🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigung für Firmeneinstellungen
Mit Yokoy kannst Du unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance festlegen, wie Finanz-User Spesen und Rechnungen prüfen können.
Standardmäßig bearbeiten Finanz-User bei einer Prüfung nur bestimmte Felder, die mit dem Buchungsdatum von Spesen/Rechnungen, der Zuordnung von Kostenobjekten und Kategorien, Mehrwertsteuer-/Steuerinformationen usw. verknüpft sind.
Bei der Prüfung von Spesen können Finanz-User standardmäßig Werte in diesen Feldern ändern:
Spesen | Fahrtpauschalen | Tagespauschalen |
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Andere Felder sind ausgegraut und können nicht bearbeitet werden.
🚧 Startdatum in automatisch generierten Tagespauschalen
Wenn die Tagespauschale Teil einer Reise ist, kann das Startdatum nicht geändert werden, da es zur Bestimmung automatisch generierter Tagespauschalen verwendet wird (falls anwendbar).
Yokoy-Admins können Finanz-Rollen jedoch dazu berechtigen, zusätzliche Aktionen in Bezug auf Spesen und Rechnungen durchzuführen. Finanz-User können beispielsweise die Beträge und die Währung einer Spesenabrechnung ändern (standardmäßig kann dies nur der Submitter der Spesenabrechnung) oder zusätzliche Dokumente zur Spesenabrechnung hinzufügen.
Zusätzliche Berechtigungen für Finanz-User
Diese Optionen verleihen der Finanz-Rolle Berechtigungen zur Durchführung zusätzlicher Aktionen, entweder während der Prüfung oder beim Export von Spesen und Rechnungen.
Finanzabteilung erlauben, Spesen zu bearbeiten
Auf diese Weise können Finanz-User den Betrag der Spesen, zusätzliche Gebühren und die Währung in einer Spesenabrechnung ändern, gematchte Transaktionen aus der Spesenabrechnung entfernen (Matching auflösen) und bei Bedarf Belege hinzufügen.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, können Finanz-User nur eine begrenzte Anzahl von Feldern bearbeiten und müssen die Spesen an den Submitter zurücksenden, damit dieser Änderungen in anderen Feldern wie Betrag und Währung vornehmen oder zusätzliche Dokumente hinzufügen kann usw.
Dies gilt für Einzelspesen und Spesen, die bereits in einer Reise enthalten sind. Finanz-User können die Reise selbst nicht bearbeiten, aber die in dieser Reise enthaltenen Spesen anpassen.
✏️ Hinweis
Wenn die Spese mit der entsprechenden Kartentransaktion abgeglichen wurde, musst Du die Spese möglicherweise zuerst aufheben, bevor Du bestimmte Felder wie Betrag, Währung, Datum und Zahlungsmethode bearbeiten kannst.
Darüber hinaus ermöglicht diese Option Finanz-User, Belege zu Fahrtpauschalen und Tagespauschalen hinzuzufügen.
Finanzabteilung erlauben, Spesen innerhalb von Reisen hinzuzufügen
Standardmäßig können Finanz-User keine Spesen zu einer Reise hinzufügen oder daraus entfernen. Nur Submitter können die Spesen anpassen, die Teil einer Reise sind.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Finanz-User vollständige Spesen (d. h. mit allen Pflichtdaten) hinzufügen. Wenn eine Spesenabrechnung von einem Finanz-User hinzugefügt wird, erhält die Spesenabrechnung den Status In Prüfung.
Finance-Nutzer können alle Spesen löschen, die sie der Reise hinzugefügt haben. Sie können keine Spesen löschen, die sie nicht erstellt haben.
✏️ Hinweis
Finanz-User können die Details der Reisen nicht ändern, sondern nur vollständige Spesen hinzufügen. Um eine Reise in Prüfung zu ändern, muss die Option Finanzabteilung erlauben, Reisen zu bearbeiten aktiviert sein.
🚧 Vorsicht
Wenn Deine Firma so konfiguriert ist, dass benutzerdefinierte Spesen-Workflows anstelle der standardmäßigen Genehmigungsstrategien für Vorgesetzte oder Kostenstellen verwendet werden, musst Du Deinen Workflow anpassen, um dieses Szenario abzudecken.
Finanzabteilung erlauben, Tagespauschalen zu bearbeiten
Dies ermöglicht es Finanz-User, den Tagessatz anzupassen und Änderungen an der Tagespauschale in einer manuell oder automatisch erstellten Tagespauschale hinzuzufügen/zu entfernen und Kommentare zu ergänzen.
🚧 Vorsicht
Um einer Tagespauschale unterstützende Dokumente hinzuzufügen, muss die Option Finanzabteilung erlauben, Spesen zu bearbeiten aktiviert sein.
Finanzabteilung erlauben, Reisen zu bearbeiten
Standardmäßig können Finanz-User die Daten des Reiseplans nicht bearbeiten, da diese Felder die Berechnung automatisch generierter Spesen (z. B. Fahrtpauschalen und Tagespauschalen) beeinflussen.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Finanz-User jedoch alle Felder für Reisen, einschließlich des Reiseplans, bis zum aktuellen oder vergangenen Datum bearbeiten. Wenn eine Änderung an einer Reise vorgenommen wird, berechnet Yokoy automatisch alle automatisch generierten Spesen neu. Die neu generierten Spesen werden automatisch in den Status In Prüfung verschoben. Alle manuell hinzugefügten Spesen bleiben unverändert und ändern ihren Status nicht.
Wenn die Reise exportierte Spesen enthält, können Finanz-User die Reise nicht bearbeiten.
🚧 Vorsicht
Wenn Deine Firma so konfiguriert wurde, dass sie benutzerdefinierte Workflows für Spesen anstelle der Standard-Genehmigungsstrategien für Vorgesetzte oder Kostenobjekte verwendet, ist diese Option nicht verfügbar.
Finanzabteilung erlauben, Fahrtpauschalen zu bearbeiten
Dies ermöglicht Finanz-User, Fahrtpauschalen zu bearbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Einzelspesen handelt oder ob sie als Teil einer Reise berechnet werden.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Finanz-User Folgendes ändern:
Datum
Kilometersatz
Adresse Start
Adresse Ziel
Hin- und Rückweg (gibt an, ob die Fahrtpauschale eine Hin- und Rückfahrt umfasst, wodurch sich die Distanz verdoppelt)
Distanz (in Kilometern or Meilen)
Finanz-User können auf die Schaltfläche Berechne die Distanz klicken, um die Distanz basierend auf den eingegebenen Standorten automatisch neu zu berechnen.
🚧 Vorsicht
Um einer Fahrtpauschale unterstützende Dokumente hinzuzufügen, muss die Option Finanzabteilung erlauben, Spesen zu bearbeiten aktiviert sein.
Finanzabteilung berechtigen, den Export von Dokumenten rückgängig zu machen
Dies ermöglicht es Finanz-Usern, eine bereits exportierte Spese oder Rechnung zurückzuziehen, falls notwendig. Finanz-User können diese Aktion nur für eine einzelne Aktion ausführen, nicht für einen gesamten Exportauftrag.
Das Zurückziehen der exportierten Spese oder Rechnung bedeutet, dass sich der Status in Yokoy ändert. Dies hat keine Auswirkungen auf die Daten, die möglicherweise bereits in das Drittanbietersystem exportiert wurden.
Finanzabteilung erlauben, laufende Exporte abzubrechen
Dies ermöglicht es Finanz-User, einen laufenden Exportauftrag abzubrechen.