🌐 Web | 👤 Admin mit Zugriff auf Integrationen
Du kannst einen automatischen Exportauftrag einrichten, um die manuelle Aufgabe des Exports aller Spesen zu automatisieren.
Der automatische Exportauftrag sammelt alle Spesen mit dem Status Bereit für Export auf einer wiederkehrenden Basis und erzeugt den für die Exportmöglichkeit konfigurierten Output (z.B. eine Datei für dateibasierte Exportmöglichkeiten oder sendet die Daten an das Drittsystem für API-Integrationen). Es ist mit allen Finanz-/ERP-Systemen kompatibel.
Das Datum, an dem der Exportauftrag ausgelöst wird, wird als frühestes Buchungsdatum verwendet. Das bedeutet, dass alle Spesen mit einem Buchungsdatum vor diesem Datum mit dem Datum des Exportauftrags exportiert werden.
Du kannst einen automatischen Exportauftrag für den Export von Spesen, Transaktionen und Reisespesen einrichten. Du kannst nur einen automatischen Exportauftrag für jeden Spesentyp der Firma einrichten.
🚧 Vorsicht - Export zur Lohnbuchhaltung nicht unterstützt
Wenn Du Deine Firma so konfiguriert hast, dass sie Fahrtpauschalen und Tagespauschalen in ein separates Abrechnungssystem exportiert, kannst Du derzeit keinen automatischen Exportauftrag für diese Spesen erstellen.
Konfiguriere den Exportauftrag
Der automatische Exportauftrag wird als Teil der Einstellungen für den Export von Spesendaten in den Integrationseinstellungen konfiguriert.
So gehst Du vor:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle auf der Registerkarte Spesenexport aus, ob Du den Exportauftrag einrichten willst für:
Spesen
Firmenkarten-Transaktionen
Reisespesen
Aktiviere die Option Spesen auto-exportieren.
Bestimme die Einstellungen für Deinen Exportauftrag.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen..
Einstellungen für den Exportauftrag
Feld | Beschreibung |
Exporthäufigkeit | Legt die Häufigkeit des Exports fest. Du kannst wählen:
Wenn der Monat nicht am 31. endet, findet der Export am Vortag statt. Die genaue Uhrzeit ist 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC). |
Tag des Monats | Wird nur angezeigt, wenn Du die Exporthäufigkeit auf monatlich eingestellt hast. |
Im Namen von | Wähle den Finance-User aus, der als die Person angezeigt werden soll, die den Export durchgeführt hat, wenn die automatische Exportaufgabe ausgelöst wird. In der Liste werden nur Benutzer mit der Rolle Finance angezeigt. Du musst mindestens einen Benutzer auswählen. |
💡 Tipp
Du kannst einen bestimmten Benutzer für automatische Exporte einrichten und ihm die Rolle Finance zuweisen, damit Du in den Protokollen erkennen kannst, dass diese Aufgabe nicht von einem echten Benutzer, sondern automatisch durchgeführt wurde.
Automatischen Exportauftrag anhalten
Um den automatischen Exportauftrag zu deaktivieren, schaltest Du einfach die Option Spesen auto-exportieren auf der Registerkarte Spesenexport für die entsprechende Exportfunktion aus.
Häufigkeit des Exportauftrags ändern
So änderst Du die Häufigkeit eines Exportauftrags:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle die Spesenart (Spesen, Transaktionen oder Reisespesen) aus, für die Du den Exportauftrag ändern möchtest.
Wähle in den Einstellungen für den Exportauftrag eine andere Häufigkeit aus.
Klicke auf Speichern.