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Yokoy ist in Spanien gemäß den Anforderungen der spanischen Steuerbehörde (AEAT) zertifiziert, die in BOE-A-2007-7866 Verordnung EHA 962/2007 für die Zulassung von Software zur zertifizierten Digitalisierung von Rechnungen vorgeschlagen werden.
Diese Zertifizierung setzt voraus, dass alle Ausgaben, die über die mobile App erfasst und hochgeladen werden:
in PDF umgewandelt,
digital signiert,
und Hash-Werte der signierten PDF-Datei zusammen mit dem Spesendatensatz gespeichert werden müssen.
Für jeden Export wird eine spezielle XML-Datei erstellt.
Standardmäßig sind die Bedingungen für alle spanischen Unternehmen aktiviert. Da jedoch die Steuernummer des Händlers und die Rechnungsnummer in die XML-Datei exportiert werden müssen und nicht als Standardfelder im Spesenformular verfügbar sind, müssen zwei benutzerdefinierte Felder erstellt werden.
Wie es funktioniert
Yokoy-User machen ein Foto des Belegs mit der Kamera-Funktion in der Yokoy-App.
🚧 Vorsicht
Aus rechtlicher Sicht gelten nur Fotos, die über die Yokoy-App aufgenommen wurden, als physische Belege. Du bist dafür verantwortlich, dass die User keine physischen Belege aus der Galerie hochladen.
Sobald der Beleg hochgeladen wurde, erkennt Yokoy alle Pflichtfelder auf dem Foto: Name des Händlers, MwSt.-Nummer, MwSt.-Satz, Steuerbemessungsgrundlage (Brutto), steuerpflichtiger Betrag, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Wenn Yokoy nicht in der Lage ist, alle Pflichtfelder zu erkennen, werden die Nutzenden aufgefordert, diese Felder manuell einzugeben.
Nach der Einreichung wandelt Yokoy das Bild in eine PDF-Datei um. Die PDF-Datei wird anschließend mit obligatorischen Metadaten angereichert, z. B. mit dem Erstellungsdatum, dem Namen und der Version der Anwendung, mit der sie erstellt wurde, und dem zugewiesenen Genehmigungsschlüssel. Diese Metadaten werden im XMP-Format in die PDF-Datei eingebettet und können zur Überprüfung durch Anzeige der Dokumenteigenschaften im Adobe Acrobat Reader abgerufen werden.
Die PDF-Datei wird dann digital signiert, um sicherzustellen, dass sie nicht verändert werden kann, ohne die Signatur zu brechen. Der digitale Hash wird zusammen mit dem Spesendatensatz gespeichert. Wenn die Spesen genehmigt und geprüft wurden, werden sie wie üblich exportiert. Während die Spesen exportiert werden, erstellt Yokoy die entsprechende XML-Datei. Die XML-Datei enthält einen spezifischen Verweis auf den zugehörigen Spesendatensatz. Außerdem aktualisiert Yokoy den Spesendatensatz und fügt einen Verweis auf die exportierte XML-Datei hinzu.
Die erzeugte XML-Datei kann von Benutzern mit den Rollen Finance und Audit heruntergeladen werden (Finance > Export Log oder Audit > Audit Log). Ein Link zu der Datei erscheint in der Spalte Download XML:
Konfiguration von Yokoy zur Unterstützung der AEAT-Anforderungen
Yokoy's AI erfasst die CIF (Firmennummer) und die Rechnungsnummer für spanische Quittungen. Es ist jedoch notwendig, zusätzliche benutzerdefinierte Felder zu definieren, um sicherzustellen, dass der Submitter oder der Finance-Prüfer die notwendigen Änderungen vornehmen kann, wenn Yokoy's AI diese nicht korrekt erkennt.
🚧 Vorsicht
Um dem Spesenformular benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, musst Du über technische Benutzerrechte verfügen, die es Dir ermöglichen, auf Admin > Firmeneinstellungen, Admin Support Section - Advanced Forms zuzugreifen und benutzerdefinierte Felder für Spesen hinzuzufügen.
Richte diese zwei Felder unter Admin > Firmeneinstellungen, Admin Support Section - Advanced Forms > Expenses ein:
| Händler Steuer-ID / CIF | Rechnungsnummer |
Key |
|
|
Form field type | Input (String) | Input (String) |
Label | CIF | Rechnungs-Nr. |
Hide expression (JSON) | model.expenseType=="mileage"|model.expenseType=="receiptless"|model.expenseType=="perDiem" | model.expenseType=="mileage"|model.expenseType=="receiptless"|model.expenseType=="perDiem" |
✏️ Hinweis
Diese sind nicht verpflichtend, sollten aber immer ausgefüllt werden, um die Anforderungen zu erfüllen.