🌐 Web | 👤 Yokoy Organisations-Admin
Die Seite Organisation (Admin > Organisation) enthält wichtige Einstellungen für die Organisation. Hier findest Du Deine Organisations-ID (oben rechts) sowie Informationen zu Deiner Produktlizenz.
Alle Änderungen, die Du auf dieser Seite vornimmst, beeinflussen das Verhalten von Yokoy für alle Firmen in Deiner Organisation.
🚧 Vorsicht
Gehe vorsichtig vor, wenn Du Änderungen an diesen Einstellungen vornehmen musst. Wenn Du dir über die Auswirkungen auf Deine Firma nicht sicher bist, wende Dich an den Yokoy-Kundensupport.
Diese Seite enthält 3 Tabs:
Tab | Beschreibung |
Grundlegende Einstellungen für die Organisation. Diese bestimmen das allgemeine Verhalten und die verfügbaren Funktionen für alle Firmen in der Organisation (unabhängig davon, ob sie genutzt werden). | |
ERP | Einstellungen für den Import von Stammdaten aus ERP-Integrationen. |
Liste aller rechtlichen Einheiten, die innerhalb der Organisation eingerichtet wurden. | |
Authentifi- zierung | Einstellungen für konfigurieren der User-Authentifizierung kann entweder mit Passwort oder mit SSO erfolgen. Siehe User-Authentifizierung in Yokoy. |
Produktlizenz
Deine Produktlizenz bestimmt die verfügbaren Funktionen. Deine Lizenz kann eine der folgenden sein:
Standard
Professional
Enterprise
Du kannst die in jedem Plan enthaltenen Funktionen einsehen und bei Bedarf ein Upgrade Deiner Lizenz anfordern, indem Du auf Pläne vergleichen klickst.
Allgemein
Diese Registerkarte enthält mehrere Abschnitte, welche die für Firmen in Deiner Organisation verfügbaren Module sowie das globale Verhalten von Yokoy festlegen. Die Einstellungen in dieser Registerkarte betreffen alle von Dir eingerichteten Firmen. Einige Optionen müssen möglicherweise anschließend für die jeweilige Firma spezifisch konfiguriert werden.
Module
Der Abschnitt Module enthält Details zur allgemeinen Funktionalität, die für Deine Organisation verfügbar ist.
Module | Beschreibung |
Karten-konfiguration für China verwenden | Schaltet einen speziellen Proxy ein, damit Yokoy die Google Maps API zur Adresssuche nutzen kann. Diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn Deine Organisation eine rechtliche Einheit in China hat, da sie die Suchgeschwindigkeit für Adressen beeinflussen kann.
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Einstellungen
Im Abschnitt Einstellungen findest Du spezifische Optionen, die festlegen,
ob Benutzer Rollen in mehreren Firmen haben können oder ob sie nur in der Firma agieren dürfen, dem sie zugewiesen sind.
Einstellungen | Beschreibung |
Erlaube Firmen/Länderübergreifende Spesengenehmigung | Aktiviere diese Option, um Benutzern einer juristischen Person die Genehmigung von Spesen oder Rechnungen für eine andere rechtlich Einheit zu ermöglichen. Beispiel: Jo Smith ist der Leiter des Kostenstellenbereichs 001 in der Firma SwissHoldingABC. Er muss Spesen für Teammitglieder in den beiden Firmen SwissHoldingABC und GermanABC genehmigen. |
Erlaube Firmenübergreifende Finanz-/HR-Zugriffe | Aktiviere diese Option, wenn du Benutzern erlauben möchtest, Rollen in mehreren rechtlichen Einheiten auszuführen. Das ermöglicht Szenarien, bei denen der Finanz- und/oder HR-Benutzer in einer Firma arbeitet, die verantwortliche Person für die User jedoch in einer anderen Firma sitzt. Zum Beispiel: Alex Muster ist ein Finance-Benutzer bei SwissHoldingABC und muss Spesenabrechnungen für User in beiden Firmen, SwissHoldingABC und GermanABC, überprüfen. Diese Option ermöglicht es Benutzern nur, in mehreren Einheiten genutzt zu werden. Damit Benutzer in anderen Firmen agieren und diese auch sehen können, musst du ihnen noch eine spezifische Rolle zuweisen (Admin > Finanz-/HR-Rollen). |
Erlaube Firmen/Länderübergreifende Assistenz | Aktiviere diese Option, wenn der Assistent in einer Firma tätig ist, während die Person, für die er Berichte einreichen muss, in einer anderen Firma arbeitet. Zum Beispiel: Fran Cooper ist der Assistent von Ana Parker. Er ist mit der Firma SwissHoldingABC verbunden, während Ana zur Firma GermanABC gehört. |
Automatisches Ausfüllen des Feldes für die Ausgabenbeschreibung deaktivieren | Diese Option legt fest, ob das Beschreibungsfeld von Spesen automatisch mit einer aus den Belegdaten extrahierten Textbeschreibung ausgefüllt werden soll. |
InternalSupplierID einschalten | Ermöglicht Dir den Import von Lieferanten mit identischen ERP-Codes. |
Zugriff auf Kostenobjekte aktivieren | Schaltet die Möglichkeit ein oder aus, Kostenobjekte auf bestimmte User zu beschränken. |
User-Zugriff
Dieser Abschnitt legt fest, welche Super-Admin-User Änderungen auf Organisationsebene vornehmen können. Zum Beispiel wird der Entwickler-User verwendet, um API-Anmeldedaten für die Authentifizierung mit der Yokoy API zu erhalten und die SFTP-Konfiguration einzurichten, falls der Kunde einen dateibasierten Austausch nutzen möchte.
🚧 Vorsicht
Da die Rollen Organisations-Admin und Developer es Usern ermöglichen, Änderungen auf Organisationsebene vorzunehmen, können diese Rollen beim Import von Usern nicht automatisch zugewiesen werden.
Option | Beschreibung |
Inaktive Benutzer abmelden nach (Zeit in Sekunden) | Legt das Sitzungs-Timeout fest, das inaktive User automatisch abmeldet. Siehe Benutzer-Sitzungen in Yokoy. |
Organisations-administratorbenutzer | Der Organisationsadministratorbenutzer hat Zugriff auf die Bereiche Finanzen, HR und Admin für alle rechtlichen Einheiten, die für Deine Firma eingerichtet sind. Zusätzlich kann der Organisations-Admin auch anderen Benutzern die Rolle des Organisationsadministrators zuweisen. |
Entwickler-User | Dies sind Benutzer, die Entwicklungszugriff auf die Yokoy API benötigen (für API-Integrationen) oder die Yokoy SFTP-Serververbindung einrichten müssen (für dateibasierte Integrationen). |
💡 Tipp
Stelle sicher, dass Yokoy Support immer als Organisationsadministratorbenutzer beibehalten wird, um sicherzustellen, dass Yokoy bei Bedarf technischen Support bieten kann. Yokoy Support-Benutzer können nur mit Deiner ausdrücklichen Genehmigung auf dein Konto zugreifen, und zwar im Rahmen einer technischen Support-Anfrage.
Seiten
Dieser Abschnitt legt fest, welche zusätzlichen Seiten möglicherweise in der Navigationsleiste angezeigt werden.
Option | Beschreibung |
Seite Bestellkartenkonten ausblenden | Standardmäßig sehen alle Benutzer mit der Finanzrolle das Finanzmenü und das Corporate Cards-Menü mit der Seite Yokoy-Karten bestellen (auch wenn sie keine Yokoy Pay-Karten haben). Wähle diese Option, um diesen Abschnitt für Finanz-Benutzer auszublenden. |
Firmenliste
Dieser Abschnitt listet alle rechtlichen Einheiten auf, die für die Organisation erstellt wurden. Du kannst eine neue Firma hinzufügen oder eine bereits existierende kopieren.
Die Tabelle zeigt den Namen der rechtlichen Einheit, das Land, in dem sich die rechtliche Einheit befindet, und die Yokoy-eindeutige ID der rechtlichen Einheit.
Du kannst den Namen und das Land, die einer rechtlichen Einheit zugeordnet sind, unter Admin > Firmeneinstellungen ändern.