviere die Änderungsaufteilung für Buchungszeilen von Tagespauschalen. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, teilt Yokoy Tagespauschalen nur in steuerpflichtige/nicht steuerpflichtige Zeilen auf. |
XML-Anhänge für Spesen aktivieren | Erlaube Benutzern, XML-Dateien als unterstützende Dokumente zu Spesen mit und ohne Beleg, Fahrtpauschalen und Tagespauschalen hochzuladen. |
Pauschalzuschlag Fremdwährungen | Legt einen Prozentsatz fest, der zusätzlich zum standardmäßigen, von Yokoy verwalteten Wechselkurs berechnet wird. Wenn ein Benutzer beispielsweise Spesen mit seiner privaten Karte bezahlt, gleicht dieser Aufschlag ungünstige Wechselkurse aus. Es wird jedoch empfohlen, diese Option mit Vorsicht zu verwenden, da der feste prozentuale Aufschlag auf alle Ausgaben in Fremdwährung angewendet wird. |
Kategoriemodell V2 aktivieren | Aktiviert das V2-Modell. Verbessert die Kategorieauswahl durch unsere KI und ist standardmäßig aktiviert. |
Deaktiviere die Auswahl von Kostenobjekten in Spesen und Reisen | Durch Aktivieren dieser Option wird die Möglichkeit für Submitter entfernt, Spesen/Reisen selbst Kostenobjekten zuzuweisen. Kostenobjekte sind weiterhin obligatorisch.
Standard-Kostenobjekt im Benutzerprofil erforderlich Bei Reisen wird das Feld „Kostenobjekt“ nicht angezeigt, aber es verhindert auch, dass Submitter eine Reise erstellen, es sei denn, sie haben ein Standard-Kostenobjekt (im Gegensatz zu Spesen, die im Entwurfsstatus erstellt werden).
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Kostenobjekte in Reisen deaktivieren | Kostenobjekte sind bei Reisen nicht mehr obligatorisch. |
Compliance
Dieser Abschnitt enthält Einstellungen, die festlegen, welche Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn eine Spese bestimmte Kriterien nicht erfüllt, und wer bestimmte Aktionen in Bezug auf Spesen durchführen kann.
Feld | Beschreibung |
Aktiviere benutzerspezifische Richtlinien | Aktiviere diese Option, wenn Deine Firma unterschiedliche Spesenreglemente/Regeln hat, je nach Position des Benutzers, geografischem Standort oder anderen Merkmalen innerhalb derselben Einheit. Zum Beispiel werden die Spesen eines Geschäftsführers nur erstattet, wenn sie CHF 50 übersteigen. Wenn diese Option aktiviert ist, kannst Du verschiedene Regeln für unterschiedliche Reglemente konfigurieren und sie einem bestimmten Benutzer unter HR > User-Verwaltung zuweisen. Du musst ein Reglement auswählen, das als Standard für neue Benutzer festgelegt ist, wenn Du benutzerspezifische Reglemente aktivierst. |
Tagespauschale als Geschäftszweck verwenden | Wenn diese Option ausgewählt wird, wird der Name der Tagespauschale automatisch als Geschäftszweck/-beschreibung eingetragen. Wenn diese Option nicht ausgewählt wird, müssen Benutzer einen Geschäftszweck für ihren Erstattungsantrag angeben. |
Exportierte Spesen im Assistentenmenü anzeigen | Aktiviere diese Option, wenn Du möchtest, dass Assistenten die exportierten Spesen der Benutzer, die sie unterstützen, einsehen können. Diese Informationen werden unter Assistenz angezeigt. Siehe Wie kann ich Spesen für eine andere Person verwalten? |
Benachrichtigungen
Diese Einstellungen bestimmen die Kontrollen, die Yokoy bei Spesen durchführt. Wenn die Spesen die Kontrolle nicht bestehen, werden sie mit einer Benachrichtigung markiert. Weitere Informationen findest Du unter Benachrichtigungen zu Spesen.
Einstellung | Beschreibung |
Aktiviere Duplikats-Warnungen für Tagespauschalen | Kennzeichnet alle Duplikate von Tagespauschalen. Siehe Zulage bereits beansprucht. |
Erlaube keine Reisen mit überschneidenden Daten | Markiert alle Reisen, die am selben Tag stattfinden. Siehe Reisespezifische Benachrichtigungen. |
Warne bei Regelverstößen | Kennzeichnet alle Spesen, die nicht den Spesenregeln entsprechen. Siehe Reglement-Verstoß. |
Warne bei Wochenendspesen | Markiert, wenn die Spesen auf ein Wochenende fallen. Siehe Wochenendtage. |
Aktiviere KI-Validierung (Duplikate, Betragsvalidierung) | Löst Warnungen aus, wenn die KI ein Szenario erkennt, in dem die Spesen nicht den Vorgaben entsprechen. Siehe KI-basierte Warnungen. Für die Betragsvalidierung kennzeichnet Yokoy Spesen, bei denen die Differenz zwischen dem manuell eingegebenen Betrag und dem von der KI extrahierten Betrag größer als ein bestimmter Prozentsatz ist. Du kannst diesen Prozentsatz im Feld Akzeptierte Abweichung in Prozent konfigurieren. |
Warne falls eine offizielle Lieferantenrechnung erforderlich ist | Spesen, die eine Rechnung erfordern, werden auf der Grundlage des Betrags abgerechnet. |
Warne bei Spesen ohne Beleg | Kennzeichnet alle Spesen ohne Beleg. Siehe Spesen ohne Beleg. |
Warne wenn Mitarbeiterkostenobjekt von Spesenkostenobjekt abweicht | Kennzeichnet alle Spesen, bei denen das Kostenobjekt nicht mit dem Standard-Kostenobjekt des Benutzers übereinstimmt. Siehe Standardkostenobjekt. |
Warnung für fehlende MwSt. / Steuerinformationen aktivieren | Kennzeichnet Spesen ohne Steuerinformationen. Siehe Mehrwertsteuer/Steuersatz. |
Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps | Kennzeichnet Fahrtpauschalen, bei denen der Benutzer die automatisch berechnete Entfernung manuell überschrieben hat. Siehe Entfernung in Fahrtpauschalen. |
Teilnehmer
Legt fest, wie Yokoy mit Teilnehmenden an Spesen umgeht. Siehe Konfiguriere Teilnehmende von Spesen.
Managerzugriff auf Analytics
Legt fest, ob Manager (d. h. Vorgesetzte) Zugriff auf den Analytics-Bereich für ihre Berichte haben (direkt oder indirekt).
Einstellung | Beschreibung |
Ermögliche es dem Manager, Analysen aller untergeordneten Kostenstellen herunterzuladen | Ermöglicht Managern den Zugriff auf und das Herunterladen von Datenanalysen im Zusammenhang mit den Kostenobjekten ihrer Berichte, sowohl direkt als auch indirekt. Dies hilft Managern, Einblicke in Ausgabenmuster und die Budgetverwaltung zu gewinnen. |
Ermögliche es dem Manager, Analysen nur von der Kostenstelle direkt unter ihm herunterzuladen | Beschränkt den Zugriff von Managern auf Datenanalysen nur auf Kostenobjekte ihrer direkten Untergebenen (im Gegensatz zur vorherigen Einstellung, die Zugriff auf alle indirekten Kostenobjekte gewährt). |
Finanzabteilung / Finance-Rolle
Legt zusätzliche Berechtigungen für Finance-Benutzer fest. Siehe Compliance-Einstellungen für Finance-Nutzer.
Duplikatprüfungseinstellung
Du kannst festlegen, wann eine Warnung zu Duplikaten bei Spesen angezeigt wird, indem Du einstellst, wie viele Parameter matchen müssen, um die Warnung auszulösen.
Die Parameter sind:
Steuernummer/Doc-Hash: Die Steuernummer bezieht sich auf die individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, wie sie auf einer Spesenquittung angegeben ist. Der Doc-Hash hingegen bezieht sich auf den Hash-Wert der Datei, die für die Erstellung des Spesenformulars verwendet wurde (d. h. das Bild oder die PDF-Datei). Diese beiden Elemente bilden die grundlegendsten Kriterien für die Duplikatsprüfung.
Totalbetrag: Der Gesamtbetrag bezieht sich auf den Totalbetrag, der auf dem Beleg für eine Spese angegeben ist.
Währung: Die Währung bezieht sich auf die Währung, die auf dem Beleg für die Spesen angegeben ist.
Datum: Das Datum bezieht sich auf das Datum, das auf dem Beleg für die Spesen angegeben ist.
Zeit: Die Zeit bezieht sich auf die Zeit, die auf dem Beleg für die Spesen angegeben ist.
✏️ Hinweis
Je weniger Parameter für das Auslösen einer Warnung erforderlich sind, desto empfindlicher reagiert Yokoy auf Falschmeldungen. Du kannst diese Einstellungen zwar ändern, es wird jedoch empfohlen, die Einstellungen zunächst so zu belassen, wie sie konfiguriert wurden.
Datenexport und ERP-Konfiguration
Der Abschnitt Datenexport und ERP-Konfiguration in den Firmeneinstellungen enthält mehrere Optionen, um das Verhalten beim Export von Spesen festzulegen.
Buchungswährung
Standardmäßig verwendet Yokoy den Schlusskurs des Vortags für eine Spese.
Wenn die Spesen beispielsweise am 10. Januar getätigt wurden, wird der Schlusskurs vom 9. Januar verwendet, unabhängig vom Buchungsdatum.
Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass die Umrechnung steuerkonform ist.
In Yokoy kannst Du eine von drei Buchungsstrategien für Spesen wählen:
Beträge in Originalbelegwährung exportieren: Die Buchungsvorgänge in der Originalwährung des Belegs beibehalten. In diesem Fall wird die Währungsumrechnung in Deinem ERP-System oder einem anderen System, das Deine Firma verwendet, durchgeführt.
Beträge in Firmenwährung exportieren: Konvertiere Spesen in Fremdwährung in Yokoy in Deine Firmenwährung.
Beträge in Mitarbeiterwährung exportieren (Fallback: Firmenwährung): Konvertiere Spesen in Fremdwährung in die Währung Deiner Mitarbeitenden, falls diese von der Firmenwährung abweicht.
Datenexport und ERP-Konfiguration
Diese Einstellungen bestimmen, welche Informationen in den Export und die Datenausgabe einbezogen werden. Die Auswirkungen dieser Einstellungen hängen vom Zielsystem und seiner Konfiguration ab, die unter Admin > Integrationen, Spesenexport eingerichtet wurde.
Einstellung | Beschreibung |
Kostenobjekte vom Export ausschließen | Wähle, ob Du Kostenobjekte vom Export ausschließen oder im Bericht behalten möchtest. |
Export auf Reiseebene aktivieren | Fügt auf der Exportseite eine zusätzliche Registerkarte |
Exportiere Tagespauschalen und Fahrtpauschalen separat in die Lohn- & Gehaltsabrechnung | Teile den Export von Spesen in zwei Exporte auf (d. h. für die separate Buchung in Finanzbuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssystemen).
Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein separater Abschnitt in Admin > Integrationen, Spesenexport aktiviert, in dem Du ein Exportsystem für die Gehaltsabrechnung konfigurieren kannst.
Du kannst Tagespauschalen aufteilen in:
Tagespauschalen können nicht nach beiden Kriterien aufgeteilt werden. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, werden Tagespauschalen nur in steuerpflichtige/nicht steuerpflichtige Beträge aufgeteilt.
Hinweis: Das ist nur mit exportierten Spesen kompatibel, die manuell ausgelöst werden. |
Zusätzliche Berichte und Dateien
Unabhängig davon, ob Daten über eine API oder als dateibasierter Export (einzustellen unter Admin > Integrationen) direkt in ein Drittsystem exportiert werden, kannst Du auch andere Dateien generieren, in denen alle exportierten Spesen aufgeführt sind.
Mit Yokoy kannst Du diese Dateien erstellen:
Option | Beschreibung |
Anhänge exportieren | Beziehe Belege und unterstützende Dokumente beim Exportieren von Spesen als ZIP-Datei ein. Diese Dateien können im Export-Log eingesehen werden. Dokumente werden in dem Format exportiert, in dem sie hochgeladen wurden (z. B. JPG, PNG, PDF oder XML, falls aktiviert). |
Name des ZIP-Ordners für exportierte Anhänge | Falls Du Anhänge exportieren auswählst, wähle einen Ordnernamen für die Anhänge. Standardmäßig verwendet Yokoy den Ordnernamen |
Exportiere Buchungsjournal [.csv] | Erstelle das Yokoy-Standard-Buchhaltungsjournal und gib den Dateinamen an, der beim Erstellen der Ausgabedatei verwendet werden soll. |
Exportiere Auszahlungsfile | Yokoy ermöglicht es Dir, Auszahlungsdateien in den Formaten Schweiz, Deutschland, Frankreich und UK PAIN zu erstellen. |
Exportiere Report [.pdf] | Erstelle eine Zusammenfassung der geprüften Spesen einschließlich der beigefügten Belege. |
Bericht mit Gesamtbetrag pro Benutzer exportieren [.pdf] | Du kannst einen Bericht erstellen, der die Spesen nach Benutzern aufschlüsselt, und den Dateinamen angeben, der bei der Erstellung der Ausgabedatei verwendet werden soll. |
Bericht pro Spesen exportieren [.pdf] | Du kannst für jede Spesenart einen Bericht erstellen und den Dateinamen angeben, der bei der Erstellung der Ausgabedatei verwendet werden soll. |
Diese Dateien können über Finance > Export Log aufgerufen werden.
Der Zugriff über API ist nicht möglich.
Aktiviere Firmenkarten
Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Deine Organisation Yokoy Pay hat.
Reisen aktivieren
Dieser Abschnitt enthält die Einstellungen für die Konfiguration von Reisen in Yokoy. Weitere Informationen findest Du unter Konfiguriere Reisen in Yokoy.
MwSt. / Steuer aktivieren
Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Deine Organisation das MwSt./ Steuermodul für die Rückerstattung der MwSt. und die Buchung von MwSt./ Steuerdaten aktiviert hat. Siehe Steuersätze aktivieren.
Erinnerungs-Service
Der Abschnitt Erinnerungs-Service legt fest, in welchen Fällen E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden. Du kannst Benachrichtigungen für offene Aufgaben einrichten.
Yokoy kann E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer (Mitarbeitende und Genehmigende) senden, um sie an offene Aufgaben zu erinnern, z. B. an ausstehende Genehmigungen, eingereichte Spesen oder Rechnungen, die geprüft werden müssen usw. Die E-Mail-Benachrichtigung wird für Spesen, Reisen und Rechnungen ausgelöst. Die E-Mail-Benachrichtigungen verwenden Standardvorlagen für alle Benutzer. Derzeit können sie nicht angepasst werden.
Du kannst die Häufigkeit und den Tag, an dem die Benachrichtigungen gesendet werden, auswählen:
Monatlich: Wähle einen beliebigen Tag des Monats von 1 bis 28 aus.
Wöchentlich: Wähle einen beliebigen Tag der Woche von Montag bis Sonntag aus.
Täglich: Sende an Werktagen, montags bis freitags, um ca. 08:00 Uhr UTC.
Du kannst den Benachrichtigungsdienst testen, indem Du auf Test-E-Mail senden klickst.
✏️ Hinweis
Denke daran, deine Einstellungen zuerst zu speichern, um die Konfiguration auszuführen.
Benachrichtigungen für Mitarbeitende
Yokoy überprüft täglich jede Firma mit Benachrichtigungen für offene Aufgaben (Mitarbeitende an offene Aufgaben erinnern). Für jeden Benutzer der Firma löst Yokoy einen unabhängigen Auftrag aus, um zu überprüfen, ob der Benutzer eine ausstehende Aufgabe hat, sammelt die Zahlen und sendet dann eine E-Mail.
Wenn ein Submitter beispielsweise Spesen noch nicht eingereicht hat oder eine Reise mit Daten erstellt hat, die in der Vergangenheit liegen, gelten diese als offene Aufgaben.
Yokoy benachrichtigt Submitter über die folgenden Aufgaben:
Spesen: Sämtliche Spesen in Entwurf, Überarbeitung erforderlich und
Status abgelehnt.
Transaktionen: Sämtliche Not-Matched-Transaktionen.
Reisen: Sämtliche Reisen in Entwurf, Überarbeitung erforderlich und Bereit für Status der Einreichung der Reise.
Rechnungen: Sämtliche Rechnungen in Neu, Entwurf oder Überarbeitung des Status erforderlich.
Benachrichtigungen für Assistierende
Wenn Du das Kontrollkästchen Assistent/in über offene Aufgaben erinnern aktivierst, können Benutzer Benachrichtigungen über offene Aufgaben an ihre Assistenz senden. Um Benachrichtigungen auszulösen, müssen Benutzer außerdem eine Assistenz im Feld Mein/e Assistent/in in ihrem Profil auswählen und das Kontrollkästchen Assistent/in über offene Aufgaben benachrichtigen aktivieren. HR-Benutzer können auch direkt im Benutzerprofil Benachrichtigungen für bestimmte Benutzer auslösen.
Assistierende erhalten nur Benachrichtigungen über Spesen oder Rechnungen, die sich im Entwurfsstatus befinden oder zurückgesendet wurden. Sie erhalten keine Benachrichtigungen über Genehmigungen, die Benutzer möglicherweise durchführen müssen. Nur der Benutzer oder dessen Stellvertretung können Genehmigungen durchführen.
Da Benutzer wählen können, ob sie Benachrichtigungen an ihre Assistierende senden möchten oder nicht, werden Benachrichtigungen für Assistierende getrennt von Benachrichtigungen für Mitarbeitende gesendet.
Yokoy benachrichtigt Submitter über die folgenden Aufgaben:
Spesen: Sämtliche Spesen in Entwurf, Überarbeitung erforderlich und
Status abgelehnt.
Transaktionen: Sämtliche Not-Matched-Transaktionen.
Reisen: Sämtliche Reisen in Entwurf, Überarbeitung erforderlich und Bereit für Status der Einreichung der Reise.
Benachrichtigungen für Genehmigende und Stellvertretungen
Genehmigende Personen werden über ausstehende Genehmigungen benachrichtigt. Wenn ein Benutzer seine Genehmigungen an eine Stellvertretung delegiert hat, die er in Mein Profil oder unter Manager > Kostenobjekte eingerichtet hat, erhält die Stellvertretung alle Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen für diesen Benutzer sowie über ihre eigenen Spesen und Genehmigungen.
Yokoy benachrichtigt Genehmigende (und Delegierte) über folgende Aufgaben:
Spesen: Sämtliche Spesen mit dem Status In Genehmigung.
Reisen: Sämtliche Reisen mit dem Status In Genehmigung.
Rechnungen: Sämtliche Rechnungen mit dem Status In Genehmigung.
Aktiviere Tags
Ein Tag ist eine benutzerdefinierte Dimension, die jeder Kategorie für Submitter, Genehmigende und Finance-Benutzer hinzugefügt werden kann. Tags helfen dabei, zusätzliche Informationen zu diesen Ausgaben zuzuordnen, und können auf mehreren Ebenen für Analyse-, Berichts- und Buchhaltungszwecke verwendet werden.